Regentonnen-Aufstellungstag organisieren: Schritt für Schritt

Ein Regentonnen-Aufstellungstag steht und fällt mit einer bestätigten Adressliste und einer sinnvollen Route. Kläre zuerst, wie viele Tonnen benötigt werden, welche Anschlüsse dazugehören und wer beim Aufbau hilft. Danach folgen Bestellung, Materialprüfung und die Einteilung der Teams. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Empfang, eine kurze Sicherheitsanweisung und vollständig sortierte Ausgabestationen, damit sich die Arbeiten nicht vor Ort verzögern.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmer einladen
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Aufstellungsadressen bestätigen
2 Personen
5
Location reservieren
6
Regentonnen bestellen
2 Personen
7
Aufstellungsroute erstellen
2 Personen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Materialbestand überprüfen
2 Personen
10
Lieferungen überprüfen
2 Personen
11
Teilnehmer erinnern
12
Arbeitsblätter ausdrucken
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Regentonnen bereitstellen
3 Personen
15
Werkzeug sortieren
2 Personen
16
Kühlboxen füllen
2 Personen

Event

17
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
18
Partyzelte aufbauen
4 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
20
Infotafeln aufstellen
2 Personen
21
Werkzeug ausgeben
2 Personen
22
Teilnehmer registrieren
2 Personen
23
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
24
Regentonnen verteilen
4 Personen
25
Anschlussmaterialien verteilen
2 Personen
26
Dachrinnen kontrollieren
3 Personen
27
Regentonnen aufstellen
4 Personen
28
Anschlüsse montieren
4 Personen
29
Wasserablauf testen
3 Personen
30
Aufstellungen fotografieren
31
Anwesenheit abhaken
32
Snacks ausgeben
3 Personen
33
Getränke servieren
2 Personen
34
Getränke nachfüllen
2 Personen
35
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
36
Erfahrungen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

37
Restmaterial sammeln
3 Personen
38
Abfall trennen
3 Personen
39
Geschirr abwaschen
3 Personen
40
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
41
Partyzelte abbauen
4 Personen
42
Location reinigen
3 Personen
43
Werkzeug reinigen
2 Personen
44
Materialien zurückbringen
2 Personen
45
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
46
Platzierungsdaten archivieren
47
Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 60
TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

RegenfässerAnz. 20
Regentonnen-FüllautomatenAnz. 20
RegentonnenhähneAnz. 20
ÜberlaufschläucheAnz. 20
LaubfängerAnz. 20
WasserwaagenAnz. 6
AkkuschrauberAnz. 4
BohrerbitsAnz. 8
LochsägenAnz. 6
HandsägenAnz. 4
SchraubendreherAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2
KreuzlinienlaserAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 30
SchutzbrillenAnz. 12
GehörschutzAnz. 6
SchubkarrenAnz. 3
SchöpferAnz. 6
GummihämmerAnz. 4
MessbänderAnz. 6
SackkarrenAnz. 2
KanisterAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
ServierschalenAnz. 8

Dekoration

InfotafelnAnz. 4
WegweiserAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 80

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
SpülwannenAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
GeschirrtücherAnz. 12
HandtücherAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige die Aufstellungsadressen spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche der Teilnehmenden. Unklare Adressen kosten am Veranstaltungstag schnell 15 Minuten pro Haushalt.
Erstelle die Aufstellungsroute erst, wenn alle Lieferungen geprüft sind. Ordne die Adressen nach Gebiet und plane pro Regentonne zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Anschlussmaterial und kurze Rückfragen ein.
Prüfe Werkzeug und Material mindestens 3 Tage vorher: Für jede Tonne müssen unter anderem Hahn, Überlaufschlauch, Laubfänger und passendes Anschlussmaterial vorhanden sein. Wasserwaagen und Messbänder gehören nicht in die allgemeine Kiste, sondern direkt in die Aufbau-Teams.
Teile die Freiwilligen in feste Teams ein und gib eine Sicherheitsanweisung, bevor Werkzeug ausgegeben wird. Arbeitshandschuhe und Schutzbrillen sollten am Empfang bereitliegen; Verlängerungskabel und Kabeltrommeln werden nur dort eingesetzt, wo sie wirklich gebraucht werden.
Baue Empfangstheke, Infotafeln, Zelte sowie Tische und Stühle vor der Registrierung auf. Stelle Regentonnen und Anschlussmaterial getrennt bereit und fülle die Kühlboxen erst kurz vor Beginn, damit der Empfang ohne Sucherei starten kann.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Regentonnen-Aufstellungstag planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen, Reservierung und der Bestellung der Regentonnen. Spätestens 7 Tage vor dem Termin sollten Anmeldungen, Aufstellungsadressen und Ernährungswünsche abgeschlossen sein.
Wie viele Helfer braucht man für einen Regentonnen-Aufstellungstag?: Plane mindestens 2 Personen für Empfang und Registrierung sowie 2 bis 3 Personen pro mobilem Aufbau-Team ein. Für 20 Aufstellungen sind damit meist 8 bis 12 Helfer sinnvoll, abhängig von Entfernungen und Anschlussarbeiten.
Wann soll die Aufstellungsroute feststehen?: Die Route sollte 3 bis 5 Tage vor dem Aufstellungstag fertig sein, nachdem Lieferungen und Adressen geprüft wurden. Schicke den Teams am Vortag ihre Reihenfolge und eine Telefonnummer für Rückfragen.
Was wird bei der Ausgabe von Regentonnen oft vergessen?: Häufig fehlen Anschlussmaterialien, Überlaufschläuche oder Laubfänger, obwohl die Tonne selbst vorhanden ist. Kontrolliere deshalb jede Ausgabeeinheit am Vortag und halte zusätzlich mindestens 10 Prozent Ersatzteile bereit.

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