Organiser une journée de répit pour les aidants

Une journée de répit réussie repose d’abord sur un cadre rassurant, puis sur une organisation qui laisse de la place aux besoins de chacun. Commencez par réserver une salle accessible et recueillir les informations utiles lors des inscriptions : alimentation, urgence et mobilité. Préparez ensuite le programme, les accompagnateurs, l’accueil et un espace de repos. Les dernières vérifications concernent surtout les courses, le matériel, les boissons au frais et la mise en place du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inviter les participants
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Recueillir les contacts d'urgence
5
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
6
Réserver la salle
7
Consigner les activités
2 personnes
8
Planifier les accompagnateurs
2 personnes
9
Partager le programme en route
10
Confirmer les participants par téléphone
2 personnes
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Acheter des produits frais
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Nettoyer l’espace
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Aménager l’espace de repos
2 personnes
20
Préparer les activités
3 personnes
21
Préparer le buffet
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
25
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Présenter le programme
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Animer l’activité de détente
2 personnes
30
Encadrer l'activité créative
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Servir le dîner
4 personnes
34
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
35
Animer l’activité de jeu
3 personnes
36
Vérifier le départ et le transport
3 personnes

Suivi

37
Rassembler la vaisselle
3 personnes
38
Rassembler les déchets
2 personnes
39
Faire la vaisselle
3 personnes
40
Nettoyer l’espace
3 personnes
41
Remettre le mobilier en place
3 personnes
42
Emballer le matériel
2 personnes
43
Vider les glacières
2 personnes
44
Emballer les restes
2 personnes
45
Sortir les déchets
2 personnes
46
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Fauteuils loungeqté 4
Tables pliantesqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes à pâtisserieqté 40
Bolsqté 40
Verresqté 50
Tasses à caféqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 40

Matériel

Stylosqté 20
Blocs-notesqté 20
Crayons de couleurqté 24
Livres de coloriageqté 12
Jeuxqté 8

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Recueillez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription, puis rappelez les participants quelques jours avant la journée pour confirmer leur présence et les informations sensibles.
Vérifiez l’accessibilité de la salle avant de la réserver : circulation, toilettes, accès à l’espace de repos et disposition des tables et des chaises doivent être compatibles avec les besoins annoncés.
Prévoyez un programme simple, transmis à l’avance, et attribuez clairement les accompagnateurs. Une personne doit savoir qui elle accompagne, pendant quelle activité et vers qui se tourner en cas de problème.
Faites les courses après avoir vérifié la liste complète, puis achetez les produits frais au plus près de la date. Mettez les boissons au frais et préparez le buffet, le café et le thé avant l’arrivée des participants.
Réservez un temps d’installation avant l’ouverture : nettoyage, tables, chaises, accueil, badges nominatifs et espace de repos. Briefer l’équipe d’accueil à ce moment évite les hésitations dès les premières arrivées.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une journée de répit ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver une salle accessible, recueillir les besoins, organiser les accompagnateurs, confirmer les participants et faire les achats sans précipitation.
Quand faut-il confirmer les participants ?: Appelez les participants entre 3 et 5 jours avant la journée. Vérifiez leur présence, leurs besoins alimentaires, leur contact d’urgence et les éventuels changements liés à l’accessibilité.
Que faut-il préparer la veille d’une journée de répit ?: La veille, rassemblez le matériel, vérifiez la liste des courses, préparez ce qui peut l’être et mettez les boissons au frais. Gardez l’installation des tables, du buffet et de l’accueil pour le jour même, environ 1 à 2 heures avant l’ouverture.
Comment aménager une salle pour une journée de répit ?: Laissez des passages dégagés entre les tables et prévoyez un espace de repos avec des fauteuils lounge. Installez aussi un comptoir d’accueil visible, des porte-manteaux et un panneau d’accueil avant l’arrivée des participants.

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