Zo organiseer je een reggaeconcert zonder planningsgaten

Begin met de locatie en datum, en leg daarna meteen de afspraken met muzikanten, techniek en leveranciers vast. Bij een reggaeconcert gaat het vaak mis wanneer de technische rider, stroomvoorziening of podiumindeling pas vlak voor de show wordt bekeken. Werk daarom terug vanaf de openingstijd: regel vergunningen en verzekering, maak het geluids- en lichtplan, en plan catering, toiletten en beveiliging. Houd daarnaast bezoekersinformatie, dieetwensen en de toegangsroute op één centrale lijst bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Muzikanten contracteren
2 personen
3
Geluidsplan opstellen
2 personen
4
Lichtplan opstellen
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Catering reserveren
8
Beveiliging reserveren
9
Toiletten reserveren
10
Reservering stroom controleren
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Programma publiceren
15
Entreeprijzen communiceren
16
Artiesteninformatie versturen
17
Technische rider controleren
2 personen
18
Cateringmenu vastleggen
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Toegangsroute uitstippelen
2 personen
21
Nooduitgangen controleren
2 personen
22
Parkeerinformatie publiceren
23
Weersverwachting controleren
24
Voorraadlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Podium opbouwen
4 personen
31
Geluidsapparatuur plaatsen
4 personen
32
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
33
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
34
Publieksruimte inrichten
4 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Stoelen opstellen
3 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Verlichting testen
2 personen
39
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
40
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
41
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
42
Bar inrichten
3 personen
43
Kassa en entree inrichten
2 personen
44
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
45
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Entree bemannen
3 personen
48
Garderobe bemannen
2 personen
49
Publiek ontvangen
3 personen
50
Dranken serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
56
Eerste optreden begeleiden
2 personen
57
Pauzemuziek verzorgen
58
Tweede optreden begeleiden
2 personen
59
Hoofdact begeleiden
3 personen
60
Artiesten backstage verzorgen
2 personen
61
Geluidsniveau controleren
62
Lichtshow bedienen
63
Laatste ronde aankondigen
64
Publiek veilig laten vertrekken
4 personen
65
Kassa afsluiten
2 personen
66
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

67
Geluidsapparatuur afbreken
4 personen
68
Lichtinstallatie afbreken
3 personen
69
Podium afbreken
4 personen
70
Meubilair opruimen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Bar schoonmaken
2 personen
74
Publieksruimte schoonmaken
4 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Afval verzamelen
3 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Locatie opleveren
2 personen
80
Leveranciersfacturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Podiumdelenaantal 12
Achterdoek

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Lichtkabelsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 180
Kommetjesaantal 80
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Chafing dishesaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Barmaatbekersaantal 4
Flesopenersaantal 6

Decoratie

Rastavlaggenaantal 12
Gekleurde doekenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Menubordenaantal 4
Pijlbordenaantal 10
Polsbandjesaantal 200
Entreeticketsaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzetlintaantal 4
Hesjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de technische rider zodra de muzikanten zijn gecontracteerd. Noteer per instrument het aantal microfoons, DI-boxen, kabels en monitorluidsprekers, zodat de mengtafel en podiumopstelling vóór de opbouw kloppen.
Plan stroom niet als laatste detail. Laat uiterlijk enkele weken voor het concert bevestigen hoeveel aansluitingen beschikbaar zijn en waar verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten veilig kunnen liggen.
Maak de bezoekersinformatie compleet voordat de uitnodigingen uitgaan. Zet programma, entreeprijzen, parkeerinformatie, toegangsroute en eventuele weersmaatregelen op één plek; verwerk aanmeldingen en dieetwensen daarna door in de catering.
Werk met een tijdschema per uur op de concertdag. Neem daarin opbouw, soundcheck, lichtcontrole, catering, deuren open, optreden en afbouw op, met minimaal 30 minuten speling vóór de soundcheck.
Controleer de publieksruimte niet alleen op sfeer, maar ook op doorstroming. Plaats partytenten, statafels, buffettafels, stoelen en garderoberekken zo dat nooduitgangen vrij blijven en de route naar toiletten en entree herkenbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een reggaeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer locatie, muzikanten, beveiliging, catering, toiletten en techniek vroeg; vergunningen en verzekering kunnen extra behandeltijd nodig hebben.
Wanneer maak je een geluidsplan voor een reggaeconcert?: Maak het geluidsplan direct nadat de muzikanten zijn vastgelegd en controleer het uiterlijk 4 weken voor het concert. Verwerk de technische rider, podiumafmetingen, stroompunten, monitoren en geluidsbeperkingen van de locatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een reggaeconcert?: Plan minimaal 4 uur voor podium, mengtafel, luidsprekers, subwoofers, microfoons en verlichting. Reserveer daarna minstens 1 uur voor soundcheck en lichtcontrole, plus 30 minuten speling voor ontbrekende kabels of aanpassingen.
Wat moet je regelen voor bezoekers van een reggaeconcert?: Publiceer uiterlijk 2 weken vooraf het programma, de entreeprijzen, parkeerinformatie en toegangsroute. Verzamel dieetwensen vóór je het cateringmenu definitief vastlegt en controleer kort voor de show de weersverwachting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.