Organiser une sortie en rafting sans rien oublier

Une sortie en rafting se prépare dans un ordre précis : réservation de l’activité, transport, inscriptions, autorisations et organisation du départ. Commencez par confirmer le lieu, l’itinéraire et les horaires, puis centralisez les informations de chaque participant. Les détails souvent oubliés sont les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et la protection des affaires contre l’eau. Le jour venu, prévoyez du temps pour enregistrer les participants, distribuer les équipements et donner les consignes de sécurité avant l’embarquement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de rafting
2
Réserver le transport
3
Définir l’itinéraire jusqu’au point de départ
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Recueillir les contacts d'urgence
9
Envoyer les informations aux participants
10
Collecter les formulaires d’autorisation
11
Vérifier les prévisions météo
12
Reconduire la réservation
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer la nourriture
3 personnes
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Répartir les participants
18
Imprimer l'itinéraire et le planning
19
Charger le transport
3 personnes
20
Charger la nourriture et les boissons
2 personnes
21
Installer le point de départ
3 personnes

Événement

22
Enregistrer la présence
2 personnes
23
Emballer les bagages de façon étanche
3 personnes
24
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
25
Distribuer les casques et les gilets de sauvetage
3 personnes
26
Descente en rafting sur la rivière
4 personnes
27
Rassembler les participants
3 personnes
28
Rassembler les vêtements mouillés
2 personnes
29
Faire procéder au lavage des mains
30
Installer les tables de buffet
3 personnes
31
Mettre le buffet en place
3 personnes
32
Servir à manger et à boire
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Prendre une photo de groupe
35
Accompagner les participants vers le transport
2 personnes

Suivi

36
Rassembler les déchets
3 personnes
37
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Recharger le matériel
3 personnes
40
Retourner le matériel de rafting
2 personnes
41
Rendre les objets empruntés
2 personnes
42
Ranger les restes
2 personnes
43
Évacuer les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Raftsqté 3
Pagaiesqté 24
Gilets de sauvetageqté 24
Casquesqté 24
Lignes de lancerqté 3
Siffletsqté 6
Tonneaux étanchesqté 6
Étuis étanches pour téléphoneqté 6
Sacs étanchesqté 24
Marqueurs thermiquesqté 6
Serviettesqté 24
Bottes en caoutchoucqté 24
Cordons de lunettes de soleilqté 24

Équipement

Téléphones portablesqté 3
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Thermosqté 3

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tente de réceptionqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 30
Bols réutilisablesqté 30
Gobelets réutilisablesqté 40
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Ouvre-bouteillesqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Savon pour les mainsqté 3
Gel désinfectantqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Seauxqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Lampes frontalesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez le rafting et le transport avant d’envoyer les invitations : indiquez clairement l’heure de rendez-vous, le point de départ et l’heure prévue du retour. Vérifiez ensuite que l’itinéraire routier correspond bien au lieu d’embarquement.
Fixez une date limite d’inscription et demandez en même temps les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les autorisations nécessaires. Mettez la liste des participants à jour au moins une fois avant le départ.
Contrôlez les prévisions météo la veille et le matin même, puis confirmez la réservation si les conditions restent adaptées. Préparez une solution de report plutôt que d’attendre le dernier moment pour prévenir le groupe.
Emballez les téléphones, papiers et vêtements de rechange dans des sacs ou tonneaux étanches. Les serviettes, bottes et cordons pour lunettes doivent être accessibles avant de monter dans le raft, pas au fond du transport.
Prévoyez un créneau d’accueil avant l’activité pour enregistrer les présences, répartir les participants et distribuer casques et gilets de sauvetage. Gardez l’itinéraire et le planning imprimés, même si le groupe dispose de téléphones.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver une sortie en rafting ?: Réservez le lieu de rafting et le transport dès que la date et le nombre approximatif de participants sont connus. Fixez une date limite d’inscription, puis reconfirmez la réservation après la vérification météo, idéalement la veille.
Que faut-il demander aux participants avant une sortie en rafting ?: Demandez leur inscription, leurs besoins alimentaires, un contact d’urgence et les formulaires d’autorisation nécessaires. Centralisez ces informations au plus tard quelques jours avant le départ pour pouvoir corriger la liste et la répartition.
Combien de temps prévoir avant le départ du rafting ?: Prévoyez au moins 30 minutes avant l’horaire d’embarquement pour enregistrer les présences, répartir le groupe et distribuer les équipements. Ajoutez davantage de marge si le transport doit encore être chargé sur place.
Comment protéger ses affaires pendant une sortie en rafting ?: Placez les téléphones et objets importants dans des étuis ou sacs étanches, puis regroupez les bagages dans des tonneaux étanches. Préparez aussi les vêtements de rechange et les serviettes avant le départ, afin de ne pas ouvrir les bagages pendant l’activité.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.