Organiser une journée de retraite sans rien laisser au dernier moment

Une journée de retraite se prépare d’abord autour du programme, du lieu et du nombre de participants. Fixez les temps de prière, de méditation et d’introduction avant d’envoyer les invitations, puis recueillez rapidement les besoins alimentaires. La veille, concentrez-vous sur les espaces, les repas, le matériel audiovisuel et les documents à distribuer. Le jour même, prévoyez une personne à l’accueil afin que l’animateur puisse commencer à l’heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les accompagnateurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Envoyer le programme aux participants
9
Planifier les repas et les courses
2 personnes
10
Commander les courses
11
Vérifier le matériel
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Nettoyer les espaces
3 personnes
14
Imprimer les programmes et les cartes de prière
15
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
16
Répartir l’espace
2 personnes
17
Installer les chaises et les tables
3 personnes
18
Aménager la salle de méditation
2 personnes
19
Tester l’équipement audiovisuel
2 personnes
20
Préparer le café et le thé
2 personnes
21
Installer la table d’accueil

Événement

22
Accueillir les participants
3 personnes
23
Distribuer le programme et le matériel
2 personnes
24
Animer la prière d’ouverture
25
Animer la séance d’introduction
2 personnes
26
Servir le café et le thé
2 personnes
27
Encadrer la marche silencieuse
2 personnes
28
Animer la séance de méditation
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Installer le dîner
3 personnes
31
Servir le dîner
4 personnes
32
Ravitailler le buffet et les boissons
2 personnes
33
Apporter la vaisselle à la cuisine
2 personnes
34
Animer la célébration du soir
2 personnes
35
Animer la réflexion et le tour de partage
2 personnes
36
Animer la prière finale
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Rassembler les déchets
3 personnes
39
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Nettoyer la cuisine
2 personnes
42
Aspirer et laver les espaces
3 personnes
43
Ranger le matériel et les fournitures
2 personnes
44
Emballer les restes
2 personnes
45
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 45
Tables pliantesqté 6
Tables de buffetqté 2
Paravent de logeqté 2
Coussinsqté 45

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes creusesqté 50
Bolsqté 50
Verresqté 55
Tassesqté 50
Couvertsqté 50
Louchesqté 8

Cuisine

Casserolesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Bougeoirsqté 12
Cartes muralesqté 4

Matériel

Biblesqté 45
Carnetsqté 45
Stylosqté 50
Badges nominatifsqté 50
Paperboard
Marqueursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le programme, puis réservez le lieu avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux séquences pour les déplacements et les imprévus.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez la liste des participants quelques jours avant la retraite. Cela permet d’adapter les courses et d’éviter de manquer de repas ou de vaisselle.
Préparez séparément la salle de méditation et l’espace d’accueil. Installez les chaises, les tables, les coussins et le paravent avant l’arrivée des participants, puis placez les programmes, les carnets et les Bibles à portée de main.
Testez les enceintes, le microphone, les bouilloires et les machines à café avant le début de la journée. Vérifiez aussi les rallonges et les multiprises : une prise inaccessible peut retarder toute la séance d’ouverture.
Mettez les produits réfrigérés au frais dès la veille et préparez la table du buffet avant l’accueil. Gardez le café et le thé disponibles dès l’arrivée, avec les tasses, verres et couverts déjà installés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer une journée de retraite ?: Prévoyez au moins deux à trois semaines pour fixer le programme, réserver le lieu, confirmer les accompagnateurs et gérer les inscriptions. Réservez la veille aux courses, au nettoyage, à l’impression des documents et à l’installation.
Quand envoyer les invitations pour une journée de retraite ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les grandes étapes du programme sont confirmés, idéalement deux à trois semaines avant. Fixez une date limite d’inscription au moins cinq jours avant la retraite pour traiter les besoins alimentaires.
Que faut-il préparer la veille d’une journée de retraite ?: La veille, nettoyez et répartissez les espaces, installez les tables et les chaises, vérifiez le matériel audiovisuel et imprimez les programmes et cartes de prière. Mettez aussi les produits réfrigérés au frais et regroupez le matériel d’accueil.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Prévoyez 15 à 30 minutes d’accueil avant la prière d’ouverture, selon le nombre d’inscrits. Une personne peut distribuer le programme et le matériel pendant qu’une autre répond aux questions et oriente les participants.

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