Zo organiseer je een raftingtocht met barbecue

Begin niet met de barbecue, maar met de raftingroute en de datum. De aanbieder bepaalt vaak de starttijd, veiligheidsvoorwaarden en benodigde uitrusting; daarop stem je vervoer, uitnodigingen en het eetmoment af. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en leg uiterlijk een week vooraf de deelnemerslijst vast. Op de dag zelf draait alles om een strak verzamelpunt, droge spullen en een duidelijke overgang van water naar lunch en barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Raftingroute en datum kiezen
2 personen
2
Raftingaanbieder reserveren
3
Vervoer naar startpunt reserveren
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst vastleggen
8
Raftingvoorwaarden doorsturen
9
Maaltijd en boodschappen bepalen
2 personen
10
Barbecuebenodigdheden reserveren
11
Weersverwachting controleren
12
Route en noodnummers afdrukken
13
Deelnemers praktische info sturen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
17
Barbecuevlees marineren
2 personen
18
Materiaal controleren
2 personen
19
Transport en brandstof bevestigen

Event

20
Verzamelpunt gereedmaken
3 personen
21
Tafels en banken opstellen
3 personen
22
Barbecue en kooktafel opstellen
2 personen
23
Deelnemers ontvangen
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
25
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
26
Naar het startpunt vertrekken
2 personen
27
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
28
Reddingsvesten en helmen uitdelen
3 personen
29
Rafts te water laten
4 personen
30
Raftingtocht begeleiden
4 personen
31
Materiaal uitladen
4 personen
32
Omkleedruimte begeleiden
2 personen
33
Barbecue aansteken
2 personen
34
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
35
Barbecue serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
37
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
38
Deelnemers naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
39
Barbecue doven
2 personen

Nazorg

40
Tafels en banken afbreken
3 personen
41
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
42
Locatie schoonmaken
3 personen
43
Materiaal laten drogen
2 personen
44
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
45
Koelboxen en transport reinigen
2 personen
46
Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Bierbankenaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Partytent

Sportmateriaal

Raftsaantal 3
Peddelsaantal 24
Reddingsvestenaantal 24
Helmenaantal 24
Wetsuitsaantal 24
Waterschoenenaantal 24
Werplijnenaantal 3
Fluitjesaantal 6
Waterdichte tassenaantal 6
Waterdichte telefoonhoesjesaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Gasbarbecue
Gasflessenaantal 2
Gasaanstekeraantal 2
Thermoskannenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 6
Tangenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Aluminium schalenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 30
Koffielepelsaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Handdoekenaantal 12
Desinfectiesprayaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Waterdichte routekaartenaantal 3
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de raftingaanbieder en het vervoer in dezelfde planningsstap. Controleer of de aankomsttijd bij het startpunt past bij het verzamelmoment en of de terugrit ruimte laat voor omkleden en barbecueën.
Stuur de raftingvoorwaarden direct met de uitnodiging mee en herhaal de praktische informatie enkele dagen vooraf. Vermeld wat deelnemers zelf meenemen, zoals geschikte kleding, en waar waterdichte tassen en telefoonhoesjes voor zijn.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Gebruik die lijst voor dieetwensen, lunchpakketten, dranken en materiaalcontrole; zo kom je niet op de ochtend zelf achter een vegetarisch of allergisch menu.
Plan eten dat na het raften snel uit te delen is. Maak lunchpakketten vooraf, koel dranken in koelboxen en marineer het barbecuevlees vóór vertrek; reken na aankomst op minstens 30 minuten voor opstellen en omkleden.
Controleer 24 uur vooraf het weer, transport, brandstof en de raftinguitrusting. Leg route, noodnummers en de deelnemerslijst geprint klaar en wijs één persoon aan voor aanwezigheid en één voor de barbecue.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een raftingtocht met barbecue reserveren?: Reserveer de raftingaanbieder en het vervoer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. In drukke periodes kan een beschikbare route of starttijd eerder vol zitten; leg de datum daarom eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een raftingtocht met barbecue?: Voorzie per deelnemer een lunchpakket voor direct na het raften en reken voor de barbecue op ongeveer 250 tot 300 gram vlees of vegetarische alternatieven. Neem daarnaast 2 tot 3 drankjes per persoon mee voor het eerste uur na aankomst, plus water voor de hele groep.
Wat moet ik meenemen naar een raftingtocht met barbecue?: Plan naast de raftuitrusting droge kleding, waterdichte tassen en telefoonhoesjes, koelboxen, barbecue, gasflessen en servies. Controleer alles uiterlijk de avond ervoor en houd veiligheidsmateriaal zoals reddingsvesten, helmen, werplijnen en fluitjes apart van de etenswaren.
Wanneer controleer ik het weer voor een raftingtocht met barbecue?: Bekijk de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur voor vertrek. Neem bij kans op regen een partytent mee, controleer of de aanbieder de tocht aanpast en stuur deelnemers dezelfde dag nog eventuele wijzigingen in verzamelpunt of kledingadvies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.