Organiser une course d’aviron, étape par étape

Une course d’aviron se prépare d’abord sur l’eau, puis autour du départ, de l’arrivée et de la sécurité. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les règles de navigation et obtenir les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, organise les séries, le chronométrage, les bénévoles et l’accueil du public. Les dernières vérifications portent sur la météo, le matériel, les numéros de départ et le plan de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu de la compétition
2 personnes
2
Vérifier la voie d’eau et les règles de navigation
2 personnes
3
Demander une autorisation de compétition
4
Réserver la zone de départ et d’arrivée
5
Réserver un canot de sauvetage
6
Réserver le chronométrage
7
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier les informations au public
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les groupes de départ
2 personnes
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Établir le planning des matchs
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Diffuser le plan de secours
2 personnes
18
Suivre les prévisions météo
19
Envoyer la confirmation aux participants
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
22
Imprimer les numéros de dossard
23
Imprimer les listes de participants
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Vérifier le matériel de secours
2 personnes
27
Créer les panneaux de départ et d’arrivée
2 personnes
28
Préparer les médailles et les prix

Événement

29
Inspecter le site
3 personnes
30
Décharger le matériel
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Installer le secrétariat de la compétition
2 personnes
36
Tester le chronométrage
2 personnes
37
Installer les marquages de piste
4 personnes
38
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
39
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
40
Enregistrer les rameurs
3 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Vérifier les bateaux et les rames
4 personnes
43
Accompagner les rameurs au départ
3 personnes
44
Guider le public vers les zones de visionnage
3 personnes
45
Faire l'annonce d'ouverture
46
Donner le signal de départ
2 personnes
47
Enregistrer les temps de match
3 personnes
48
Accompagner le bateau de sécurité
3 personnes
49
Annoncer le déroulement de la compétition
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Préparer la remise des prix
2 personnes
56
Assurer la remise des prix
3 personnes
57
Saluer les participants et le public
2 personnes
58
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
59
Retirer les marquages de piste
4 personnes
60
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
61
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes

Suivi

62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Évacuer les déchets
2 personnes
65
Ranger en toute sécurité le matériel de chronométrage
2 personnes
66
Publier les résultats
67
Remercier les participants
68
Archiver les documents de permis
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Nettoyer les glacières
2 personnes
71
Retourner le matériel de sauvetage
2 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Bancs de vestiaireqté 8
Porte-manteauxqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ramesqté 16
Numéros de départqté 100
Bouées de couloirqté 40
Lignes de pisteqté 8
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Chronomètresqté 6
Bouées de sauvetageqté 8
Gilets de sauvetageqté 12
Pagaiesqté 6
Sacs imperméablesqté 8
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20

Équipement

Mégaphonesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Enrouleurs de rallongeqté 4
Rallongesqté 8
Batteries externesqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Affichage de chronométrage
Canot de sauvetage
Moteur hors-bord

Décoration

Banderole de départ
Panneau d’arrivée
Flèches directionnellesqté 12
Drapeauxqté 20
Guirlandes de fanionsqté 8
Blocs de podiumqté 3
Panneaux d’affichageqté 3
Piliersqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 4
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Seaux de nettoyageqté 4
Lavettesqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 4
Ouvre-boîtesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes de pocheqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la zone de course au moins 8 à 12 semaines avant l’épreuve. Vérifie en même temps la voie d’eau, les règles de navigation et l’autorisation nécessaire : ces démarches peuvent retarder tout le calendrier.
Ouvre les inscriptions seulement après avoir rédigé le règlement et les informations pratiques. Prévois une date limite 10 à 14 jours avant la course pour traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des départs.
Prépare les séries et les numéros de départ environ une semaine avant l’événement. Imprime les listes de participants, les dossards et le planning en plusieurs exemplaires pour le départ, l’arrivée et le secrétariat.
Réserve le canot de sauvetage, les gilets, les bouées et les moyens de communication avant la dernière semaine. Le jour J, désigne un responsable sécurité et diffuse le plan de secours à tous les bénévoles avant le premier départ.
Suis les prévisions météo chaque jour pendant les 72 heures précédentes, puis fais un dernier point le matin même. Refroidis les boissons, charge les batteries et vérifie les chronomètres, les lignes et l’affichage avant l’accueil des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines pour une course avec autorisations, inscriptions et dispositif de sécurité. Un délai plus court est possible seulement si le lieu, les bénévoles et le matériel sont déjà confirmés.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course d’aviron ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant la course et fixe la clôture 10 à 14 jours avant le départ. Ce délai permet de répartir les groupes, d’attribuer les numéros et d’imprimer les listes.
Quand réserver le chronométrage et le canot de sauvetage ?: Réserve le chronométrage et le canot de sauvetage dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Confirme leur présence une dernière fois 7 jours avant l’épreuve.
Que vérifier la veille d’une course d’aviron ?: La veille, contrôle les prévisions météo, les inscriptions, le planning, les dossards et tout le matériel de compétition. Charge les talkies-walkies et les batteries, installe les lignes et prépare le plan de secours avant l’arrivée des participants.

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