Eine Reptilienbörse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Reptilienbörse müssen Aussteller, Besucher und Tiere gleichzeitig gut vorbereitet sein. Beginne mit Termin, Raumaufteilung und Teilnahmebedingungen, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Genehmigungen, Versicherungsunterlagen, Tischplanung und klare Hinweise zum Tierschutz. Am Veranstaltungstag zählen vor allem kontrollierte Temperatur und Belüftung, freie Fluchtwege, eine funktionierende Kasse und ein schneller Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Zeiten veröffentlichen
2
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
3
Teilnahmebedingungen erstellen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
6
Online-Anmeldungen öffnen
7
Genehmigungsanforderungen prüfen
8
Versicherungspapiere prüfen
9
Ausstellerliste pflegen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Tischaufstellung für Aussteller erstellen
2 Personen
13
Tierschutzanweisungen teilen
14
Besucherinformationen veröffentlichen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Tischnummern drucken
17
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
18
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
19
Bezahlterminal testen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Aussteller endgültig bestätigen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Belüftung und Temperatur prüfen
2 Personen
25
Fluchtwege freihalten
2 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
27
Ausstellerstände nummerieren
2 Personen
28
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
29
Kaffeestation aufbauen
2 Personen
30
Tierkontrollpunkt einrichten
2 Personen
31
Licht- und Temperaturmessgeräte aufstellen
2 Personen
32
Müllstationen aufstellen
2 Personen
33
Infotisch einrichten
2 Personen
34
Stände der Aussteller kontrollieren
3 Personen
35
Tierunterkünfte visuell kontrollieren
3 Personen
36
Mitarbeiterbriefing geben
2 Personen
37
Eingang und Warteschlange markieren
2 Personen

Event

38
Kasse öffnen
2 Personen
39
Aussteller empfangen
3 Personen
40
Besucher registrieren
3 Personen
41
Eintrittsgelder abwickeln
2 Personen
42
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
43
Informationen zum Tierschutz bereitstellen
2 Personen
44
Tiergehege kontrollieren
3 Personen
45
Temperatur und Luftfeuchtigkeit messen
2 Personen
46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Snacks auffüllen
2 Personen
49
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
50
Toiletten kontrollieren
51
Zwischenfälle dokumentieren
52
Besucher vor Schließung ausrufen
53
Kasse schließen
2 Personen
54
Aussteller auschecken
2 Personen
55
Tiere sicher abreisen lassen
3 Personen
56
Besucher nach draußen begleiten
2 Personen

Nachbereitung

57
Ausstellerstände abbauen
5 Personen
58
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
59
Tierkontrollpunkt abbauen
2 Personen
60
Geschirr abwaschen
2 Personen
61
Abfall sammeln
3 Personen
62
Saal reinigen
3 Personen
63
Toiletten reinigen
2 Personen
64
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
65
Ausrüstung prüfen
2 Personen
66
Kühlboxen leeren
67
Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Verlorene Gegenstände erfassen
69
Dankesnachricht an Aussteller senden
70
Besucherfeedback versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 35
StühleAnz. 80
KlappischeAnz. 4
Kassatisch
AbsperrgitterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
TransportwagenAnz. 3

Ausstattung

KartenterminalAnz. 2
Kasse
KassenrollenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
TierwaagenAnz. 2
ThermometerAnz. 8
HygrometerAnz. 8
HandlampenAnz. 6
BatterienAnz. 24
Laptop
Drucker
Mobile VentilatorenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 10
TaschenrechnerAnz. 3
AbsperrgitterAnz. 10
TierboxenAnz. 8
TransportboxenAnz. 6
PlastikbehälterAnz. 20
SchlauchhakenAnz. 6
TierzangenAnz. 4
FutterpinzettenAnz. 10
GummihandschuheAnz. 30
SchutzbrillenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 5
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 10
RegistrierungsformulareAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
BadgehalterAnz. 100
StifteAnz. 12
StifteAnz. 30
KlebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
DesinfektionsspenderAnz. 8
HandtuchspenderAnz. 6

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 10
LED-LichtsetsAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Öffnungszeiten und Raumaufteilung fest, bevor du Aussteller einlädst. Plane dabei getrennte Bereiche für Tische, Kasse, Einlass und Besucherwege ein.
Prüfe Genehmigungsanforderungen und Versicherungspapiere frühzeitig, idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Börse. Fehlende Unterlagen können die Veranstaltung kurzfristig blockieren.
Öffne die Online-Anmeldung erst mit vollständigen Teilnahmebedingungen und Tierschutzanweisungen. Bestätige Aussteller spätestens 7 Tage vor dem Termin und führe die Liste laufend nach.
Erstelle die Tischaufstellung mit Tisch- und Namensschildern mindestens 3 Tage vorher. So kannst du freie Plätze, Sonderwünsche und Ernährungswünsche noch rechtzeitig berücksichtigen.
Teste Kasse, Kartenterminal, Drucker, Verlängerungskabel und Beleuchtung am Vortag. Öffne den Raum am Veranstaltungstag früh genug, um Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Belüftung und Fluchtwege vor dem Einlass zu prüfen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Reptilienbörse anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Genehmigungen, Versicherungsunterlagen und der Suche nach einem passenden Raum. Öffne die Ausstelleranmeldung erst, wenn Teilnahmebedingungen und Tierschutzinformationen fertig sind.
Wie plane ich die Tische bei einer Reptilienbörse?: Erstelle die Tischaufstellung spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung und nummeriere jeden Platz. Lass ausreichend breite Besucherwege frei und kontrolliere am Vortag, ob Fluchtwege nicht durch Tische, Kisten oder Absperrgitter blockiert werden.
Was muss am Tag der Reptilienbörse kontrolliert werden?: Prüfe vor dem Einlass Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Belüftung und die freien Fluchtwege. Teste außerdem Kasse und Kartenterminal und lege Wechselgeld, Kassenrollen, Namensschilder und Wegweiser bereit.
Wann sollte ich die Aussteller endgültig bestätigen?: Sende die endgültige Bestätigung spätestens 7 Tage vor der Reptilienbörse. Füge Raum, Tischnummer, Aufbauzeit, Einlassregeln und die wichtigsten Tierschutzanweisungen in dieselbe Nachricht ein.

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