Zo organiseer je een regionaal congres

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Nodig daarna sprekers uit, open de aanmelding en verzamel meteen dieetwensen, technische wensen en sprekersinformatie. Reserveer catering en techniek op basis van de verwachte deelnemers, niet op gevoel. In de laatste weken draait het om controleren: deelnemerslijst, presentaties, badges, programmamateriaal, bewegwijzering en een technische test op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers uitnodigen
2 personen
4
Programma publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Technische wensen uitvragen
10
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
11
Catering reserveren
12
Techniek reserveren
13
Badges ontwerpen
14
Programmafolders opmaken
15
Bewegwijzering maken
16
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
17
Presentaties verzamelen
18
Catering aantallen bevestigen
19
Sprekersbriefing versturen
20
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
21
Programmafolders afdrukken
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Materialen verzamelen
2 personen
25
Presentaties op usb zetten
26
Locatie openen
2 personen
27
Zaal controleren
2 personen
28
Entreetafel opstellen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Sprekerspodium inrichten
2 personen
31
Projector aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Presentaties testen
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Buffet klaarzetten
3 personen
36
Badges en folders klaarleggen
2 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Badges uitdelen
3 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Opening begeleiden
2 personen
43
Sprekers aankondigen
44
Tijd per sessie bewaken
45
Microfoon doorgeven
46
Technische ondersteuning bieden
2 personen
47
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Gebruikt servies afruimen
2 personen
50
Lunchbuffet serveren
4 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Buffet bijvullen
3 personen
53
Servies afruimen
3 personen
54
Avondsessie begeleiden
2 personen
55
Vragenronde faciliteren
2 personen
56
Afsluiting verzorgen
2 personen
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

58
Techniek uitschakelen
2 personen
59
Restanten verpakken
2 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Zaal schoonmaken
3 personen
64
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Locatie afsluiten
2 personen
67
Techniek retourneren
68
Meubilair retourneren
2 personen
69
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
70
Deelnemersbedankje versturen
71
Presentaties nabesturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafelsaantal 2
Sprekerslessenaar
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 3

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Buffetschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Programmabordenaantal 6
Routepijlenaantal 12
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overvellenaantal 3
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 120
Notitieblokkenaantal 120
Polsbandjesaantal 120

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan per spreker niet alleen de spreektijd, maar ook wisselmomenten, pauzes en minimaal 15 minuten speling voor uitloop.
Open de aanmelding zodra datum, locatie en hoofdprogramma definitief zijn. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen en technische behoeften, zodat je niet weken later losse e-mails hoeft na te jagen.
Bevestig catering en zaalopstelling op basis van de deelnemerslijst. Doe dit uiterlijk 5 werkdagen vooraf en controleer daarbij ook congresstoelen, registratietafels, buffettafels en garderoberekken.
Plan een technische test vóór de congresdag. Controleer beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en presentatieklikker; leg presentaties bovendien op minstens 2 USB-sticks klaar.
Maak het materiaal niet pas op de ochtend zelf. Druk naamkaartjes en programmfolders vooraf, zet bewegwijzering klaar en houd een actuele deelnemerslijst bij voor registratie, badges en de definitieve cateringtelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een regionaal congres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en leg de datum eerst vast; nodig sprekers daarna uit en open de aanmelding zodra het programma voldoende staat.
Wanneer moet je de catering voor een congres bevestigen?: Bevestig de aantallen ongeveer 5 werkdagen voor het congres. Gebruik de actuele deelnemerslijst en verwerk dieetwensen apart, zodat de cateraar het aantal maaltijden en alternatieven goed kan voorbereiden.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de techniekcontrole?: Plan minstens 60 minuten voor een volledige test, liefst op de congreslocatie. Test iedere presentatie, microfoon, kabel en aansluiting en bewaar een reservekopie van de presentaties op 2 USB-sticks.
Wanneer stuur je de sprekersbriefing voor een regionaal congres?: Stuur de briefing uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aankomsttijd, spreektijd, technische mogelijkheden, deadline voor presentaties en contactpersoon op de congresdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.