Zo organiseer je een reptielenbeurs

Een reptielenbeurs organiseren begint niet bij de publieksuitnodiging, maar bij de locatie, vergunningen en duidelijke voorwaarden voor exposanten. Leg daarna dierenwelzijnseisen vast, nodig exposanten uit en houd hun aanmeldingen en tafelindeling bij. Regel vroeg de stroomvoorziening, catering en veiligheidsdocumenten. Op de beursdag draait alles om een vrije laadzone, een overzichtelijke plattegrond en een entree die bezoekers snel kan helpen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Exposantenvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Dierenwelzijnseisen vastleggen
2 personen
5
Exposanten uitnodigen
2 personen
6
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Exposantenlijst bijhouden
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
11
Stroompunten controleren
2 personen
12
Plattegrond indelen
2 personen
13
Tafelnummers toewijzen
14
Dierenregistratie voorbereiden
2 personen
15
Ontruimingsplan afdrukken
16
Contactlijst afdrukken
17
Naambadges maken
2 personen
18
Plattegrond afdrukken
19
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
20
Voorraad controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Houdbaar voedsel klaarzetten
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Laadzone afzetten
2 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
27
Exposantentafels nummeren
2 personen
28
Stroomvoorziening aanleggen
3 personen
29
Kabels veilig afdekken
2 personen
30
Entreebalie opbouwen
2 personen
31
Cateringpunt opbouwen
3 personen
32
Handwaspunten plaatsen
2 personen
33
Informatieborden ophangen
2 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Toiletten controleren
38
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
39
Exposanten ontvangen
4 personen
40
Exposanten aanmelden
3 personen
41
Dierverblijven controleren
3 personen
42
Exposantenbriefing geven
2 personen

Event

43
Entree openen
3 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Toegangskaarten controleren
2 personen
46
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
47
Dierenwelzijn controleren
2 personen
48
Temperatuur en luchtvochtigheid meten
2 personen
49
Catering bedienen
3 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds controleren
54
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
55
Eindomroep verzorgen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

57
Exposanten uitchecken
3 personen
58
Dierenverblijven eindcontroleren
3 personen
59
Cateringvoorraad opruimen
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
66
Verloren voorwerpen verzamelen
67
Locatiesleutels retourneren
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
70
Dierenincidenten registreren
71
Gevonden voorwerpen overdragen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Exposantentafelsaantal 36
Bezoekerstafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Entreebalie
Cateringtafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Wachtpalenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Geldkistjesaantal 2
Handmicrofoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 20
Thermohygrometersaantal 6
Infraroodthermometersaantal 3
Handlampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzetlintenaantal 6
Pionnenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsbrillenaantal 6
Transportboxenaantal 6
Dierentangenaantal 4
Slangenhakenaantal 4

Decoratie

Reclamebannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 40
Naamkaarthoudersaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg dierenwelzijnseisen en exposantenvoorwaarden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat je later deelnemers moet afwijzen of tafels opnieuw moet indelen.
Controleer de stroompunten vóór je de plattegrond maakt. Thermohygrometers, infraroodthermometers, warmhoudbakken en verlichting kunnen samen meer aansluitingen vragen dan de locatie heeft.
Maak de exposantenlijst uiterlijk een week vooraf definitief en wijs iedere tafel een nummer toe. Druk de lijst, plattegrond en naambadges vooraf af; op de beursdag ontbreekt daar meestal de rust voor.
Reserveer catering op basis van de definitieve aanmeldingen en verzamel dieetwensen minstens 7 dagen van tevoren. Zet houdbaar voedsel klaar en koel dranken pas wanneer de koelboxen beschikbaar zijn.
Plan de opbouw met een aparte laadzone en wijs iemand aan voor ontvangst. Controleer bij opening ook kabelgoten, afzetlinten, brandblussers, EHBO-koffers en het afgedrukte ontruimingsplan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een reptielenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, vergunningen en exposantenvoorwaarden. Nodig exposanten daarna zo snel mogelijk uit, zodat je minimaal 4 weken voor de beurs een bruikbare exposantenlijst hebt.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een reptielenbeurs?: Reserveer minstens 3 uur voor het plaatsen van exposantentafels, entreebalie, bewegwijzering, catering en veiligheidsvoorzieningen. Plan extra tijd als kabels, thermometers of warmhoudapparatuur nog getest moeten worden.
Wanneer maak je de plattegrond van een reptielenbeurs?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en het aantal exposanten bekend zijn. Bevries de plattegrond ongeveer 7 dagen vooraf, druk daarna tafelnummers en bezoekerskopieën af.
Wat moet je controleren voordat bezoekers binnenkomen?: Loop 30 tot 60 minuten voor opening de route, entree, stroomvoorziening en laadzone na. Controleer ook of het ontruimingsplan, de contactlijst, EHBO-koffers en brandblussers zichtbaar en bereikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.