Organiser un rock-opéra : l’ordre des préparatifs

Un rock-opéra se prépare comme un spectacle musical, avec une attention particulière portée aux transitions, aux microphones et aux changements de scène. Commencez par fixer la date, le lieu, le programme et l’équipe artistique avant d’ouvrir la billetterie. La fiche technique sert ensuite de base au son, à la lumière, à la scène et au transport du matériel. Les dernières semaines sont consacrées à la promotion, au catering et aux documents de coordination. Le jour J, chacun doit savoir où être, avec quel matériel et à quelle heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le spectacle et le programme
2 personnes
3
Confirmer les artistes et l'équipe
2 personnes
4
Vérifier les droits musicaux
5
Rassembler la fiche technique
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir la billetterie
2 personnes
8
Publier la promotion en ligne
2 personnes
9
Distribuer les affiches
3 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Réserver le catering
2 personnes
13
Réserver la livraison du matériel technique
2 personnes
14
Organiser le transport des artistes
15
Imprimer le déroulé
16
Imprimer la liste de contacts
17
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
18
Élaborer le plan des microphones
2 personnes
19
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
20
Élaborer les transitions de scène
3 personnes
21
Imprimer le programme de route
2 personnes
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes
23
Préparer l'accueil du public
2 personnes
24
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Vérifier la technique et les câbles
3 personnes
27
Vérifier les éléments de décor
2 personnes

Événement

28
Aménager la loge des artistes
2 personnes
29
Monter la scène
6 personnes
30
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
31
Installer les chaises et les tables
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Monter l’installation lumière
3 personnes
34
Installer les instruments
3 personnes
35
Installer la décoration et le fond
3 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les livrets de programme
2 personnes
39
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
40
Vérifier la ligne de son
3 personnes
41
Tester les réglages d'éclairage
3 personnes
42
Tester les microphones
3 personnes
43
Accorder les instruments
3 personnes
44
Effectuer la répétition technique
8 personnes
45
Répéter les transitions de scène
8 personnes
46
Servir le catering des artistes
3 personnes
47
Vérifier la salle de pause
2 personnes
48
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
50
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
51
Tenir le vestiaire
2 personnes
52
Guider le public vers les places assises
3 personnes
53
Lancer la musique d’ouverture
2 personnes
54
Accompagner le premier acte
5 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir le buffet de pause
4 personnes
57
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
58
Animer le deuxième acte
5 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Animer la finale et les applaudissements
4 personnes
61
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
62
Remercier les artistes
2 personnes
63
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
64
Démonter le catering
3 personnes

Suivi

65
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
66
Éteindre l'éclairage
2 personnes
67
Emballer les instruments
4 personnes
68
Démonter la scène et le décor
6 personnes
69
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer la salle
4 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Ranger le vestiaire
2 personnes
75
Remettre le lieu en état
2 personnes
76
Trier les objets empruntés
2 personnes
77
Retourner le matériel
3 personnes
78
Ranger les courses restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Table de régieqté 2
Chaisesqté 180
Tablesqté 12
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 6
Barrières de fouleqté 12
Goulottes de câblesqté 20

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 8
Pieds de microqté 12
Boîtiers DIqté 6
Casques audioqté 4
Ordinateur portable pour la lecture
Interphonesqté 4
Blocs multiprisesqté 6
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 12
Ruban gafferqté 10
Piles de rechangeqté 40
Guitare électriqueqté 2
Basse électrique
Amplis de guitareqté 3
Amplificateur de basses
Kit de batterie
Clavierqté 2
Supports de clavierqté 2
Supports de guitareqté 4
Pieds de microqté 8

Éclairage

Projecteurs de scène LEDqté 12
Projecteurs asservisqté 4
Projecteur de poursuite
Pieds d’éclairageqté 4
Console lumière
Câbles DMXqté 15

Décoration

Fond noir
Tentures de scèneqté 4
Panneaux décoratifsqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pinces de serviceqté 8
Ouvre-bouteillesqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balaisqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Panneaux de sortie de secoursqté 8

Organisation

Braceletsqté 220
Badges d'entréeqté 30
Caisse
Caisse pour la monnaie
Terminal de paiementqté 2
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Ciseaux pour braceletsqté 2

Vestiaire

Numéros de vestiaireqté 250
Cintresqté 220
Bacs de vestiaireqté 8

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer définitivement les artistes : vérifiez notamment l’espace scénique, les accès pour la livraison et la capacité d’accueil du public. Prévoyez au moins une version imprimée du déroulé pour chaque responsable.
Demandez la fiche technique dès la première confirmation artistique. Faites valider séparément le plan des microphones, les retours de scène, les boîtiers DI, les amplis et les besoins électriques afin d’éviter des changements la semaine du spectacle.
Réglez les droits musicaux avant de lancer la promotion et la billetterie. Gardez une confirmation écrite dans le dossier du spectacle, avec les coordonnées de la personne à contacter en cas de question.
Traitez le catering et les besoins alimentaires au moment des inscriptions, pas la veille. Recomptez les repas et les boissons avant la livraison, puis prévoyez une marge pour l’équipe technique et les artistes présents plus longtemps que le public.
Préparez les transitions de scène avec des horaires précis et des responsables nommés. Imprimez aussi la liste de contacts, le programme de route et les badges : ces documents sont souvent oubliés alors qu’ils évitent les interruptions pendant le montage et l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rock-opéra ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour coordonner les artistes, les droits musicaux, la billetterie, la promotion et la technique. Ajoutez plusieurs semaines si le spectacle comporte beaucoup de changements de scène ou une équipe importante.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un rock-opéra ?: Ouvrez-la idéalement 6 à 8 semaines avant la représentation, une fois la date, le lieu, le programme et les informations pratiques confirmés. Une billetterie ouverte trop tôt entraîne des corrections difficiles sur les supports de communication.
Quand préparer le plan des microphones et de la scène ?: Préparez une première version dès que la fiche technique est complète, environ 4 à 6 semaines avant le spectacle. Faites-la vérifier par l’équipe son et mettez à jour le plan après chaque changement de distribution ou d’instrumentation.
Combien de temps prévoir pour le montage technique ?: Réservez au moins une demi-journée pour la livraison, l’installation de la scène, le câblage, les tests son et les réglages lumière. Pour une distribution nombreuse ou plusieurs changements de décor, prévoyez une journée complète et inscrivez les horaires dans le programme de route.

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