Zo organiseer je een re-enactmentfestival

Begin met een duidelijke historische periode of combinatie van thema’s en leg daarna datum en locatie vast. Werk vervolgens het programma uit met demonstraties, marktdeelnemers en publieksroutes, voordat je deelnemers en vrijwilligers informeert. Regel vergunningen, verzekering en veiligheid vroeg: replica’s, rekwisieten, tenten en kabels vragen om controle. Een praktische plattegrond, een parkeerplan en een uitgewerkt weerscenario voorkomen de meeste problemen op de festivaldag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Reserveringen maken
5
Historische thema's vaststellen
3 personen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Demonstraties vastleggen
2 personen
8
Marktdeelnemers uitnodigen
2 personen
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
14
Plattegrond uitwerken
2 personen
15
Publieksroutes bepalen
2 personen
16
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
17
Weerscenario vastleggen
2 personen
18
EHBO-bezetting indelen
19
Parkeerplan maken
20
Bewegwijzering ontwerpen
21
Infoborden maken
2 personen
22
Naambadges voorbereiden
23
Historische kleding controleren
3 personen
24
Rekwisieten controleren
3 personen
25
Replica's op veiligheid controleren
3 personen
26
Marktkramen indelen
2 personen
27
Catering bestellen
2 personen
28
Boodschappenlijst controleren
2 personen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Locatie schoonmaken
3 personen
32
Materialen naar locatie brengen
4 personen
33
Terrein afzetten
4 personen
34
Tenten opbouwen
6 personen
35
Marktkramen opbouwen
6 personen
36
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
37
Decoratie ophangen
4 personen
38
Historisch kamp inrichten
5 personen
39
Demonstratievelden uitzetten
4 personen
40
Publieksingang inrichten
3 personen
41
Infobalie inrichten
2 personen
42
Kassa inrichten
2 personen
43
EHBO-punt inrichten
2 personen
44
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
45
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
46
Kleding en rekwisieten klaarleggen
3 personen
47
Vrijwilligers instrueren
3 personen
48
Techniek testen
2 personen
49
Programma ophangen
2 personen
50
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

51
Bezoekers ontvangen
4 personen
52
Tickets controleren
3 personen
53
Infobalie bemannen
2 personen
54
Rondleidingen begeleiden
3 personen
55
Ambachten demonstreren
4 personen
56
Gevechtsdemonstraties begeleiden
6 personen
57
Historische verhalen vertellen
2 personen
58
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
59
Marktdeelnemers ondersteunen
2 personen
60
Hapjes serveren
3 personen
61
Dranken serveren
3 personen
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Koffie en thee bijvullen
2 personen
64
Afvalbakken legen
2 personen
65
Toiletten controleren
2 personen
66
Terreinrondes lopen
2 personen
67
Avondprogramma begeleiden
4 personen
68
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

69
Kassa afsluiten
2 personen
70
Rekwisieten verzamelen
4 personen
71
Marktvoorraad inpakken
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Catering opruimen
3 personen
74
Tenten en decoratie afbreken
6 personen
75
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
76
Terrein schoonmaken
5 personen
77
Afval afvoeren
3 personen
78
Materialen terugbrengen
4 personen
79
Geleende kleding retourneren
2 personen
80
Geleende rekwisieten retourneren
2 personen
81
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
82
Borg en sleutels afhandelen
83
Gevonden voorwerpen verwerken
84
Facturen controleren
85
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 8
Afzethekkenaantal 30
Klapkarrenaantal 4

Apparatuur

Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Kassa'saantal 2
Pinautomatenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Historische vlaggenaantal 20
Wimpelslingersaantal 12
Houten uithangbordenaantal 10
Hooibalenaantal 20
Houten kistenaantal 16
Aarden kruikenaantal 12
Lantaarnsaantal 20
Kunstvuurhaardaantal 2
Strobalenhoezenaantal 10
Houten schildenaantal 12
Replica zwaardenaantal 12
Replica helmenaantal 12
Houten oefensperenaantal 8
Historische kledingsetsaantal 20
Leren buidelsaantal 20
Ambachtsmaterialenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 16
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vergunningen, verzekering en reserveringen direct na het vastleggen van datum en locatie. Houd hiervoor minimaal 12 weken ruimte aan, omdat wijzigingen in programma of terrein later gevolgen hebben voor je aanvraag.
Maak het programma pas definitief nadat demonstraties en marktdeelnemers zijn bevestigd. Zet per onderdeel een begintijd, opbouwtijd en verantwoordelijke in het draaiboek; reken bij een demonstratie minstens 30 minuten voor opbouw en controle.
Scheid publiek en deelnemers op de plattegrond met publieksroutes, afzethekken en duidelijke infoborden. Geef elke route een logische ingang en uitgang en controleer vooraf of hulpdiensten overal kunnen komen.
Controleer historische kleding, rekwisieten en replica’s niet pas op de ochtend zelf. Plan een veiligheidscontrole uiterlijk 7 dagen vooraf en opnieuw bij opbouw, vooral voor scherpe onderdelen, vuur, wapens en losse materialen.
Maak één communicatiepunt voor vrijwilligers en deelnemers met portofoons en deelnemersinformatie. Deel dieetwensen, parkeerinformatie, plattegrond en aankomsttijden uiterlijk 7 dagen vooraf; wijs daarnaast per zone een aanspreekpunt aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een re-enactmentfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf. Leg datum, locatie, historische thema’s en vergunningen in de eerste 4 tot 8 weken vast; daarna kun je programma, demonstraties en marktdeelnemers gericht bevestigen.
Welke vergunningen heb je nodig voor een re-enactmentfestival?: Dat hangt af van locatie en activiteiten, maar controleer in elk geval evenementenvergunningen, gebruik van openbaar terrein, geluid, alcohol en demonstraties met vuur of replica’s. Start de aanvraag minimaal 12 weken vooraf en vraag de gemeente welke stukken nodig zijn.
Hoe maak je een veilig programma voor re-enactment?: Zet demonstraties niet direct naast publieksroutes en houd een duidelijk afgebakende veiligheidszone aan. Leg per demonstratie de verantwoordelijke, starttijd, stopprocedure en benodigde EHBO- en blusmiddelen vast; controleer replica’s en rekwisieten opnieuw op de opbouwdag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een re-enactmentfestival?: Maak een rooster per zone en tijdsblok in plaats van alleen een totaal aantal te bepalen. Reken minimaal 2 vrijwilligers voor publieksontvangst per ingang, 1 aanspreekpunt per activiteit en extra mensen voor opbouw, parkeerbegeleiding, EHBO-ondersteuning en afsluiting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.