Ein Re-enactment-Festival Schritt für Schritt organisieren

Ein Re-enactment-Festival braucht mehr als historische Kleidung und Vorführungen. Beginne mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Marktteilnehmer, Darsteller und Helfer einlädst. Danach folgen Programm, Lageplan, Besucherwege und ein Sicherheitskonzept, damit historische Szenen, Marktstände und Publikum zusammenpassen. Plane außerdem früh ein Wetterszenario: Zelte, Strom, Erste Hilfe und Beschilderung werden sonst oft erst kurz vor dem Aufbau organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen beantragen
3
Versicherung prüfen
4
Reservierungen vornehmen
5
Historische Themen festlegen
3 Personen
6
Programm zusammenstellen
2 Personen
7
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
8
Marktteilnehmer einladen
2 Personen
9
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
14
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
15
Publikumswege festlegen
2 Personen
16
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
17
Wetterszenario festlegen
2 Personen
18
Erste-Hilfe-Besetzung einteilen
19
Parkplan erstellen
20
Beschilderung entwerfen
21
Infotafeln erstellen
2 Personen
22
Namensschilder vorbereiten
23
Historische Kleidung kontrollieren
3 Personen
24
Requisiten kontrollieren
3 Personen
25
Repliken auf Sicherheit prüfen
3 Personen
26
Marktstände einteilen
2 Personen
27
Catering bestellen
2 Personen
28
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
29
Einkaufen gehen
3 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Location reinigen
3 Personen
32
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
33
Gelände absperren
4 Personen
34
Zelte aufbauen
6 Personen
35
Marktstände aufbauen
6 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
37
Dekoration aufhängen
4 Personen
38
Historisches Lager einrichten
5 Personen
39
Demonstrationsflächen abstecken
4 Personen
40
Publikumseingang einrichten
3 Personen
41
Infostand einrichten
2 Personen
42
Kasse einrichten
2 Personen
43
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
44
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
45
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
46
Kleidung und Requisiten bereitlegen
3 Personen
47
Freiwillige einweisen
3 Personen
48
Technik testen
2 Personen
49
Programm aufhängen
2 Personen
50
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen

Event

51
Besucher empfangen
4 Personen
52
Tickets kontrollieren
3 Personen
53
Infostand besetzen
2 Personen
54
Führungen begleiten
3 Personen
55
Handwerk vorführen
4 Personen
56
Kampfvorführungen begleiten
6 Personen
57
Historische Geschichten erzählen
2 Personen
58
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
59
Marktteilnehmer unterstützen
2 Personen
60
Snacks servieren
3 Personen
61
Getränke servieren
3 Personen
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
64
Mülleimer leeren
2 Personen
65
Toiletten kontrollieren
2 Personen
66
Geländerunden gehen
2 Personen
67
Abendprogramm betreuen
4 Personen
68
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

69
Kasse abschließen
2 Personen
70
Requisiten sammeln
4 Personen
71
Marktwaren einpacken
3 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Catering aufräumen
3 Personen
74
Zelte und Dekoration abbauen
6 Personen
75
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
76
Gelände reinigen
5 Personen
77
Abfall entsorgen
3 Personen
78
Materialien zurückbringen
4 Personen
79
Geliehene Kleidung zurückgeben
2 Personen
80
Geliehene Requisiten zurückgeben
2 Personen
81
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
82
Kaution und Schlüssel abwickeln
83
Gefundene Gegenstände bearbeiten
84
Rechnungen prüfen
85
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 100
BiertischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 30
KlappwagenAnz. 4

Ausstattung

Akku-LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 80
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
ThermoskannenAnz. 8

Dekoration

Historische FlaggenAnz. 20
WimpelgirlandenAnz. 12
HolzschilderAnz. 10
HeuballenAnz. 20
HolzkistenAnz. 16
TongefäßeAnz. 12
LaternenAnz. 20
KunstkaminAnz. 2
StrohballenbezügeAnz. 10
HolzschildenAnz. 12
ReplikaschwerterAnz. 12
HelmreplikenAnz. 12
HolzübungsspeereAnz. 8
Historische KleidungssetsAnz. 20
LederbeutelAnz. 20
HandwerksmaterialienAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 16
LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
HandfegerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Versicherung zuerst. Rechne für Rückfragen von Behörden und Veranstaltungsort mindestens vier bis acht Wochen ein, bevor Einladungen und Reservierungen endgültig herausgehen.
Lege das historische Thema fest, bevor du das Programm buchst. Plane pro Vorführung feste Aufbau- und Abbauzeiten ein und dokumentiere Ablauf, benötigte Requisiten sowie Sicherheitsabstände schriftlich.
Zeichne den Lageplan nicht erst am Aufbautag. Markiere Marktstände, Zelte, Kassen, Erste-Hilfe-Punkt, Absperrgitter, Parkflächen und Publikumswege; ein zusätzlicher Fluchtweg spart später Umbauzeit.
Plane Helfer in Schichten von zwei bis vier Stunden ein. Für Einlass, Funkgeräte, Erste Hilfe, Besucherfragen und den Abbau brauchst du andere Zuständigkeiten als für die eigentlichen Vorführungen.
Bereite Wetter- und Stromplan spätestens eine Woche vor dem Festival vor. Prüfe Zelte, Verlängerungskabel, Akku-Lautsprecher, Feuerlöscher und Taschenlampen und lege fest, wann eine Vorführung bei Regen ausfällt.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Planung eines Re-enactment-Festivals?: Plane mindestens drei bis sechs Monate ein. Genehmigungen, Versicherungsprüfung, Reservierungen und die Suche nach Marktteilnehmern sollten möglichst sechs bis acht Wochen vor dem Termin abgeschlossen sein.
Welche Genehmigungen braucht man für ein Re-enactment-Festival?: Das hängt von Ort und Programm ab. Kläre mindestens vier bis acht Wochen vorher, ob Genehmigungen für Veranstaltung, Marktstände, Musik, Ausschank, Verkehr und historische Repliken erforderlich sind.
Wie plant man die Sicherheit bei einem Re-enactment-Festival?: Erstelle vor dem Versand der Teilnehmerinformationen einen Lage- und Sicherheitsplan. Lege mindestens einen klaren Publikumsweg, abgesperrte Vorführflächen, einen Erste-Hilfe-Punkt und Zuständigkeiten für Notfälle fest.
Was muss man bei schlechtem Wetter vorbereiten?: Lege spätestens sieben Tage vorher fest, welche Programmpunkte in Zelte verlegt oder abgesagt werden. Prüfe außerdem, ob Zelte, Technik, Stromanschlüsse und Besucherwege auch bei Regen sicher nutzbar bleiben.

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