Ein Reggae-Konzert Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Ort und Datum zuerst und beauftrage die Musiker danach schriftlich. Schicke den Künstlern spätestens 4 Wochen vor dem Konzert den Ablauf, die Anreiseinformationen und alle technischen Angaben.
• Prüfe den technischen Rider mindestens 6 Wochen vorher. Für ein vollständiges Setup brauchst du unter anderem Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitorspeaker, Mikrofone, DI-Boxen und Instrumentenkabel – inklusive Reservekabeln.
• Plane Strom und Kabelwege nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe die Stromreservierung spätestens 3 Wochen vorher und sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten, damit keine Stolperstellen vor Bühne, Buffet oder Einlass entstehen.
• Veröffentliche Programm, Eintrittspreise, Parkinformationen und die Zugangsroute spätestens 2 Wochen vor dem Konzert. Lege außerdem fest, wer Anmeldungen und Ernährungswünsche bearbeitet, damit das Catering die richtige Menge vorbereitet.
• Kontrolliere Notausgänge, Sicherheit, Toiletten und Wetterlage gemeinsam mit dem Aufbauplan. Bei einer Veranstaltung im Freien sollten Partyzelte, Mobiliar und Beleuchtung spätestens am Vortag bereitstehen; eine Wetterentscheidung am Veranstaltungstag ist zu spät.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Reggae-Konzert organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Musiker, Ort, Genehmigungen, Technik, Catering und Sicherheit brauchen mehrere Abstimmungen; der technische Rider sollte spätestens 6 Wochen vor dem Termin geprüft sein.

Wie viele Getränke brauche ich für ein Reggae-Konzert?

Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit 1 bis 2 Getränken je weiterer Stunde. Bei warmem Wetter und einem Konzert im Freien solltest du zusätzlich Wasser einplanen und die Ausgabe regelmäßig nachfüllen.

Wann muss ich Genehmigungen und Versicherung prüfen?

Prüfe beides direkt nach der Bestätigung von Ort und Datum, idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Konzert. So bleiben mindestens 4 Wochen für Rückfragen, Nachweise oder Änderungen am Sicherheits- und Aufbauplan.

Was muss am Tag des Reggae-Konzerts zuerst passieren?

Zuerst werden Bühne, Strom, Beschallung und Licht aufgebaut und getestet. Plane dafür mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass ein; danach folgen Sicherheitskontrolle, Toiletten- und Cateringcheck sowie der Soundcheck mit den Musikern.

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