Organiser une sortie d’aviron, étape par étape

Une sortie d’aviron se prépare d’abord sur la terre ferme : choisissez l’itinéraire, sécurisez les lieux de départ et d’arrivée, puis réservez les bateaux. Les inscriptions permettent ensuite de répartir les participants par embarcation et de recueillir leurs besoins alimentaires. Prévoyez un plan de sécurité précis, des points de repos et une solution en cas de météo défavorable. Les dernières heures servent surtout à récupérer le matériel, refroidir les boissons et installer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Réserver des bateaux d’aviron
4
Déclarer l’itinéraire d’eau
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Vérifier le plan de route
2 personnes
10
Vérifier les points de repos
2 personnes
11
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
12
Suivre les prévisions météo
13
Envoyer les instructions aux participants
14
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
15
Établir la liste de courses
2 personnes
16
Commander le catering
17
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
18
Répartir les participants par bateau
2 personnes
19
Récupérer les bateaux d'aviron et les rames
3 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les sandwiches
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
26
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
27
Mettre les bateaux d’aviron à l’eau
4 personnes
28
Préparer les gilets de sauvetage
2 personnes
29
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
30
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
31
Préparer la liste des présences

Événement

32
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
33
Enregistrer les participants
2 personnes
34
Distribuer les gilets de sauvetage
2 personnes
35
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
36
Expliquer l’agencement des bateaux
2 personnes
37
Accompagner la sortie en aviron
4 personnes
38
Approvisionner le point de repos
2 personnes
39
Aider les participants au point de repos
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
42
Sortir les bateaux d'aviron de l'eau
4 personnes
43
Récupérer les gilets de sauvetage
2 personnes
44
Servir les amuse-bouches et le dîner
4 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

48
Ranger le service traiteur
3 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
51
Démonter les tentes de fête
4 personnes
52
Nettoyer le lieu
4 personnes
53
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
54
Évacuer les déchets
2 personnes
55
Vérifier les bateaux d’aviron et le matériel
3 personnes
56
Retourner les bateaux d'aviron et le matériel
3 personnes
57
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
58
Traiter les objets trouvés
59
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 10
Ceinturesqté 20
Sangles de rechangeqté 4
Coussins de bateauqté 40
Cartes de parcours imperméablesqté 12

Sécurité

Gilets de sauvetageqté 45
Bouées de sauvetageqté 3
Cordes de sauvetageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkies étanchesqté 4
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Bancs pliantsqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Signalétique

Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Marqueursqté 6
Ruban imperméableqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 8
Balais à main et pellesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 30

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 60
Stylos à billeqté 12
Étiquettes nominativesqté 60
Presse-papiersqté 4
Chemises imperméables pour documentsqté 20

Conseils

Commencez par fixer la date et l’itinéraire, puis réservez rapidement les lieux de départ et d’arrivée ainsi que les bateaux. Gardez une version imprimée et une version étanche du parcours pour l’équipe encadrante.
Clôturez les inscriptions plusieurs jours avant la sortie afin de répartir les participants par bateau, vérifier les besoins alimentaires et mettre à jour la liste finale. Une répartition faite le matin même crée facilement des retards.
Préparez le plan de sécurité avant de confirmer les consignes aux participants : gilets, bouées, trousses de premiers secours, moyens de communication étanches et points de repos doivent être associés à des responsables précis.
Consultez les prévisions météo jusqu’au départ et définissez à l’avance le seuil qui impose de modifier ou d’annuler le parcours. Informez les participants dès qu’une décision change, plutôt que d’attendre leur arrivée.
La veille, vérifiez le stock, faites les courses et refroidissez les boissons. Le jour même, installez d’abord les tentes, tables, chaises, panneaux de direction et comptoir d’inscription, puis préparez les sandwiches et récupérez les bateaux et les rames.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une sortie d’aviron ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver les bateaux, les lieux de départ et d’arrivée, déclarer l’itinéraire d’eau et organiser la sécurité. Ajoutez quelques jours pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand faut-il répartir les participants dans les bateaux ?: Faites la répartition 2 à 3 jours avant la sortie, après avoir fermé les inscriptions. Vérifiez le nombre de places, les niveaux d’expérience et les éventuels besoins particuliers, puis envoyez les consignes finales.
Que faut-il prévoir en cas de mauvais temps pour une sortie d’aviron ?: Décidez au moins 24 heures avant du maintien, de la modification ou de l’annulation du parcours, selon les prévisions et le plan de sécurité. Prévenez immédiatement les participants et l’équipe si l’itinéraire ou les horaires changent.
Quand installer l’accueil et le matériel sur place ?: Arrivez environ 2 heures avant le début prévu pour monter les tentes, installer les tables et le comptoir d’inscription, placer la signalétique et vérifier le matériel de sécurité. Gardez ensuite du temps pour accueillir les participants avant l’embarquement.

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