Zo organiseer je een reptielenbeurs

Begin niet met promotie, maar met de locatie, zaalindeling en voorwaarden voor deelnemers. Leg daarna vast welke exposanten je uitnodigt, hoe bezoekers zich aanmelden en welke informatie zij vooraf nodig hebben. Bij een reptielenbeurs komen daar dierenwelzijn, temperatuur, ventilatie en veilige looproutes bij. Werk uiterlijk in de laatste week de exposantenlijst, tafelnummers, naambadges, betaalmiddelen en bewegwijzering af, zodat je op de dag zelf vooral controleert en bijstuurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden publiceren
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Deelnemersvoorwaarden opstellen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldingen openen
7
Vergunningseisen controleren
8
Verzekeringspapieren controleren
9
Exposantenlijst bijhouden
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Exposanten tafelindeling maken
2 personen
13
Dierenwelzijnsinstructies delen
14
Bezoekersinformatie publiceren
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Tafelnummers printen
17
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
18
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
19
Betaalterminal testen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Consumpties koelen
2 personen
22
Exposanten definitief bevestigen
23
Locatie openen
2 personen
24
Ventilatie en temperatuur controleren
2 personen
25
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
27
Exposantenstands nummeren
2 personen
28
Registratiebalie opbouwen
2 personen
29
Koffiepunt opbouwen
2 personen
30
Dierencontrolepunt inrichten
2 personen
31
Licht en temperatuurmeters plaatsen
2 personen
32
Afvalpunten plaatsen
2 personen
33
Informatietafel inrichten
2 personen
34
Stands van exposanten controleren
3 personen
35
Dierenverblijven visueel controleren
3 personen
36
Personeelsbriefing geven
2 personen
37
Entree en wachtrij markeren
2 personen

Event

38
Kassa openen
2 personen
39
Exposanten ontvangen
3 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Entreegelden afhandelen
2 personen
42
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
43
Dierenwelzijnsinformatie verstrekken
2 personen
44
Dierenverblijven controleren
3 personen
45
Temperatuur en luchtvochtigheid meten
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes aanvullen
2 personen
49
Servies en afval verzamelen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Incidenten registreren
52
Bezoekers omroepen voor sluiting
53
Kassa sluiten
2 personen
54
Exposanten uitchecken
2 personen
55
Dieren veilig laten vertrekken
3 personen
56
Bezoekers naar buiten begeleiden
2 personen

Nazorg

57
Exposantenstands afbreken
5 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
59
Dierencontrolepunt afbreken
2 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Zaal schoonmaken
3 personen
63
Toiletten schoonmaken
2 personen
64
Geleende materialen verzamelen
2 personen
65
Apparatuur controleren
2 personen
66
Koelboxen leegmaken
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Verloren voorwerpen registreren
69
Exposanten bedankbericht sturen
70
Bezoekersfeedback versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 35
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Kassatafel
Wachtrijhekkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Transportkarrenaantal 3

Apparatuur

Betaalterminalaantal 2
Kassa
Pinbonrollenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Dierenweegschalenaantal 2
Thermometersaantal 8
Hygrometersaantal 8
Handlampenaantal 6
Batterijenaantal 24
Laptop
Printer
Mobiele ventilatorenaantal 4
Klembordenaantal 10
Rekenmachinesaantal 3
Afschermhekkenaantal 10
Dierenboxenaantal 8
Transportboxenaantal 6
Plastic bakkenaantal 20
Slanghakenaantal 6
Dierentangenaantal 4
Voerpincettenaantal 10
Rubberen handschoenenaantal 30
Veiligheidsbrillenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 5
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelnummersaantal 40
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Registratieformulierenaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Badgehoudersaantal 100
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 30
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8
Handdoekdispensersaantal 6

Verlichting

Bureaulampenaantal 10
LED-verlichtingssetsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de beursdatum en openingstijden pas nadat je de zaal hebt vastgelegd. Controleer meteen vergunningseisen, verzekeringspapieren, vluchtroutes en de beschikbare stroompunten; die worden vaak te laat nagekeken.
Open de online aanmeldingen zodra de deelnemersvoorwaarden klaar zijn. Houd per exposant de contactgegevens, tafelbehoefte en bevestigingsstatus bij en stuur een definitieve bevestiging uiterlijk één week voor de beurs.
Maak de tafelindeling op schaal en geef elke tafel een nummer. Reserveer ruimte voor wachtrijhekken, de kassatafel, bezoekersstromen en transportkarren; een indeling die alleen op het aantal tafels is gebaseerd loopt snel vast.
Stuur dierenwelzijnsinstructies samen met de bezoekersinformatie, niet pas bij aankomst. Controleer op de opbouwdag temperatuur en luchtvochtigheid met thermometers en hygrometers en zet mobiele ventilatoren alleen zo dat dieren geen directe tocht krijgen.
Test kassa, betaalterminal, printer en laptop vóór opening en leg wisselgeld, pinbonrollen en batterijen klaar. Zet consumpties gekoeld en bereid koffie, water en servies zo voor dat de kassa en ingang vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een reptielenbeurs organiseren?: Leg datum en tijden bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken voor locatie, voorwaarden, vergunningen en verzekeringen; open daarna de aanmeldingen voor exposanten en bezoekers.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een reptielenbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor het plaatsen van tafels, stoelen, bewegwijzering, kassa en exposantenmaterialen. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor de controle van ventilatie, temperatuur, vluchtroutes en betaalapparatuur.
Wat moet ik voor exposanten van een reptielenbeurs regelen?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de definitieve bevestiging met tafelnummer, aankomsttijd, deelnemersvoorwaarden en dierenwelzijnsinstructies. Houd ook een actuele exposantenlijst bij, zodat wijzigingen bij de entree en op de badges kloppen.
Hoe voorkom ik problemen met betalingen op een reptielenbeurs?: Test de betaalterminal en kassa vóór de opbouw en controleer ze opnieuw vóór opening. Leg voldoende wisselgeld, pinbonrollen en batterijen klaar en houd één reservebetaalwijze beschikbaar voor een storing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.