Zo organiseer je een retraitedag zonder last-minute stress

Begin een retraitedag niet met boodschappen, maar met een haalbaar programma en een passende locatie. Leg daarna begeleiders, deelnemersaantallen en maaltijden vast, zodat je weet hoeveel stoelen, servies, materialen en koffie nodig zijn. Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en stuur het programma vooraf toe. De meeste problemen ontstaan wanneer ruimtes, audiovisuele apparatuur en koelproducten pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Begeleiders bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst bijwerken
8
Programma naar deelnemers sturen
9
Maaltijden en boodschappen plannen
2 personen
10
Boodschappen bestellen
11
Materialen controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Ruimtes schoonmaken
3 personen
14
Programma- en gebedskaarten printen
15
Koelproducten koud zetten
2 personen
16
Ruimte indelen
2 personen
17
Stoelen en tafels opstellen
3 personen
18
Meditatieruimte inrichten
2 personen
19
Audiovisuele apparatuur testen
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

22
Deelnemers ontvangen
3 personen
23
Programma en materialen uitdelen
2 personen
24
Openingsgebed begeleiden
25
Introductiesessie begeleiden
2 personen
26
Koffie en thee serveren
2 personen
27
Stiltewandeling begeleiden
2 personen
28
Meditatiesessie begeleiden
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Avondmaaltijd opbouwen
3 personen
31
Avondmaaltijd serveren
4 personen
32
Buffet en dranken aanvullen
2 personen
33
Servies naar de keuken brengen
2 personen
34
Avondviering begeleiden
2 personen
35
Reflectie en deelronde begeleiden
2 personen
36
Afsluitend gebed begeleiden
37
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Afval verzamelen
3 personen
39
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
40
Servies afwassen
3 personen
41
Keuken schoonmaken
2 personen
42
Ruimtes stofzuigen en dweilen
3 personen
43
Apparatuur en materialen opbergen
2 personen
44
Overgebleven eten verpakken
2 personen
45
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Klaptafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Kleedkamerschermaantal 2
Kussensaantal 45

Servies

Dinerbordenaantal 50
Diepe bordenaantal 50
Kommenaantal 50
Glazenaantal 55
Mokkenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Pannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Snoerverlichtingaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 12
Wandkaartenaantal 4

Materialen

Bijbelsaantal 45
Notitieboekjesaantal 45
Pennenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Flip-over
Stiftenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst per blok en zet ook pauzes, maaltijden en reistijd erin. Zo zie je vroeg of de openingssessie, gebedsmomenten en introductie voldoende ruimte krijgen.
Reserveer de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt en controleer hoeveel ruimtes beschikbaar zijn. Een aparte meditatieruimte en een rustige plek voor ontvangst voorkomen ombouwen tussen onderdelen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de lijst enkele dagen voor de retraitedag. Bestel daarna de boodschappen op basis van het definitieve aantal deelnemers, niet op een ruwe schatting.
Test audiovisuele apparatuur vóór de deelnemers arriveren. Controleer draagbare speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen samen, zodat je niet pas tijdens een gebedsmoment een ontbrekende aansluiting ontdekt.
Richt de ruimte de avond ervoor of minimaal twee uur vooraf in. Zet stoelen en tafels klaar, leg kussens, Bijbels en notitieboekjes neer en zet gekoelde producten pas kort voor gebruik koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een retraitedag organiseren?: Leg datum, locatie en begeleiders bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de retraitedag, zodat je maaltijden en materialen definitief kunt plannen.
Hoe maak je een programma voor een retraitedag?: Werk eerst met blokken van 45 tot 90 minuten en plan tussen inhoudelijke onderdelen minimaal 15 minuten pauze. Reserveer daarnaast vaste tijd voor ontvangst, maaltijden, stilte, gebed en de afsluiting; een dagprogramma bevat meestal 4 tot 6 inhoudelijke momenten.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een retraitedag?: Tel per deelnemer een ontbijt of lunch, een warme maaltijd of uitgebreide maaltijd en minstens 1,5 liter drinken voor de hele dag. Voor koffie en thee kun je rekenen op 3 tot 5 koppen per persoon, afhankelijk van de duur en het programma.
Wanneer richt je een meditatieruimte in voor een retraitedag?: Richt de ruimte uiterlijk 2 uur voor de ontvangst in en controleer daarna of er genoeg kussens, stoelen en verlichting zijn. Leg kaarten, Bijbels en notitieboekjes vooraf klaar, zodat de eerste sessie zonder zoeken kan beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.