Einen Entlastungstag für pflegende Angehörige planen

Ein Entlastungstag gelingt, wenn Betreuung, Erreichbarkeit und Ruhe von Anfang an mitgeplant werden. Beginne mit Einladungen und Anmeldungen und erfasse dabei Ernährungswünsche, Notfallkontakte und besondere Anforderungen. Danach sicherst du einen barrierefreien Raum, teilst den Ablauf und teilst die Betreuenden ein. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, ein vorbereiteter Ruheraum und ein Empfangsteam, das die Teilnehmenden persönlich begrüßt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmer einladen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Notfallkontakte sammeln
5
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
6
Raum reservieren
7
Abläufe dokumentieren
2 Personen
8
Betreuer einteilen
2 Personen
9
Programm und Route teilen
10
Teilnehmende telefonisch bestätigen
2 Personen
11
Einkaufsliste prüfen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Frische Produkte einkaufen
14
Materialien zusammenstellen
2 Personen
15
Location öffnen
2 Personen
16
Raum reinigen
2 Personen
17
Tische aufstellen
3 Personen
18
Stühle aufstellen
3 Personen
19
Ruheraum einrichten
2 Personen
20
Aktivitäten vorbereiten
3 Personen
21
Buffet vorbereiten
3 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
24
Empfangstheke einrichten
2 Personen
25
Begrüßungsteam einweisen
3 Personen

Event

26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
27
Programm vorstellen
28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
29
Entspannungsaktivität leiten
2 Personen
30
Kreative Aktivität begleiten
3 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Snacks servieren
2 Personen
33
Abendessen servieren
4 Personen
34
Diätmahlzeiten separat servieren
2 Personen
35
Spielaktivität leiten
3 Personen
36
Verabschiedung und Transport prüfen
3 Personen

Nachbereitung

37
Geschirr sammeln
3 Personen
38
Abfall sammeln
2 Personen
39
Geschirr abwaschen
3 Personen
40
Raum reinigen
3 Personen
41
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
42
Materialien einpacken
2 Personen
43
Kühlboxen leeren
2 Personen
44
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
45
Müll nach draußen bringen
2 Personen
46
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 36
Lounge-SesselAnz. 4
KlappischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 40
TortenplattenAnz. 40
SchalenAnz. 40
GläserAnz. 50
KaffeetassenAnz. 40
BestecksetsAnz. 40

Küche

ServierlöffelAnz. 8
SchälchenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 3
MesserAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
NamensschilderAnz. 40

Materialien

StifteAnz. 20
NotizblöckeAnz. 20
BuntstifteAnz. 24
MalmalbücherAnz. 12
SpieleAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 2
PutzlappenAnz. 12
SpülbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Sammle bei der Anmeldung nicht nur Namen, sondern auch Ernährungswünsche, Mobilitätsanforderungen und einen Notfallkontakt. Bestätige die Teilnahme telefonisch einige Tage vorher, damit kurzfristige Änderungen nicht erst beim Empfang auffallen.
Prüfe die Barrierefreiheit des Raums vor der Reservierung: Zugang, Toiletten, Sitzabstände und einen ruhigen Rückzugsort. Plane den Ruheraum mit bequemen Lounge-Sesseln und halte ihn während des gesamten Tages zugänglich.
Teile die Betreuenden frühzeitig festen Aufgaben zu und dokumentiere den Ablauf schriftlich. Der Programm- und Routenplan sollte spätestens 48 Stunden vorher an alle Beteiligten gehen.
Richte den Empfang vor dem Eintreffen der Gäste vollständig ein: Willkommensschild, Namensschilder, Stifte und Notizblöcke gehören an einen festen Platz. Weise das Begrüßungsteam vor Öffnung des Raums kurz ein.
Plane Essen und Getränke in zwei Phasen: Frische Produkte kaufst du am Vortag oder am selben Morgen, haltbare Materialien früher. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und bereite Kaffee, Tee, Wasser und Geschirr so vor, dass niemand während der Begrüßung improvisieren muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Entlastungstag für pflegende Angehörige planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, einen geeigneten Raum zu reservieren, Betreuung einzuteilen, Anmeldungen zu bearbeiten und Barrierefreiheit sowie Notfallkontakte zu klären.
Wann sollte man die Teilnahme für den Entlastungstag bestätigen?: Rufe die angemeldeten Personen 3 bis 5 Tage vorher an. Dabei kannst du Änderungen bei Ernährung, Mobilität, Route oder Betreuung erfassen und gleichzeitig an Beginn und Treffpunkt erinnern.
Wie viele Betreuende braucht ein Entlastungstag?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Empfang und eine weitere Person für die laufende Betreuung ein. Bei mehreren Gruppen oder einem separaten Ruheraum sollte jede Gruppe eine feste Ansprechperson haben.
Was wird bei einem Entlastungstag für pflegende Angehörige häufig vergessen?: Oft fehlen ein zugänglicher Ruheraum, aktuelle Notfallkontakte und ausreichend Zeit für den Aufbau. Kontrolliere diese drei Punkte spätestens am Vortag und prüfe am Veranstaltungsmorgen zusätzlich Getränke, Beschilderung und Sitzplätze.

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