Comment organiser une régate d’aviron sans rien laisser au hasard

Une régate d’aviron se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les autorisations, puis le programme, les équipes et la sécurité. Le parcours doit être tracé avant de répartir les bénévoles et de vérifier les bateaux, les moyens de sauvetage et les communications. Prévoyez ensuite l’accueil des participants, les dossards, le planning imprimé et la restauration. Les dernières vérifications concernent la météo, le transport du matériel et l’installation du site.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme de la compétition
2 personnes
3
Inviter les équipes d'aviron participantes
2 personnes
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Tracer le parcours de la compétition
3 personnes
7
Rédiger le plan de sécurité
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Faire les réservations
12
Vérifier les barques
3 personnes
13
Vérifier les équipements de sauvetage
2 personnes
14
Tester les moyens de communication
2 personnes
15
Créer les dossards
2 personnes
16
Imprimer le planning du match
17
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Confirmer la liste des participants
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Monter les tentes
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Monter le buffet traiteur
3 personnes
29
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
30
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
31
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
4 personnes
32
Installer les marquages de piste
4 personnes
33
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
34
Tester le système de sonorisation
2 personnes
35
Donner le briefing de la compétition
3 personnes
36
Préparer le déjeuner pour les employés
2 personnes

Événement

37
Enregistrer les participants
3 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Attribuer les bateaux d'aviron
2 personnes
40
Accueillir le public
3 personnes
41
Faire l'annonce d'ouverture
42
Encadrer la première course
6 personnes
43
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
44
Piloter les canots de sauvetage
6 personnes
45
Fournir les signaux de départ
2 personnes
46
Noter les temps d’arrivée
2 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Gérer les flux de public
3 personnes
52
Gérer les annonces au micro
53
Encadrer les finales
6 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Préparer les prix
2 personnes
56
Assurer la remise des prix
3 personnes
57
Prononcer le mot de clôture
58
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
59
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

60
Sortir les canots de sauvetage de l’eau
4 personnes
61
Retirer les marquages de piste
4 personnes
62
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
63
Trier les déchets
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Nettoyer les glacières
2 personnes
71
Sécher le matériel d'aviron
3 personnes
72
Ranger les restes
2 personnes
73
Retourner le matériel de caution
2 personnes
74
Publier les résultats
75
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Paravents de vestiaireqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Matériel de sport

Bateaux d’aviron de compétitionqté 6
Pagaies de rechangeqté 12
Numéros de départqté 30
Bouées de couloirqté 30
Lignes de marquageqté 6
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Bouées de sauvetageqté 6
Cordes de sauvetageqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Lignes de lancerqté 6
Pagaiesqté 8
Bacs de rangement étanchesqté 8
Pagaies de rechangeqté 4

Équipement

Canots de sauvetageqté 2
Radiosqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Mégaphone

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Nappesqté 16
Drapeaux de scèneqté 12
Drapeaux des paysqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Nappe pour table des prix

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour inviter les équipes, recueillir les inscriptions et régler les contraintes du site.
Tracez le parcours avant de préparer le dispositif de sécurité. Positionnez les bouées de couloir, les lignes de marquage et les points de secours, puis testez les sifflets et les moyens de communication.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones, avec une personne responsable des inscriptions, du départ, de l’arrivée et de la sécurité. Envoyez le planning définitif au plus tard 7 jours avant la régate.
Ne gardez pas les dossards, le programme imprimé et la liste des participants pour la veille. Préparez-les 2 à 3 jours avant afin de corriger les changements d’équipe et les erreurs de nom.
Inspectez le site la veille et acheminer le matériel assez tôt le jour J : tentes, tables, chaises, bateaux, pagaies de rechange et équipements de sauvetage doivent être contrôlés avant l’arrivée des rameurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate d’aviron ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, inviter les équipes, traiter les inscriptions et préparer le parcours et la sécurité.
Quand faut-il envoyer les invitations aux équipes d’aviron ?: Envoyez-les au moins 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 2 à 3 semaines avant la compétition pour confirmer les séries et les besoins alimentaires.
Quand vérifier le matériel de sécurité pour une régate ?: Faites un premier contrôle une semaine avant, puis une vérification complète la veille. Contrôlez notamment les gilets, bouées, cordes, lignes de lancer et moyens de communication avant l’ouverture du site.
Combien de bénévoles faut-il pour une régate d’aviron ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre d’équipes, mais répartissez les bénévoles au minimum entre accueil, départ, arrivée, sécurité, ravitaillement et logistique. Confirmez leurs horaires 7 jours avant et prévoyez une personne de remplacement par poste sensible.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.