Zo organiseer je een roeimarathon

Een roeimarathon organiseer je niet vanaf de startlijn, maar vanaf het water en de veiligheid. Leg eerst datum, route en start- en finishlocatie vast en regel daarna vergunningen, waterbeheer en reddingscapaciteit. Pas als die basis staat, kun je inschrijvingen openen en vrijwilligers indelen. Werk op de wedstrijddag met duidelijke communicatie, waterdichte route-informatie en een vaste volgorde voor registratie, start, toezicht en finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Wedstrijdvergunning aanvragen
4
Waterbeheerder informeren
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Reddingsboten vastleggen
7
Deelnemersreglement opstellen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemersbevestiging versturen
13
Startnummers toewijzen
2 personen
14
Vrijwilligers inplannen
2 personen
15
Reddingsposten bepalen
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Route en vaarregels versturen
18
Boten en riemen controleren
3 personen
19
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
24
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Registratietent inrichten
2 personen
27
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
28
Reddingsboten te water laten
4 personen
29
Parcours markeren
4 personen
30
Verlichting plaatsen
3 personen
31
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
32
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

33
Deelnemers registreren
4 personen
34
Startnummers uitdelen
2 personen
35
Boten aan deelnemers toewijzen
3 personen
36
Roeiers laten inroeien
3 personen
37
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
38
Startopstelling maken
4 personen
39
Roeimarathon starten
3 personen
40
Doorgangen en boeien bewaken
6 personen
41
Tussentijden registreren
3 personen
42
Deelnemers bij finish registreren
3 personen
43
Finishers opvangen
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Uitslagen controleren
2 personen
48
Prijzen klaarzetten
2 personen
49
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
50
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

51
Boten uit het water halen
4 personen
52
Parcoursmarkering verwijderen
3 personen
53
Catering opruimen
3 personen
54
Servies afwassen
2 personen
55
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
56
Locatie schoonmaken
4 personen
57
Afval afvoeren
2 personen
58
Materiaal terugbrengen
3 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Deelnemersuitslagen versturen
61
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 20
Roeiriemenaantal 40
Reservepeddelsaantal 8
Reddingsboeienaantal 12
Reddingsvestenaantal 30
Reddingslijnenaantal 6
Boeienaantal 18
Ankersaantal 6
Peddelbladenaantal 6
Waterdichte routekaartenaantal 12
Startnummersaantal 100
Polsbandjesaantal 100
Markeerlintaantal 6
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Fluitjesaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 3
Warmtedekensaantal 20
Zaklampenaantal 10

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Sta-tafelsaantal 4
Startboog
Finishboog
Registratiebalie

Apparatuur

Stopwatchesaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafon
Mobiele opladersaantal 6
Waterdichte telefoonzakkenaantal 12
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakkitsaantal 3
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. De waterbeheerder en reddingsboten moet je vastleggen voordat je deelnemers uitnodigt.
Maak het veiligheidsplan per vaarvak concreet: noteer reddingsposten, portofoonkanalen, reddingslijnen en de procedure bij omslaande boten. Controleer dit plan uiterlijk 7 dagen voor de start met alle betrokkenen.
Open de inschrijving pas nadat het deelnemersreglement klaar is. Vraag direct dieetwensen en noodcontactgegevens uit, zodat je bevestigingen, catering en veiligheidsinformatie niet achteraf hoeft te herstellen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok, met extra bezetting bij registratie, start en finish. Sorteer startnummers, polsbandjes en routekaarten de avond ervoor per deelnemer of startgroep.
Controleer boten, riemen, reservepeddels, reddingsvesten en communicatieapparatuur uiterlijk 24 uur vooraf. Koel dranken en zet materiaal, verlichting en stroomvoorziening op de wedstrijddag ruim vóór de eerste deelnemers klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roeimarathon organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Vergunningen, toestemming van de waterbeheerder, reddingsboten en locaties kunnen meerdere weken voorbereiding vragen; houd de laatste 7 dagen vrij voor controles en wijzigingen.
Welke vergunning heb je nodig voor een roeimarathon?: Dat hangt af van de route en het vaarwater, maar je moet in elk geval tijdig een wedstrijdvergunning aanvragen en de waterbeheerder informeren. Doe dit voordat je inschrijving opent, zodat je geen deelnemers werft voor een route die nog niet is goedgekeurd.
Hoeveel reddingsboten heb je nodig bij een roeimarathon?: Het aantal wordt bepaald door route, deelnemersaantal, vaarregels en het veiligheidsplan. Deel de route op in bewaakte vakken en leg per vak een reddingspost vast; laat de bevoegde veiligheidsorganisatie dit uiterlijk 7 dagen vooraf bevestigen.
Wanneer stuur je de route en vaarregels naar deelnemers?: Stuur route, vaarregels, starttijd en veiligheidsinstructies uiterlijk 7 dagen voor de roeimarathon. Stuur bij een gewijzigde weersverwachting of routewijziging dezelfde informatie opnieuw, bij voorkeur uiterlijk 24 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.