Organiser un concert de reggae, étape par étape

Un concert de reggae se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme une soirée pour le public. Commence par confirmer le lieu et la date, avant d’engager les musiciens et de construire les plans de son et de lumière. Les autorisations, l’assurance, l’électricité et la sécurité doivent être réglées assez tôt pour éviter les blocages de dernière minute. Ensuite, organise les inscriptions, le catering, l’accès, le stationnement et l’accueil de l’équipe artistique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Engager des musiciens
2 personnes
3
Établir le plan sonore
2 personnes
4
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Réserver le catering
8
Réserver la sécurité
9
Réserver les toilettes
10
Vérifier la réservation d'électricité
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Publier le programme
15
Communiquer les prix d’entrée
16
Envoyer les informations sur les artistes
17
Vérifier la fiche technique
2 personnes
18
Valider le menu du traiteur
2 personnes
19
Répartir les bénévoles
2 personnes
20
Définir l’itinéraire d’accès
2 personnes
21
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
22
Publier les informations de stationnement
23
Vérifier les prévisions météo
24
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Installer le matériel sonore
4 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
34
Aménager l’espace public
4 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Effectuer la vérification du son
4 personnes
40
Aménager la loge des artistes
2 personnes
41
Monter le buffet traiteur
3 personnes
42
Aménager le bar
3 personnes
43
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes
44
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
45
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Tenir l'entrée
3 personnes
48
Tenir le vestiaire
2 personnes
49
Accueillir le public
3 personnes
50
Servir les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
56
Encadrer la première prestation
2 personnes
57
Assurer la musique de pause
58
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
59
Animer la tête d'affiche
3 personnes
60
Prendre soin des artistes en backstage
2 personnes
61
Vérifier le niveau sonore
62
Gérer le spectacle lumineux
63
Annoncer le dernier tour
64
Faire quitter le public en toute sécurité
4 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes
66
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

67
Démonter le matériel audio
4 personnes
68
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
69
Démonter la scène
4 personnes
70
Ranger le mobilier
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le bar
2 personnes
74
Nettoyer l'espace public
4 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Rassembler les déchets
3 personnes
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Remettre le lieu en état
2 personnes
80
Rassembler les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 12
Tables de buffetqté 6
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 12
Fond de scène

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Câbles d'éclairageqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 80
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bains-marieqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Mesures à barqté 4
Décapsuleursqté 6

Décoration

Drapeaux de la pisteqté 12
Tissus colorésqté 10
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 4
Panneaux indicateursqté 10
Braceletsqté 200
Billets d’entréeqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Ruban de balisageqté 4
Giletsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu, la date et les musiciens avant de communiquer le programme. Garde une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les disponibilités, les autorisations et la fiche technique.
Traite le son comme un poste séparé : prévois la table de mixage, les haut-parleurs, les subwoofers, les retours, les microphones, les boîtiers DI et les câbles nécessaires. Fais valider la fiche technique avant l’arrivée des groupes, idéalement 2 semaines à l’avance.
Ne reporte pas les sujets invisibles : assurance, autorisations, réservation de l’électricité, sorties de secours, toilettes et sécurité doivent être confirmés par écrit. Une vérification finale 7 jours avant l’événement permet de repérer les oublis.
Pour l’accueil, publie les prix d’entrée, l’itinéraire, les informations de stationnement et les horaires du programme au moins 7 jours avant. Recueille aussi les besoins alimentaires avant de valider le menu du traiteur.
Prépare l’installation en pensant au public et au démontage : podium, fond de scène, éclairage LED, câbles protégés par des passe-câbles, tables et assises. Vérifie les prévisions météo 48 heures avant si une partie du concert se déroule sous tente ou à l’extérieur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de reggae ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les artistes, d’obtenir les autorisations, de réserver la sécurité, les toilettes et le catering, puis de finaliser les plans techniques.
Quand réserver les musiciens pour un concert de reggae ?: Réserve-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 8 semaines avant le concert. Demande ensuite leur fiche technique afin d’adapter le plan sonore, les microphones, les retours et les boîtiers DI.
Quand faut-il vérifier les autorisations et l’assurance ?: Lance ces vérifications au moins 6 semaines avant l’événement. Fais une dernière confirmation écrite 7 jours avant, avec les conditions liées au lieu, à l’accueil du public et à l’installation technique.
Combien de temps avant publier les informations pratiques ?: Publie le programme, les prix d’entrée, l’accès, le stationnement et les informations sur les artistes au moins 7 jours avant. Envoie un rappel 24 à 48 heures avant, surtout si la météo peut modifier l’organisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.