Zo organiseer je een roeiwedstrijd

Begin met de wedstrijddatum, locatie en waterweg; pas daarna kun je de rest betrouwbaar plannen. Controleer vaarregels en vergunningen vroeg, reserveer het start- en finishgebied en leg reddingsboot en tijdwaarneming vast. Vervolgens richt je de inschrijving in, maak je startgroepen en wijs je vrijwilligers duidelijke taken toe. In de laatste week draait alles om bevestigingen, materiaalcontrole, weersverwachting en een praktisch draaiboek voor de wedstrijddag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Waterweg en vaarregels controleren
2 personen
3
Wedstrijdvergunning aanvragen
4
Start- en finishgebied reserveren
5
Reddingsboot reserveren
6
Tijdwaarneming reserveren
7
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Publieksinformatie publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Startgroepen indelen
2 personen
14
Startnummers toewijzen
2 personen
15
Wedstrijdschema maken
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Reddingsplan verspreiden
2 personen
18
Weersverwachting volgen
19
Deelnemersbevestiging versturen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
22
Startnummers printen
23
Deelnemerslijsten printen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Reddingsmateriaal controleren
2 personen
27
Start- en finishborden maken
2 personen
28
Medailles en prijzen klaarzetten

Event

29
Terrein inspecteren
3 personen
30
Materialen lossen
4 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Wedstrijdsecretariaat inrichten
2 personen
36
Tijdwaarneming testen
2 personen
37
Baanmarkeringen plaatsen
4 personen
38
Start- en finishlijn markeren
3 personen
39
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
40
Roeiers registreren
3 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Boten en riemen controleren
4 personen
43
Roeiers naar start begeleiden
3 personen
44
Publiek naar kijkzones begeleiden
3 personen
45
Openingsmededeling verzorgen
46
Startsignaal geven
2 personen
47
Wedstrijdtijden registreren
3 personen
48
Veiligheidsboot begeleiden
3 personen
49
Wedstrijdverloop omroepen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
57
Deelnemers en publiek uitzwaaien
2 personen
58
Eten en drinken opruimen
3 personen
59
Baanmarkeringen verwijderen
4 personen
60
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
61
Tenten en meubilair afbreken
4 personen

Nazorg

62
Servies afwassen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Afval afvoeren
2 personen
65
Tijdwaarnemingsmateriaal veilig opbergen
2 personen
66
Uitslagen publiceren
67
Deelnemers bedanken
68
Vergunningstukken archiveren
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Koelboxen reinigen
2 personen
71
Reddingsmateriaal retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Kleedkamerbankenaantal 8
Kapstokkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 8
Roeiriemenaantal 16
Startnummersaantal 100
Baanboeienaantal 40
Baanlijnenaantal 8
Startlijn
Finishlijn
Stopwatchesaantal 6
Reddingsboeienaantal 8
Reddingsvestenaantal 12
Peddelsaantal 6
Waterdichte zakkenaantal 8
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20

Apparatuur

Megafonenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Stopcontacthaspelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Laptop
Printer
Tijdwaarnemingsdisplay
Reddingsboot
Buitenboordmotor

Decoratie

Startbord
Finishbord
Richtingspijlenaantal 12
Vlaggenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumblokkenaantal 3
Prikbordenaantal 3
Pijlersaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opbergbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 4
Blikopenersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunning en vaarregels vóór je inschrijvingen opent. Controleer ook of het start- en finishgebied beschikbaar is en reserveer de reddingsboot tijdig; zonder die bevestigingen kan je wedstrijdschema nog veranderen.
Maak het deelnemersreglement en inschrijfformulier tegelijk. Vraag bij de inschrijving meteen dieetwensen en relevante deelnemersinformatie uit, zodat je niet in de laatste week achter ontbrekende gegevens aan hoeft.
Werk na de sluiting van de inschrijving in één vaste volgorde: deelnemerslijsten controleren, startgroepen indelen, startnummers toewijzen en daarna het wedstrijdschema maken. Stuur de deelnemersbevestiging pas wanneer tijden en nummers definitief zijn.
Plan naast de wedstrijdleiding aparte vrijwilligers voor veiligheid, start, finish en publieksinformatie. Verspreid het reddingsplan vooraf en gebruik portofoons, zodat meldingen niet afhankelijk zijn van iemand die aan de andere kant van het water staat.
Doe de laatste materiaalcontrole uiterlijk één dag vooraf. Test tijdwaarneming, microfoons en speakers, controleer baanboeien, baanlijnen, start- en finishlijn en laad powerbanks; koel dranken pas nadat de boodschappen en aantallen zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeiwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vaarregels en vergunning. Reserveer reddingsboot en tijdwaarneming zodra de datum vaststaat; die onderdelen zijn vaak lastiger op korte termijn te regelen.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een roeiwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor de wedstrijd. Je houdt dan tijd over om aanmeldingen te verwerken, startgroepen en startnummers te maken, dieetwensen te verzamelen en deelnemersbevestigingen te versturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een roeiwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de lengte van het parcours, maar plan minimaal één verantwoordelijke per kritieke post: wedstrijdleiding, start, finish, veiligheid en publieksinformatie. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en zorg voor een reserve per veiligheidsfunctie.
Wanneer controleer je het weer voor een roeiwedstrijd?: Volg de weersverwachting vanaf 3 dagen vooraf en maak 24 uur voor de start een definitieve veiligheidsbeoordeling. Spreek vooraf af wie beslist over uitstel of annulering en hoe je deelnemers en vrijwilligers daarover informeert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.