Zo organiseer je een roeiregatta

Begin met de wedstrijddatum, locatie en het wedstrijdprogramma; die bepalen hoeveel teams, vrijwilligers en materiaal je nodig hebt. Regel daarna vergunningen, veiligheid en de uitnodigingen, zodat aanmeldingen op tijd binnenkomen. In de laatste weken werk je de baanindeling, vrijwilligersposten, boten en reddingsmiddelen uit. Plan de opbouw ruim voor de eerste start: een roeiregatta vraagt naast wedstrijdmateriaal ook registratie, catering en duidelijke communicatie aan de waterkant.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Wedstrijdprogramma opstellen
2 personen
3
Deelnemende roeiteams uitnodigen
2 personen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Wedstrijdbaan uitzetten
3 personen
7
Veiligheidsplan uitschrijven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Reserveringen maken
12
Roeiboten controleren
3 personen
13
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
14
Communicatiemiddelen testen
2 personen
15
Startnummers maken
2 personen
16
Wedstrijdschema afdrukken
17
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Deelnemerslijst bevestigen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
24
Terrein inspecteren
2 personen
25
Tenten opzetten
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
29
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
3 personen
30
EHBO-punt inrichten
2 personen
31
Reddingsboten te water laten
4 personen
32
Baanmarkeringen plaatsen
4 personen
33
Start- en finishlijn markeren
3 personen
34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
35
Wedstrijdbriefing geven
3 personen
36
Lunch voor medewerkers klaarzetten
2 personen

Event

37
Deelnemers registreren
3 personen
38
Startnummers uitdelen
2 personen
39
Roeiboten toewijzen
2 personen
40
Publiek ontvangen
3 personen
41
Openingsaankondiging doen
42
Eerste race begeleiden
6 personen
43
Tussenstanden registreren
2 personen
44
Reddingsboten bemannen
6 personen
45
Startschoten verzorgen
2 personen
46
Finish tijden noteren
2 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Publieksstromen begeleiden
3 personen
52
Omroepteksten verzorgen
53
Finales begeleiden
6 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Prijzen klaarzetten
2 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
57
Slotwoord uitspreken
58
Publiek uitgeleiden
3 personen
59
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

60
Reddingsboten uit het water halen
4 personen
61
Baanmarkeringen verwijderen
4 personen
62
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
63
Afval sorteren
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Tenten afbreken
4 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Materiaal inventariseren
2 personen
68
Materiaal terugbrengen
3 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Koelboxen reinigen
2 personen
71
Roeimateriaal drogen
3 personen
72
Restanten opbergen
2 personen
73
Borgmateriaal retourneren
2 personen
74
Uitslagen publiceren
75
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdroeibotenaantal 6
Reserve roeispanenaantal 12
Startnummersaantal 30
Baanboeienaantal 30
Markeringslijnenaantal 6
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Werplijnenaantal 6
Peddelsaantal 8
Waterdichte opbergbakkenaantal 8
Reservepeddelsaantal 4

Apparatuur

Reddingsbotenaantal 2
Marifoonsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Megafoon

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Podiumvlaggenaantal 12
Landenvlaggenaantal 8
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Prijzentafelkleed

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Markeerlintaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de wedstrijdbaan niet pas op de dag zelf uit. Controleer vooraf waar baanboeien, markeringslijnen, start- en finishvlaggen komen en plan een terreininspectie voordat teams arriveren.
Maak de veiligheidsbezetting concreet per wedstrijdblok. Test communicatiemiddelen en leg reddingsboeien, reddingslijnen, reddingsvesten en werplijnen klaar voordat de eerste boot het water op gaat.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één deelnemerslijst. Bevestig die lijst uiterlijk enkele dagen voor de regatta, zodat startnummers, wedstrijdschema’s en catering niet op het laatste moment wijzigen.
Geef vrijwilligers meer dan alleen een verzameltijd. Deel taken uit voor registratie, baanbewaking, tijdwaarneming en catering en geef posten met fluitjes en stopwatches een korte gezamenlijke briefing.
Plan het transport en de opbouw als afzonderlijke werkzaamheden. Breng wedstrijdroeiboten, reserve roeispanen, tenten, tafels en registratiemateriaal vroeg naar de locatie en zet eerst de registratie en veiligheidsposten op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roeiregatta organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, vrijwilligersindeling, materiaalcontrole en het definitieve wedstrijdschema.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een roeiregatta?: Reken minimaal op 1 coördinator per hoofdtaak: registratie, tijdwaarneming, baanbewaking, veiligheid en catering. Tel daarnaast per actieve post 2 personen, zodat aflossing en onverwachte uitval zijn opgevangen.
Wanneer moet je de wedstrijdbaan uitzetten?: Zet de baan bij voorkeur de dag vóór de eerste wedstrijd uit en controleer haar opnieuw op de wedstrijddag. Plan minstens 60 minuten tussen de opbouwcontrole en de eerste start voor correcties aan boeien en lijnen.
Wat moet je controleren vóór de eerste start van een roeiregatta?: Controleer de boten, reserve roeispanen, startnummers, vlaggen, fluitjes en stopwatches. Loop ook het veiligheidsplan door en controleer of reddingsmiddelen en communicatiemiddelen direct beschikbaar en getest zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.