Einen Regionalkongress Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Regionalkongress greifen Programmplanung, Referentenbetreuung, Anmeldung und Technik eng ineinander. Beginne mit Datum, Veranstaltungsort und einem realistischen Ablauf, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und technische Anforderungen und bestätigst die Mengen für das Catering. In den letzten Tagen zählen vollständige Teilnehmerlisten, gedruckte Namensschilder, Präsentationen und ein getesteter Technikaufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Redner einladen
2 Personen
- 4
Programm veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Technische Wünsche abfragen
- 10
Sprecherinformationen sammeln
2 Personen
- 11
Catering reservieren
- 12
Technik reservieren
- 13
Badges gestalten
- 14
Programmhefte gestalten
- 15
Beschilderung erstellen
- 16
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Catering-Mengen bestätigen
- 19
Sprecherbriefing versenden
- 20
Namensschilder drucken
2 Personen
- 21
Programmhefte drucken
2 Personen
- 22
Einkaufsliste prüfen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 25
Präsentationen auf USB-Stick speichern
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Saal kontrollieren
2 Personen
- 28
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Rednerpodium einrichten
2 Personen
- 31
Projektor anschließen
2 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Präsentationen testen
2 Personen
- 34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 35
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 36
Badges und Broschüren bereitlegen
2 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
- 38
Referenten empfangen
2 Personen
- 39
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 40
Namensschilder ausgeben
3 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 42
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 43
Redner ankündigen
- 44
Zeit pro Sitzung überwachen
- 45
Mikrofon weitergeben
- 46
Technische Unterstützung leisten
2 Personen
- 47
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
- 50
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
- 51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 52
Buffet nachfüllen
3 Personen
- 53
Geschirr abräumen
3 Personen
- 54
Abendsession betreuen
2 Personen
- 55
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 56
Abschluss organisieren
2 Personen
- 57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 58
Technik ausschalten
2 Personen
- 59
Restbestände verpacken
2 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Saal reinigen
3 Personen
- 64
Beschilderung entfernen
2 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 67
Technik zurückbringen
- 68
Möbel zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen
- 70
Dankeschön an Teilnehmer versenden
- 71
Präsentationen nachsenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongressstühleAnz. 110
- TischeAnz. 14
- RegistrierungstischeAnz. 2
- Rednerpult
- BuffetischeAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 3
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- LöffelAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- USB-SticksAnz. 3
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- BuffetschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- ProgrammschilderAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- FlipchartsAnz. 3
- FlipchartblätterAnz. 3
- MarkerAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 120
- NotizblöckeAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- LED-LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 4
- HandtuchspenderAnz. 4
- PutzeimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- SpülbeckenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm fest, bevor du Referenten einlädst. Plane für jeden Programmpunkt feste Anfangs- und Endzeiten sowie mindestens 15 Minuten Puffer für Wechsel und Fragen ein.
- Öffne das Anmeldeformular früh und frage dort direkt Ernährungswünsche und technische Bedürfnisse ab. Aktualisiere die Teilnehmerliste regelmäßig, damit Catering und Namensschilder nicht auf veralteten Zahlen beruhen.
- Sammle Präsentationen spätestens 48 Stunden vor dem Kongress und speichere sie zusätzlich auf USB-Sticks. So bist du vorbereitet, wenn ein Referent eine Datei nicht öffnen kann oder seinen eigenen Laptop nicht nutzen möchte.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult und HDMI-Kabel vor dem Einlass. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Präsentationsklicker und Powerbanks an einem festen Technikpunkt.
- Bereite Registrierungstische, Beschilderung, Namensschilder und Programmhefte am Vortag vor. Zähle Geschirr und Kaffeemaschinen nicht erst beim Aufbau, sondern gleiche die benötigten Mengen mit der finalen Teilnehmerzahl ab.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Regionalkongress organisieren?
- Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Catering und Technik solltest du möglichst acht bis zwölf Wochen vor dem Termin anfragen oder reservieren.
- Wann sollte man die Einladungen für einen Regionalkongress verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa acht bis zehn Wochen vor dem Kongress. Lass das Anmeldeformular mindestens vier Wochen geöffnet, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und technische Anforderungen rechtzeitig auswerten kannst.
- Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?
- Fordere die Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn an. Speichere alle Dateien zusätzlich auf USB-Sticks und teste sie vor dem Einlass auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer.
- Wie lange vorher muss man das Catering für einen Regionalkongress bestätigen?
- Bestätige die Catering-Mengen fünf bis sieben Tage vor dem Termin anhand der aktuellen Teilnehmerliste. Berücksichtige dabei gemeldete Ernährungswünsche und plane Getränke für das erste Veranstaltungsstunde mit ein.
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