Organiser un marathon d’aviron, étape par étape

Un marathon d’aviron se prépare d’abord comme une opération de sécurité sur l’eau, puis comme une compétition. Commence par fixer la date et l’itinéraire, réserver les lieux de départ et d’arrivée, puis obtenir les autorisations nécessaires. Le plan de sécurité, les postes de secours et les moyens de communication doivent être prêts avant l’ouverture des inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, répartir les bénévoles et acheminer le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Demander une autorisation de compétition
4
Informer le gestionnaire des eaux
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Arrimer les canots de sauvetage
7
Rédiger le règlement des participants
8
Publier le formulaire d'inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Envoyer la confirmation aux participants
13
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
14
Planifier les bénévoles
2 personnes
15
Déterminer les postes de secours
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Envoyer l’itinéraire et les consignes de navigation
18
Vérifier les bateaux et les rames
3 personnes
19
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
24
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer la tente d’enregistrement
2 personnes
27
Monter le buffet traiteur
3 personnes
28
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
4 personnes
29
Baliser le parcours
4 personnes
30
Installer l’éclairage
3 personnes
31
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
32
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

33
Enregistrer les participants
4 personnes
34
Distribuer les dossards
2 personnes
35
Attribuer les bateaux aux participants
3 personnes
36
Faire s’échauffer les rameurs
3 personnes
37
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
38
Mettre en place l'installation de départ
4 personnes
39
Lancer le marathon d’aviron
3 personnes
40
Surveiller les passages et les bouées
6 personnes
41
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
42
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
43
Accueillir les finisseurs
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Vider les poubelles
2 personnes
47
Vérifier les résultats
2 personnes
48
Préparer les prix
2 personnes
49
Assurer la remise des prix
3 personnes
50
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes

Suivi

51
Sortir les bateaux de l'eau
4 personnes
52
Retirer le balisage du parcours
3 personnes
53
Ranger le service traiteur
3 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Évacuer les déchets
2 personnes
58
Rapporter le matériel
3 personnes
59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
60
Envoyer les résultats des participants
61
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 20
Ramesqté 40
Pagaies de rechangeqté 8
Bouées de sauvetageqté 12
Gilets de sauvetageqté 30
Cordes de sauvetageqté 6
Bouéesqté 18
Ancresqté 6
Pales de pagaieqté 6
Cartes de parcours imperméablesqté 12
Numéros de départqté 100
Braceletsqté 100
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Siffletsqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures chauffantesqté 20
Lampes de pocheqté 10

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 4
Arche de départ
Arche d'arrivée
Comptoir d'inscription

Équipement

Chronomètresqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Mégaphone
Chargeurs mobilesqté 6
Pochettes étanches pour téléphoneqté 12
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de chantierqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Kits de nettoyageqté 3
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Valide l’itinéraire avant de publier le formulaire d’inscription : il doit correspondre aux autorisations obtenues et aux consignes de navigation envoyées aux participants.
Prépare le plan de sécurité plusieurs semaines à l’avance. Indique les postes de secours, les canots de sauvetage, les bouées et le responsable joignable par talkie-walkie à chaque zone.
Ferme les inscriptions assez tôt pour attribuer les numéros de départ, recueillir les besoins alimentaires et envoyer une confirmation complète à chaque participant au moins 3 jours avant la course.
Répartis les bénévoles par poste plutôt que de compter sur une équipe disponible au dernier moment : départ, arrivée, secours, ravitaillement et inscription doivent chacun avoir un responsable identifié.
Prévois le transport du matériel avant le jour J. Les bateaux, rames, cartes imperméables, gilets, éclairage, tables et glacières doivent arriver sur site avec leurs chargeurs, rallonges et multiprises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon d’aviron ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, demander l’autorisation de compétition, informer le gestionnaire des eaux, préparer la sécurité et ouvrir les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les consignes de navigation aux participants ?: Envoie l’itinéraire, le règlement et les consignes au moins 3 jours avant le départ, puis rappelle les points de sécurité lors de l’accueil. Toute modification liée à la météo doit être transmise dès qu’elle est confirmée.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marathon d’aviron ?: Répartis les bénévoles selon les postes de départ, d’arrivée, de secours, d’inscription et de ravitaillement. Prévois au moins 1 responsable par poste et une personne de remplacement pour chaque zone critique.
Quand faut-il vérifier la météo et décider d’un changement ?: Consulte les prévisions 72 heures avant, puis de nouveau la veille et le matin du départ. Le responsable de la sécurité doit avoir une règle claire pour reporter, modifier ou interrompre le parcours avant l’arrivée des participants.

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