Zo organiseer je een rockconcert zonder gaten in de planning

Begin met de locatie en datum; die bepalen hoeveel bezoekers je aankunt, welke vergunningen nodig zijn en hoeveel tijd je hebt voor opbouw en afbouw. Leg daarna de bands vast en verzamel per act de technische wensen, zodat je PA-installatie, podium, licht en stroom passend reserveert. Regel vervolgens kaartverkoop, catering, beveiliging, EHBO en vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om draaiboek, bezoekersinformatie en controles. Op de concertdag bouw je eerst podium, licht en geluid op en test je alles vóór de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Optredende bands vastleggen
4
Technische wensen verzamelen
2 personen
5
Geluidsinstallatie reserveren
6
Podium en licht reserveren
7
Catering reserveren
8
Beveiliging reserveren
9
EHBO-bezetting regelen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Ticketverkoop openen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Programma publiceren
15
Artiesteninformatie delen
16
Vrijwilligers inplannen
2 personen
17
Bardiensten inplannen
18
Toegangscontrole inplannen
19
Nooduitgangen controleren
2 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Bezoekerslijst exporteren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Locatie vrijmaken
4 personen
24
Podium opbouwen
6 personen
25
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
26
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
27
Kabels veilig afwerken
3 personen
28
Backstage inrichten
3 personen
29
Bar inrichten
4 personen
30
Catering voorbereiden
3 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Dranken koelen
3 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Artiesten ontvangen
2 personen
36
Soundcheck uitvoeren
5 personen
37
Lichttest uitvoeren
3 personen
38
Crewmaaltijd klaarzetten
2 personen
39
Registratietafel klaarzetten
2 personen
40
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
41
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen

Event

42
Pers en gasten ontvangen
2 personen
43
Deuren openen
4 personen
44
Tickets controleren
4 personen
45
Garderobe bemannen
2 personen
46
Publiek informeren
2 personen
47
Voorprogramma begeleiden
2 personen
48
Dranken serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Backstage bevoorraden
2 personen
52
Eerste hoofdact begeleiden
2 personen
53
Pauzeprogramma verzorgen
2 personen
54
Tweede hoofdact begeleiden
2 personen
55
Publieksveiligheid controleren
4 personen
56
EHBO verlenen
2 personen
57
Afsluiting aankondigen
58
Publiek naar buiten begeleiden
4 personen

Nazorg

59
Bar sluiten
3 personen
60
Contant geld tellen
2 personen
61
Apparatuur uitschakelen
3 personen
62
Afval verzamelen
5 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
5 personen
65
Podium afbreken
6 personen
66
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
67
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
68
Meubilair terugplaatsen
4 personen
69
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
70
Geleende spullen verzamelen
2 personen
71
Apparatuur retourneren
3 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 120
Barbladenaantal 2

Apparatuur

PA-installatie
Mengtafel
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 16
XLR-kabelsaantal 20
Koptelefoonaantal 2
Podiumversterkersaantal 4
Gitaarstandsaantal 6
Drumkruk
Stroomhaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtbalkenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Lichtcontroller
Werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4

Decoratie

Concertpostersaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Pijlen bewegwijzeringaantal 20
Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Hekwerkpanelenaantal 20
Oordoppenaantal 250

Registratie

Ticketscannersaantal 4
Polsbandjesaantal 300
Garderobekaartjesaantal 300
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Kassa'saantal 2
Wisselgeldbakkenaantal 2

Tips

Reserveer techniek pas nadat je van elke band een inputlijst hebt. Noteer per act het aantal microfoons, DI-boxen, monitoren, versterkers en benodigde kanalen op de mengtafel; controleer dit uiterlijk 4 weken vooraf.
Plan voor de opbouw minimaal 3 uur vóór de soundcheck en houd daarna minstens 1 uur vrij voor storingen. Leg instrumentkabels, XLR-kabels, stroomhaspels en kabelgoten klaar voordat de eerste band arriveert.
Controleer vergunningen, nooduitgangen, beveiliging en EHBO uiterlijk 6 weken vóór het concert. Wijs op de dag zelf één verantwoordelijke aan die deze punten opnieuw afloopt voordat bezoekers binnenkomen.
Open de ticketverkoop zodra datum, locatie en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vóór het concert, zodat catering en bar niet op de avond zelf hoeven te improviseren.
Maak een apart tijdschema voor bands, vrijwilligers, bardiensten en toegangscontrole. Deel artiesteninformatie en het definitieve programma uiterlijk 3 dagen vooraf; exporteer de bezoekerslijst daarna nog één keer voor de entree. von

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een rockconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Reserveer locatie, bands en techniek eerst; regel vergunningen, beveiliging en EHBO uiterlijk 6 weken vóór het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig om een rockconcert op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor podium, licht en geluid en reserveer daarna tijd voor soundcheck. Bij meerdere bands of een uitgebreide PA-installatie is 4 tot 6 uur veiliger.
Wanneer moet ik de bands en geluidsinstallatie vastleggen?: Leg de bands ongeveer 4 maanden vooraf vast en reserveer de geluidsinstallatie direct daarna. Vraag de technische wensen van elke band uiterlijk 6 weken vóór het concert op.
Hoeveel beveiligers en EHBO'ers heb je nodig bij een rockconcert?: Dat hangt af van bezoekersaantal, locatie en vergunningseisen. Leg beveiliging en EHBO uiterlijk 6 weken vooraf vast en controleer de vereiste bezetting met de locatie en bevoegde instanties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.