Zo organiseer je een regentonplaatsingsdag

Begin niet met het verdelen van de regentonnen, maar met een complete adressenlijst. Bevestig per deelnemer het plaatsingsadres, controleer welke materialen en aansluitingen nodig zijn en maak daarna een route die vrijwilligers op één dag kunnen uitvoeren. Reserveer de locatie voor ontvangst en voorbereiding, deel het gereedschap per ploeg in en plan tijd voor registratie en veiligheidsuitleg. De meeste vertraging ontstaat doordat leveringen, aansluitmaterialen of boorbits pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Plaatsingsadressen bevestigen
2 personen
5
Locatie reserveren
6
Regentonnen bestellen
2 personen
7
Plaatsingsroute maken
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
10
Leveringen controleren
2 personen
11
Deelnemers herinneren
12
Werkbladen afdrukken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Regentonnen klaarzetten
3 personen
15
Gereedschap sorteren
2 personen
16
Koelboxen vullen
2 personen

Event

17
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
20
Infoborden plaatsen
2 personen
21
Gereedschap uitgeven
2 personen
22
Deelnemers registreren
2 personen
23
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
24
Regentonnen verdelen
4 personen
25
Aansluitmaterialen uitdelen
2 personen
26
Dakgoten controleren
3 personen
27
Regentonnen plaatsen
4 personen
28
Aansluitingen monteren
4 personen
29
Waterafvoer testen
3 personen
30
Plaatsingen fotograferen
31
Aanwezigheid aftekenen
32
Hapjes uitserveren
3 personen
33
Dranken serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Koffie en thee schenken
2 personen
36
Ervaringen verzamelen
2 personen

Nazorg

37
Restmateriaal verzamelen
3 personen
38
Afval sorteren
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Partytenten afbreken
4 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Gereedschap reinigen
2 personen
44
Materialen terugbrengen
2 personen
45
Geleend materiaal retourneren
2 personen
46
Plaatsingsgegevens archiveren
47
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Regentonnenaantal 20
Regentonvulautomatenaantal 20
Regentonkranenaantal 20
Overloopslangenaantal 20
Bladvangersaantal 20
Waterpassenaantal 6
Accuboormachinesaantal 4
Boorbitsaantal 8
Gatenzagenaantal 6
Handzagenaantal 4
Schroevendraaiersaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Kruislijnlasersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 30
Veiligheidsbrillenaantal 12
Gehoorbeschermersaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Scheppenaantal 6
Rubberen hamersaantal 4
Meetlintenaantal 6
Steekwagensaantal 2
Jerrycansaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Infobordenaantal 4
Routepijlenaantal 12
Naamstickersaantal 80

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plaatsingsroute pas nadat alle adressen zijn bevestigd. Groepeer deelnemers per straat of wijk en geef elke ploeg een werkblad met adressen, contactgegevens en benodigde aansluitmaterialen.
Controleer de levering minimaal 3 dagen vooraf. Tel niet alleen de regentonnen, maar ook regentonkranen, overloopslangen, bladvangers en regentonvulautomaten; één ontbrekend onderdeel kan een complete plaatsing blokkeren.
Werk met vaste ploegen en geef per ploeg vooraf een complete gereedschapset. Leg bijvoorbeeld accuboormachines, boorbits, gatenzagen, waterpassen, meetlinten en werkhandschoenen per route klaar in plaats van alles bij één uitgiftepunt te verzamelen.
Plan op de locatie minstens 30 minuten voor opbouw en controle. Zet ontvangstbalie, tafels, infoborden en partytenten klaar voordat deelnemers komen, en houd regentonnen en aansluitmaterialen gescheiden van het uitleengereedschap.
Geef vóór vertrek een korte veiligheidsinstructie en noteer wie welk materiaal meeneemt. Controleer verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelhaspels op elke ploeg, en wijs één persoon aan voor vragen of ontbrekende onderdelen tijdens de route.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het organiseren van een regentonplaatsingsdag?: Reken op minimaal 2 tot 3 weken voorbereiding. Gebruik de eerste week voor uitnodigingen en aanmeldingen, bevestig adressen en bestellingen uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer leveringen minimaal 3 dagen voor de plaatsingsdag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een regentonplaatsingsdag?: Plan per plaatsingsploeg minimaal 2 vrijwilligers: één voor meten en aansluiten en één voor gereedschap en veiligheid. Voeg daarnaast 2 personen toe voor registratie, materiaaluitgifte en coördinatie op de ontvangstlocatie.
Wanneer maak je de route voor het plaatsen van regentonnen?: Maak de route nadat de aanmeldingen en plaatsingsadressen definitief zijn, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Houd per adres ruimte voor reistijd en plan geen route die volledig volloopt; ontbrekende onderdelen of extra uitleg kosten snel 10 tot 15 minuten.
Wat moet je op de dag zelf controleren voor de plaatsing?: Controleer vóór vertrek per deelnemer de regenton, kraan, overloopslang, bladvanger en het juiste aansluitmateriaal. Controleer ook de gereedschapsset, beschermingsmiddelen en de contactgegevens op het werkblad; reserveer 30 minuten voor deze uitgiftecontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.