Zo organiseer je een respijtdag voor mantelzorgers

Een respijtdag geeft mantelzorgers tijd om op adem te komen, terwijl hun naaste veilig en prettig wordt opgevangen. Begin daarom niet met de boodschappen, maar met aanmeldingen, noodcontacten, dieetwensen en toegankelijkheid. Leg daarna de ruimte, activiteiten en begeleiding vast en deel programma en route op tijd. Op de dag zelf maken een rustige ontvangst, een ingerichte rustruimte en een goed gebrieft welkomstteam het verschil. Met dit plan houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je last-minute verrassingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Noodcontacten verzamelen
5
Toegankelijkheid controleren
2 personen
6
Ruimte reserveren
7
Activiteiten vastleggen
2 personen
8
Begeleiders inroosteren
2 personen
9
Programma en route delen
10
Deelnemers telefonisch bevestigen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Versproducten inkopen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimte schoonmaken
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen plaatsen
3 personen
19
Rustruimte inrichten
2 personen
20
Activiteiten klaarzetten
3 personen
21
Buffet voorbereiden
3 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Welkomstteam briefen
3 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Programma toelichten
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Ontspanningsactiviteit begeleiden
2 personen
30
Creatieve activiteit begeleiden
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Avondmaaltijd serveren
4 personen
34
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
35
Spelactiviteit begeleiden
3 personen
36
Afscheid en vervoer checken
3 personen

Nazorg

37
Servies verzamelen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
42
Materialen inpakken
2 personen
43
Koelboxen legen
2 personen
44
Overgebleven eten verpakken
2 personen
45
Afval naar buiten brengen
2 personen
46
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Loungefauteuilsaantal 4
Klaptafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 40
Gebaksbordjesaantal 40
Kommenaantal 40
Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 40

Keuken

Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 40

Materialen

Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 24
Kleurboekenaantal 12
Spelletjesaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel bij elke aanmelding meteen dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en een noodcontact. Bel deelnemers daarnaast kort vooraf om aanwezigheid en belangrijke wijzigingen te bevestigen.
Controleer de locatie minstens één keer vóór de dag zelf: loop de route, bekijk de toegang en bepaal waar de rustruimte komt. Richt die ruimte in met comfortabele loungefauteuils en houd de plek duidelijk herkenbaar.
Maak het programma concreet met begin- en eindtijden, activiteiten en pauzemomenten. Deel route en programma uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat deelnemers weten waar ze zich melden en wat ze kunnen verwachten.
Rooster begeleiders per activiteit en spreek af wie de ontvangst, rustruimte en eventuele onverwachte situaties opvangt. Brief het welkomstteam vóór opening en leg naamkaartjes, pennen en notitieblokken bij de ontvangstbalie.
Plan de opbouw terug vanaf de openingstijd: eerst schoonmaken en tafels en stoelen plaatsen, daarna activiteiten en buffet klaarzetten. Zet dranken koud en koffie en thee klaar, maar controleer versproducten en dieetopties nog één keer op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een respijtdag voor mantelzorgers organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de ruimte, activiteiten en begeleiders. Open de aanmeldingen uiterlijk 4 weken voor de dag, zodat je dieetwensen, noodcontacten en toegankelijkheid tijdig kunt verwerken.
Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een respijtdag?: Plan minimaal één verantwoordelijke voor de ontvangst en één begeleider per gelijktijdige activiteit. Voeg bij een groep met extra zorg- of mobiliteitsbehoeften minstens één extra persoon toe voor de rustruimte en onverwachte ondersteuning.
Wanneer bevestig je deelnemers telefonisch?: Bel deelnemers ongeveer 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer dan aanwezigheid, route, dieetwensen, toegankelijkheid en het noodcontact; zo kun je de indeling en boodschappen nog aanpassen.
Wat moet er klaarstaan bij de ontvangst van een respijtdag?: Zet minstens 30 minuten voor opening het welkomstbord, de naamkaartjes, pennen en notitieblokken klaar. Houd ook de deelnemerslijst, noodcontacten en het gedeelde programma bij de hand voor het welkomstteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.