Zo organiseer je een raftingtocht
Een raftingtocht organiseer je niet op de dag zelf, maar vooral in de weken ervoor. Leg eerst de raftinglocatie, route en het vervoer vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten. Deelnemers moeten vooraf weten hoe laat ze vertrekken, wat ze meenemen en welke formulieren nodig zijn. Op de dag zelf draait alles om een strakke aankomst: aanwezigheid registreren, bagage waterdicht verpakken en pas daarna helmen, zwemvesten en veiligheidsinstructies regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Raftinglocatie reserveren
- 2
Vervoer reserveren
- 3
Route naar opstapplaats bepalen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Deelnemerslijst bijwerken
- 8
Noodcontacten verzamelen
- 9
Deelnemersinformatie versturen
- 10
Toestemmingsformulieren verzamelen
- 11
Weersverwachting controleren
- 12
Reservering opnieuw bevestigen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Eten voorbereiden
3 personen
- 16
Materialen controleren
2 personen
- 17
Deelnemers indelen
- 18
Route en planning printen
- 19
Vervoer inladen
3 personen
- 20
Eten en dranken inladen
2 personen
- 21
Opstapplaats klaarzetten
3 personen
Event
- 22
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 23
Bagage waterdicht verpakken
3 personen
- 24
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 25
Helmen en zwemvesten uitdelen
3 personen
- 26
Raften op de rivier
4 personen
- 27
Deelnemers terug verzamelen
3 personen
- 28
Natte kleding verzamelen
2 personen
- 29
Handen wassen laten uitvoeren
- 30
Buffettafels opbouwen
3 personen
- 31
Buffet klaarzetten
3 personen
- 32
Eten en drinken serveren
3 personen
- 33
Dranken bijvullen
2 personen
- 34
Groepsfoto maken
- 35
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
Nazorg
- 36
Afval verzamelen
3 personen
- 37
Servies en materiaal afwassen
3 personen
- 38
Locatie schoonmaken
3 personen
- 39
Materiaal terug inladen
3 personen
- 40
Raftingmateriaal retourneren
2 personen
- 41
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
- 42
Restanten opbergen
2 personen
- 43
Afval wegbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Raftsaantal 3
- Peddelsaantal 24
- Zwemvestenaantal 24
- Helmenaantal 24
- Werplijnenaantal 3
- Fluitjesaantal 6
- Waterdichte tonnenaantal 6
- Waterdichte telefoonhoezenaantal 6
- Drybagsaantal 24
- Thermodekensaantal 6
- Handdoekenaantal 24
- Rubberen laarzenaantal 24
- Zonnebrilkoordenaantal 24
Apparatuur
- Mobiele telefoonsaantal 3
- Powerbanksaantal 4
- Verlengkabelsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Koelelementenaantal 16
- Thermoskannenaantal 3
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 24
- Partytentaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbare kommenaantal 30
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Besteksetsaantal 30
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Openersaantal 3
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Voedselbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Handzeepaantal 3
- Desinfecterende gelaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Emmersaantal 3
- Afvalgrijpersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
- Hoofdlampenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de raftinglocatie en het vervoer zodra je een voorlopige groepsgrootte hebt. Bevestig beide reserveringen opnieuw kort voor vertrek, zodat wijzigingen in route, capaciteit of starttijd niet pas bij de opstapplaats opvallen.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet daarin de vertrektijd, route naar de opstapplaats, kledingadvies, informatie over waterdichte telefoonhoezen en de deadline voor toestemmingsformulieren.
- Maak de deelnemerslijst niet alleen op naam, maar ook op noodcontact, dieetwens en vervoersindeling. Controleer de lijst bij aankomst en houd een actuele kopie bij de organisator en in het voertuig.
- Verpak telefoons, kleding en andere bagage vóór het instappen in drybags of waterdichte tonnen. Geef per persoon zo min mogelijk losse spullen mee; natte handdoeken en reservekleding horen pas na de tocht uit de afgesloten bagage.
- Plan vóór de veiligheidsinstructie tijd voor uitdelen en controleren van helmen en zwemvesten. Leg peddels, werplijnen en fluitjes klaar en controleer ook koelboxen, thermoskannen en eten voordat het vervoer vertrekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een raftingtocht reserveren?
- Reserveer de locatie en het vervoer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. In drukke periodes kan een groep sneller volgeboekt zijn, waardoor je minder keuze hebt in starttijd en route.
- Wat moet ik vooraf aan deelnemers van een raftingtocht vragen?
- Vraag uiterlijk 2 weken voor vertrek om de definitieve aanmelding, dieetwensen, noodcontacten en eventuele toestemmingsformulieren. Werk de deelnemerslijst daarna nog één keer bij zodra de inschrijving sluit.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de voorbereiding op de opstapplaats?
- Plan minimaal 30 minuten tussen aankomst en vertrek op het water. In die tijd registreer je aanwezigheid, verpak je bagage waterdicht, deel je helmen en zwemvesten uit en geef je de veiligheidsinstructie.
- Wanneer controleer ik het weer voor een raftingtocht?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig daarna de reservering en informeer de groep meteen als kleding, route of vertrektijd moet worden aangepast.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!