Zo organiseer je een roeiwedstrijd

Begin met de wedstrijddatum, locatie en vergunningen voordat je verenigingen uitnodigt. Leg daarna het wedstrijdreglement, het veiligheidsplan en de inzet van rescueboten, juryleden en EHBO vast. Zodra de inschrijving opent, verzamel je deelnemersgegevens en dieetwensen, maak je startgroepen en publiceer je de startlijst. Plan de wedstrijddag vervolgens vanuit de route, parkeerindeling, stroomvoorziening en materiaalcontrole. Zo voorkom je dat boeien, portofoons of reserve-riemen pas op het laatste moment worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
6
Deelnemende verenigingen uitnodigen
2 personen
7
Inschrijfformulier publiceren
8
Sponsoren benaderen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Rescueboten reserveren
11
Juryleden vastleggen
12
EHBO-bezetting regelen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startgroepen indelen
2 personen
16
Startlijst publiceren
17
Wedstrijdprogramma drukken
2 personen
18
Route en bereikbaarheid publiceren
19
Parkeerindeling maken
20
Stroomvoorziening controleren
2 personen
21
Materiaal inventariseren
2 personen
22
Boeien en lijnen controleren
2 personen
23
Juryapparatuur testen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Startnummers sorteren
2 personen
28
Prijzen en medailles klaarzetten
2 personen
29
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
30
Boten en trailers ontvangen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
33
Start- en finishlijn uitzetten
4 personen
34
Boeienlijn uitleggen
4 personen
35
Wedstrijdborden plaatsen
2 personen
36
Afzettingen plaatsen
3 personen
37
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
38
Jurytafel inrichten
2 personen
39
EHBO-punt inrichten
2 personen
40
Geluid en microfoon testen
2 personen

Event

41
Startnummers uitdelen
3 personen
42
Boten controleren
4 personen
43
Roeiers ontvangen
3 personen
44
Jurybriefing geven
2 personen
45
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Startvolgorde omroepen
48
Rescueboten positioneren
4 personen
49
Eerste heats starten
4 personen
50
Tussentijden registreren
3 personen
51
Veiligheid op het water bewaken
4 personen
52
Uitslagen verwerken
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Broodjes en snacks serveren
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Finales starten
4 personen
57
Finishresultaten controleren
3 personen
58
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
59
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
60
Avondcatering serveren
4 personen
61
Laatste uitslagen publiceren
62
Muziek en verlichting bedienen
63
Boten en trailers uitchecken
3 personen
64
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Boeien en lijnen verwijderen
4 personen
66
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Terrein schoonmaken
5 personen
71
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
72
Apparatuur uitschakelen
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
76
Uitslagen naar verenigingen sturen
77
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 4
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 24
Boeienlijnenaantal 8
Startvlaggenaantal 3
Finishvlaggenaantal 2
Startnummersaantal 80
Reddingsvestenaantal 20
Werplijnenaantal 6
Peddelsaantal 8
Rescuebotenaantal 2
Reserve-riemenaantal 12
Bootsteunenaantal 10
Roeibootkarrenaantal 8
Prijzenaantal 24
Medaillesaantal 24
Wisselbekersaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Handlampenaantal 6
Prikbordenaantal 3
Whiteboardsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Soeppannenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Eerstehulpkoffersaantal 2
Brandblussersaantal 3

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 20
Richtingbordenaantal 12
Podiumachterwand

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer rescueboten, reddingsvesten en werplijnen ruim vóór de wedstrijddag en neem hun inzet op in het veiligheidsplan. Controleer daarnaast of voor iedere verantwoordelijke een portofoon beschikbaar is.
Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement en de uiterste inschrijfdatum vaststaan. Plan het verwerken van aanmeldingen en dieetwensen minimaal 7 dagen vóór de wedstrijd, zodat startgroepen en catering niet door elkaar lopen.
Maak de startlijst op basis van de definitieve aanmeldingen en publiceer die vóór het drukken van het wedstrijdprogramma. Controleer namen, verenigingen en startnummers nog één keer met de jury.
Loop de route en parkeerindeling uiterlijk 1 week vooraf door en publiceer bereikbaarheid, parkeren en eventuele afzettingen tegelijk. Op de dag zelf helpen afzetpalen en afzetlint om jury-, deelnemers- en publiekszones duidelijk te scheiden.
Test juryapparatuur, stopwatches, laptop, tablets, megafoon en geluidsset vóór de opbouw. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en powerbanks; zonder stroom- of communicatieplan loopt de tijdwaarneming snel vast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roeiwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en veiligheidsplan. Reserveer in dezelfde periode rescueboten, juryleden en EHBO; de laatste 2 weken gebruik je voor startgroepen, materiaalcontrole en communicatie.
Wanneer moet je de inschrijving voor een roeiwedstrijd openen?: Open de inschrijving zodra reglement, wedstrijdonderdelen en uiterste inschrijfdatum definitief zijn, meestal 8 tot 12 weken vóór de wedstrijd. Sluit de inschrijving bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf, zodat je aanmeldingen en startgroepen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een roeiwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal startgroepen en de locatie, maar plan naast de jury minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor aanmelden en communicatie, 2 voor opbouw en terrein en een aparte EHBO- en rescuebezetting. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en zorg per functie voor een reserve.
Wat moet je een week voor een roeiwedstrijd controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de route, parkeerindeling, stroomvoorziening, boeien, boeienlijnen, start- en finishvlaggen en juryapparatuur. Leg daarna het wedstrijdprogramma, startnummers, portofoons en veiligheidsmateriaal per zone klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.