Organiser un concert rock sans oublier l’essentiel

Un concert rock se prépare dans un ordre précis : le lieu et la date d’abord, puis les groupes, les autorisations et les besoins techniques. La sonorisation, la scène, l’éclairage et la sécurité doivent être réservés avant d’ouvrir la billetterie. Ensuite, il faut coordonner le catering, les bénévoles, le bar et l’accueil du public. Les derniers jours servent surtout à vérifier les accès, les sorties de secours, la météo et le montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu et la date
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver les groupes qui se produisent
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Réserver la sono
6
Réserver la scène et l’éclairage
7
Réserver le catering
8
Réserver la sécurité
9
Organiser le personnel de premiers secours
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir la billetterie
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Publier le programme
15
Partager les informations sur les artistes
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Planifier les services au bar
18
Prévoir le contrôle des accès
19
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Exporter la liste des visiteurs
22
Faire les courses
3 personnes
23
Dégager le lieu
4 personnes
24
Monter la scène
6 personnes
25
Installer le système de sonorisation
4 personnes
26
Installer l'éclairage
3 personnes
27
Sécuriser les câbles
3 personnes
28
Aménager les coulisses
3 personnes
29
Aménager le bar
4 personnes
30
Préparer le service traiteur
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer la décoration
2 personnes
33
Refroidir les boissons
3 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Accueillir les artistes
2 personnes
36
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
37
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes
38
Préparer le repas de l'équipe
2 personnes
39
Préparer la table d'inscription
2 personnes
40
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
41
Dégager les sorties de secours
2 personnes

Événement

42
Accueillir la presse et les invités
2 personnes
43
Ouvrir les portes
4 personnes
44
Vérifier les billets
4 personnes
45
Tenir le vestiaire
2 personnes
46
Informer le public
2 personnes
47
Encadrer le pré-programme
2 personnes
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Approvisionner les coulisses
2 personnes
52
Accompagner la première tête d’affiche
2 personnes
53
Assurer le programme de la pause
2 personnes
54
Accompagner la deuxième tête d’affiche
2 personnes
55
Vérifier la sécurité du public
4 personnes
56
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
57
Annoncer la clôture
58
Accompagner le public à l'extérieur
4 personnes

Suivi

59
Fermer le bar
3 personnes
60
Compter l’argent liquide
2 personnes
61
Éteindre l’équipement
3 personnes
62
Rassembler les déchets
5 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
5 personnes
65
Démonter la scène
6 personnes
66
Démonter le matériel audio
4 personnes
67
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
68
Remettre le mobilier en place
4 personnes
69
Compter le stock restant
2 personnes
70
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
71
Retourner le matériel
3 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 4
Cintresqté 120
Sous-mains de barqté 2

Équipement

Installation de sonorisation
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 16
Câbles XLRqté 20
Casque audioqté 2
Amplificateurs de scèneqté 4
Supports de guitareqté 6
Tabouret de batterie
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 20

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Barres lumineusesqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage
Lampes de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Affiches de concertqté 12
Tentures de scèneqté 4
Flèches de signalisationqté 20
Nappesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Panneaux de clôtureqté 20
Bouchons d'oreillesqté 250

Inscription

Scanners de billetsqté 4
Braceletsqté 300
Jetons de vestiaireqté 300
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2

Conseils

Commence par réserver le lieu et la date, puis vérifie immédiatement les autorisations nécessaires. Garde une marge d’au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les validations et confirmer les prestataires.
Demande aux groupes une fiche technique complète avant de réserver la sonorisation. Elle doit préciser les microphones, retours de scène, boîtiers DI, amplificateurs et besoins de mixage pour éviter les locations de dernière minute.
N’ouvre la billetterie qu’après avoir confirmé la capacité du lieu, les horaires et le dispositif de contrôle des accès. Exporte la liste des visiteurs avant l’ouverture des portes et prévois une procédure pour les inscriptions modifiées.
Organise les équipes par créneaux : accueil, bar, montage, sécurité et premiers secours. Pour un concert d’une soirée, prévois généralement au moins deux briefings, l’un avant le montage et l’autre avant l’arrivée du public.
Planifie le montage le jour même avec plusieurs heures d’avance : compte au minimum 4 heures pour installer la scène, la sonorisation et l’éclairage, puis réserve du temps pour les balances. Vérifie aussi les sorties de secours et la météo avant de dégager le lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert rock ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un concert rock de taille courante. Ce délai permet de réserver le lieu, les groupes, la technique, la sécurité et le catering avant d’ouvrir la billetterie.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert ?: Réserve la sonorisation dès que les groupes ont transmis leurs besoins techniques, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Sans cette fiche, le nombre de micros, retours et boîtiers DI risque d’être incorrect.
Combien de temps avant le concert faut-il monter la scène ?: Commence le montage au moins 4 heures avant l’ouverture des portes. Ajoute le temps nécessaire pour installer l’éclairage, tester les câbles et réaliser les balances de chaque groupe.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert rock ?: La veille, contrôle les autorisations, la météo, les sorties de secours, la liste des visiteurs et les horaires de chaque équipe. Vérifie aussi que la scène, la sonorisation, l’éclairage, le bar et les premiers secours sont bien confirmés.

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