Organiser une course d’aviron sans rien laisser au hasard

Une course d’aviron se prépare d’abord sur l’eau, mais les problèmes viennent souvent de l’organisation à terre. Commencez par fixer la date, réserver le site et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, verrouillez le règlement, la sécurité, les équipages et les moyens de secours. Les dernières semaines servent à répartir les départs, coordonner les bénévoles et tester le chronométrage, les communications et l’alimentation électrique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Demander les autorisations
4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
5
Définir le règlement du concours
2 personnes
6
Inviter les associations participantes
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Contacter les sponsors
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Réserver des bateaux de sauvetage
11
Définir les membres du jury
12
Organiser le personnel de premiers secours
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les groupes de départ
2 personnes
16
Publier la liste de départ
17
Imprimer le programme du concours
2 personnes
18
Publier l'itinéraire et l'accessibilité
19
Créer l’agencement du parking
20
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
21
Inventorier le matériel
2 personnes
22
Vérifier les bouées et les cordages
2 personnes
23
Tester le matériel du jury
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Trier les dossards
2 personnes
28
Préparer les prix et les médailles
2 personnes
29
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
30
Réception des bateaux et remorques
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Délimiter les lignes de départ et d'arrivée
4 personnes
34
Expliquer la ligne de corde
4 personnes
35
Installer les panneaux du concours
2 personnes
36
Installer les barrières
3 personnes
37
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
38
Installer la table du jury
2 personnes
39
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
40
Tester le son et le micro
2 personnes

Événement

41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Contrôler les bateaux
4 personnes
43
Accueillir les rameurs
3 personnes
44
Briefing du jury
2 personnes
45
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Annoncer l’ordre de départ
48
Positionner les bateaux de secours
4 personnes
49
Lancer les premières manches
4 personnes
50
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
51
Veiller à la sécurité sur l’eau
4 personnes
52
Traiter les résultats
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Démarrer les finales
4 personnes
57
Vérifier les résultats d'arrivée
3 personnes
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Animer la remise des prix
3 personnes
60
Servir le catering du soir
4 personnes
61
Publier les derniers résultats
62
Gérer la musique et l'éclairage
63
Enregistrer les bateaux et les remorques
3 personnes
64
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

65
Retirer les amarres et les lignes
4 personnes
66
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer le site
5 personnes
71
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
72
Éteindre l’équipement
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Retourner le matériel loué
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Envoyer les résultats aux associations
77
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Tabourets de barqté 4
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 24
Lignes de bouéesqté 8
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Numéros de départqté 80
Gilets de sauvetageqté 20
Lignes de lancerqté 6
Pagaiesqté 8
Bateaux de secoursqté 2
Sangles de rechangeqté 12
Supports pour bateauqté 10
Chariots pour canotsqté 8
Prixqté 24
Médaillesqté 24
Gobelets réutilisablesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Chronomètresqté 8
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Lampes de pocheqté 6
Panneaux d’affichageqté 3
Tableaux blancsqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Casseroles à soupeqté 2
Louchesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 3

Décoration

Affiches du matchqté 20
Panneaux de directionqté 12
Fond de scène

Catering

Courses

Conseils

Commencez les autorisations et le plan de sécurité plusieurs mois avant la course : le parcours, les bateaux de secours et l’accès des premiers secours doivent être validés avant de publier les inscriptions.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant l’épreuve. Vous aurez alors le temps de traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et répartir les groupes de départ.
Ne vous limitez pas au matériel de course : vérifiez aussi les bouées, les lignes, les drapeaux, les fanions, les gilets de sauvetage et les sangles de rechange lors d’un inventaire séparé.
Préparez le fonctionnement du jury avant le jour J. Testez les chronomètres, les tablettes ou l’ordinateur, puis prévoyez des talkies-walkies et des batteries externes pour les zones sans prise électrique.
Publiez l’itinéraire, l’accessibilité, le parking et le programme avant la dernière semaine. Le jour de la course, identifiez clairement la table du jury, les zones balisées et les points de départ pour éviter les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, réserver le site et les bateaux de secours, recruter les bénévoles et laisser au moins 10 jours pour finaliser les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’aviron ?: Ouvrez-les dès que la date, le règlement et le parcours sont validés, généralement 6 à 10 semaines avant l’épreuve. Fixez ensuite une clôture 10 à 14 jours avant la course pour établir les départs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de courses, mais répartissez les bénévoles par fonctions : accueil, départ, arrivée, parking, jury, ravitaillement et sécurité. Confirmez les responsables au moins 2 semaines avant et prévoyez une personne de réserve par zone sensible.
Que vérifier la veille d’une course d’aviron ?: Contrôlez le parcours, les bouées, les cordages, les bateaux de secours, les gilets, les moyens de communication et l’alimentation électrique. Préparez aussi les numéros de départ, la liste des courses et le programme afin que l’installation puisse commencer dès le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.