Ein Retreat Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Retreat greifen Anmeldung, Raumplanung, Verpflegung und geistliches Programm eng ineinander. Lege zuerst Datum, Ablauf, Ort und Betreuung fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Einkäufe und die Vorbereitung der Räume. Plane den letzten Vorbereitungstag nicht nur für Dekoration ein: Kühlprodukte, Technik, Sitzordnung und gedruckte Unterlagen kosten mehr Zeit, als man zunächst denkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Betreuer bestätigen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Teilnehmerliste aktualisieren
- 8
Programm an Teilnehmer senden
- 9
Mahlzeiten und Einkäufe planen
2 Personen
- 10
Einkäufe bestellen
- 11
Materialien prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Räume reinigen
3 Personen
- 14
Programm- und Gebetskarten drucken
- 15
Kühlprodukte kalt stellen
2 Personen
- 16
Raum einteilen
2 Personen
- 17
Stühle und Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Meditationsraum einrichten
2 Personen
- 19
Audiovisuelle Geräte testen
2 Personen
- 20
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 21
Empfangstisch bereitstellen
Event
- 22
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 23
Programm und Materialien verteilen
2 Personen
- 24
Eröffnungsgebet begleiten
- 25
Einführungssession leiten
2 Personen
- 26
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 27
Stillewanderung begleiten
2 Personen
- 28
Meditationssession anleiten
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Abendessen aufbauen
3 Personen
- 31
Abendessen servieren
4 Personen
- 32
Buffet und Getränke auffüllen
2 Personen
- 33
Geschirr in die Küche bringen
2 Personen
- 34
Abendfeier begleiten
2 Personen
- 35
Reflexions- und Austauschrunde moderieren
2 Personen
- 36
Abschlussgebet leiten
- 37
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Abfall sammeln
3 Personen
- 39
Tische und Stühle abbauen
3 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Küche reinigen
2 Personen
- 42
Räume staubsaugen und wischen
3 Personen
- 43
Geräte und Materialien verstauen
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 45
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 45
- KlappischeAnz. 6
- BuffetischeAnz. 2
- UmkleideschirmAnz. 2
- KissenAnz. 45
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 50
- Tiefe TellerAnz. 50
- SchalenAnz. 50
- GläserAnz. 55
- TassenAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- PfannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- KerzenhalterAnz. 12
- WandkartenAnz. 4
Materialien
- BibelnAnz. 45
- NotizbücherAnz. 45
- StifteAnz. 50
- NamensschilderAnz. 50
- Flipchart
- StifteAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Ablauf fest, bevor du die Einladung verschickst. Plane für Empfang, Einführungssession und Eröffnungsgebet feste Uhrzeiten ein und sende das vollständige Programm spätestens 5 bis 7 Tage vorher an die Teilnehmenden.
- Führe eine Teilnehmerliste mit Anmeldestatus und Ernährungswünschen. Prüfe sie 3 Tage vor dem Retreat erneut, damit Mahlzeiten, Geschirr und Sitzplätze zur tatsächlichen Personenzahl passen.
- Teile die Räume frühzeitig ein: Hauptraum, Meditationsraum, Empfang und Essensbereich brauchen jeweils eine klare Funktion. Stelle Stühle und Tische mindestens 2 Stunden vor Beginn auf und halte Kissen sowie einen Umkleideschirm bereit.
- Teste tragbare Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel am Vortag im tatsächlichen Raum. Lege außerdem Bibeln, Notizbücher, Programm- und Gebetskarten an den Empfangstisch, statt sie erst beim Eintreffen zu sortieren.
- Plane die Küche rückwärts vom ersten Essen. Bestelle haltbare Einkäufe rechtzeitig, stelle Kühlprodukte am Vorabend kalt und prüfe Wasserkocher, Kaffeemaschinen, Pfannen, Teller, Schalen und Servierbesteck vor dem Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Retreat organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Betreuung. Verschicke die Einladungen danach, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig erfasst werden können.
- Wann sollte das Programm für ein Retreat verschickt werden?
- Sende das fertige Programm spätestens 5 bis 7 Tage vor Beginn. So können Teilnehmende Anreise, Kleidung und persönliche Materialien vorbereiten, und du bekommst offene Rückfragen nicht erst am Empfang.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Retreats?
- Plane für Raumaufteilung, Tische, Stühle, Meditationsraum, Empfang und Technik mindestens 2 Stunden ein. Wenn Einkäufe, Drucksachen oder Kühlprodukte noch fehlen, solltest du den Aufbau bereits am Vorabend beginnen.
- Wie viele Getränke braucht man bei einem Retreat?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle danach dauerhaft Wasser, Kaffee und Tee bereit. Prüfe zusätzlich, ob die Zahl der Tassen, Gläser und eine zweite Kanne für die Gruppengröße ausreichen.
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