Eine Reptilienbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Reptilienbörse laufen Besucherverkehr, Tierwohl und Logistik gleichzeitig. Beginne deshalb mit der Location und den rechtlichen Anforderungen, bevor du Aussteller einlädst. Danach folgen verbindliche Ausstellerbedingungen, Anmeldungen, Lageplan und Tierregistrierung. In den letzten Tagen zählen Strom, Beschilderung, Kühlung, Sicherheitsunterlagen und ein klarer Aufbauplan – gerade diese Punkte werden häufig zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Ausstellerbedingungen erstellen
2 Personen
- 4
Anforderungen zum Tierschutz festlegen
2 Personen
- 5
Aussteller einladen
2 Personen
- 6
Publikumseinladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ausstellerliste pflegen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Catering reservieren
- 11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 12
Lageplan einteilen
2 Personen
- 13
Tischnummern zuweisen
- 14
Tierregistrierung vorbereiten
2 Personen
- 15
Evakuierungsplan ausdrucken
- 16
Kontaktliste ausdrucken
- 17
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 18
Lageplan drucken
- 19
Beschilderung vorbereiten
2 Personen
- 20
Bestand prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Haltbare Lebensmittel bereitstellen
2 Personen
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Ladezone absperren
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 27
Messestände nummerieren
2 Personen
- 28
Stromversorgung verlegen
3 Personen
- 29
Kabel sicher abdecken
2 Personen
- 30
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
- 31
Cateringpunkt aufbauen
3 Personen
- 32
Handwaschstationen aufstellen
2 Personen
- 33
Informationstafeln aufhängen
2 Personen
- 34
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 39
Aussteller empfangen
4 Personen
- 40
Aussteller anmelden
3 Personen
- 41
Tiergehege prüfen
3 Personen
- 42
Ausstellerbriefing geben
2 Personen
Event
- 43
Eingang öffnen
3 Personen
- 44
Besucher empfangen
3 Personen
- 45
Zugangskarten kontrollieren
2 Personen
- 46
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 47
Tierschutz kontrollieren
2 Personen
- 48
Temperatur und Luftfeuchtigkeit messen
2 Personen
- 49
Catering servieren
3 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 54
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
- 55
Abschlussdurchsage übernehmen
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Nachbereitung
- 57
Aussteller auschecken
3 Personen
- 58
Tierunterkünfte abschließend kontrollieren
3 Personen
- 59
Cateringvorräte aufräumen
2 Personen
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 65
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
4 Personen
- 66
Fundsachen sammeln
- 67
Locationschlüssel zurückgeben
- 68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 70
Tierzwischenfälle erfassen
- 71
Fundsachen übergeben
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Aussteller-TischeAnz. 36
- BesuchertischeAnz. 6
- StühleAnz. 60
- Eingangsbereich
- Catering-TischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- WartepfostenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KartenterminalsAnz. 3
- GeldkassettenAnz. 2
- HandmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 20
- Thermo-HygrometerAnz. 6
- InfrarotthermometerAnz. 3
- HandlampenAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- AbsperrbänderAnz. 6
- KegelAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- SchutzbrillenAnz. 6
- TransportboxenAnz. 6
- TierzangenAnz. 4
- SchlangenhakenAnz. 4
Dekoration
- WerbebannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 8
- TischdeckenAnz. 40
- NamensschildhalterAnz. 40
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungswagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Ausstellerbedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. Darin sollten unter anderem Tierschutzanforderungen, Tischgrößen, Strombedarf, Anmeldefrist und Vorgaben für die Tierregistrierung stehen.
- Plane den Lageplan erst nach den bestätigten Anmeldungen. Weise jedem Aussteller eine Tischnummer zu und halte Wege, Wartebereich, Eingangsbereich, Catering und Ladezone getrennt voneinander.
- Prüfe die Stromanschlüsse mindestens 7 Tage vorher vor Ort. Ordne Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Kabelkanäle den jeweiligen Bereichen zu und sichere alle Laufwege gegen Stolperstellen.
- Bereite Sicherheitsunterlagen doppelt vor: Evakuierungsplan und Kontaktliste gehören ausgedruckt an die Einsatzstelle und in den Eingangsbereich. Erste-Hilfe-Koffer, Feuerlöscher, Absperrbänder und Handlampen sollten vor der Öffnung auffindbar sein.
- Kümmere dich spätestens 2 Tage vor der Börse um haltbare Lebensmittel und Getränke. Getränke am Vortag kühlen, Warmhaltebehälter und Kaffeemaschinen vor dem Einlass testen und Ernährungswünsche mit dem Catering abgleichen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Reptilienbörse anmelden?
- Prüfe Genehmigungen und tierschutzrechtliche Vorgaben mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Manche Nachweise oder Auflagen benötigen zusätzliche Abstimmung, bevor du Aussteller verbindlich einlädst.
- Wie viele Aussteller passen auf eine Reptilienbörse?
- Das hängt nicht nur von der Raumgröße ab, sondern auch von Tischmaßen, Fluchtwegen und Besucherflächen. Erstelle den Lageplan mit mindestens 1 bis 2 Wochen Vorlauf und bestätige die endgültige Ausstellerzahl erst danach.
- Wann sollte ich die Aussteller für eine Reptilienbörse einladen?
- Versende die Einladung etwa 8 Wochen vor der Börse und setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. So bleiben dir noch mindestens 14 Tage für Rückfragen, Tierregistrierung und die Tischnummern.
- Was muss am Tag der Reptilienbörse zuerst passieren?
- Öffne die Location zuerst für Kontrolle und Aufbau, sperre danach die Ladezone und prüfe Strom, Beschilderung und Sicherheitsausrüstung. Plane mindestens 2 bis 3 Stunden zwischen Öffnung der Location und Einlass des Publikums ein.
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