Zo organiseer je een pumptrackwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat, de categorieën en het reglement voordat je deelnemers uitnodigt. Reserveer daarna de pumptracklocatie en controleer uiterlijk enkele weken vooraf vergunningen, verzekering en veiligheidsmaatregelen. Leg jury, EHBO en vrijwilligers vast en richt je registratie zo in dat startnummers en startlijsten op tijd klaarstaan. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke briefing, een veilige baan en een strak tijdschema.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
3
Reglement opstellen
2 personen
4
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
5
Wedstrijdlocatie reserveren
6
Vergunningen controleren
7
Verzekering controleren
8
Juryleden vastleggen
2 personen
9
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Promotie online publiceren
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Startnummers toewijzen
2 personen
17
Startlijsten opstellen
2 personen
18
Prijzen bestellen
19
Huurmaterialen reserveren
20
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Startnummers afdrukken
23
Deelnemersinformatie afdrukken
24
Weersverwachting controleren
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Batterijen opladen
2 personen
28
Locatie inspecteren
3 personen
29
Pumptrack schoonvegen
4 personen
30
Afzettingen plaatsen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
34
Jurytafel inrichten
2 personen
35
Cateringpunt inrichten
3 personen
36
Geluid en microfoon testen
2 personen
37
Tijdwaarneming testen
3 personen
38
EHBO-punt inrichten
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

40
Deelnemers aanmelden
4 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Fietsen en helmen controleren
3 personen
43
Vrije training begeleiden
4 personen
44
Rijdersbriefing geven
2 personen
45
Kwalificatierondes begeleiden
6 personen
46
Tussenstanden registreren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
49
Finalisten bekendmaken
50
Finales begeleiden
6 personen
51
Uitslagen controleren
3 personen
52
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
53
Winnaars fotograferen
2 personen
54
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

55
Wedstrijdterrein afzetten
3 personen
56
Afval verzamelen
4 personen
57
Servies en materialen reinigen
3 personen
58
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
59
Locatie schoonmaken
4 personen
60
Materialen inladen
4 personen
61
Huurmaterialen retourneren
2 personen
62
Uitslagen online publiceren
63
Deelnemers bedanken
2 personen
64
Beschadigde materialen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Jurytafel
Kledingrek

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Stopcontactverdelersaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Megafon

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerbandenaantal 120
Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 3
Inbussleutelsetsaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietspomp met manometer
Stopwatchaantal 4
Telbordenaantal 4
Medaillesaantal 12
Bekersaantal 12
Podiumblokkenaantal 3
EHBO-kofferaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Koelkompressenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 15
Portofoonsaantal 8
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
A4-printpapieraantal 2
Weegschalenaantal 2
Nummerbordjesaantal 20
Afzethekkenaantal 30
Lintafzettingaantal 4
Verkeerskegelsaantal 30
Zandzakkenaantal 20
Vloermattenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Schenkkommenaantal 6
Dienbladenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Podiumachtergrond
Vlaggenlijnenaantal 8
Bannersaantal 6
Richtingbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponsjesaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format vroeg vast: bepaal hoeveel rondes en categorieën je hebt en noteer per onderdeel hoe de tijd wordt gemeten. Zo kunnen deelnemers en juryleden dezelfde informatie gebruiken.
Controleer locatie, vergunningen en verzekering minimaal 6 weken voor de wedstrijd. Vraag ook na waar partytenten, jurytafel, speakers en stroom veilig mogen staan.
Plan EHBO en vrijwilligers per taak, niet alleen per persoon. Zorg dat er tijdens alle wedstrijdblokken iemand bij de EHBO-koffer staat en dat een tweede vrijwilliger de startnummers en deelnemers controleert.
Sluit de inschrijving uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna namen, categorieën en dieetwensen, wijs startnummers toe en druk startlijsten en deelnemersinformatie af.
Test de techniek en het materiaal een dag eerder: controleer laptop, printer, stopwatch, microfoon, verlengkabels en powerbanks. Leg daarnaast fietspompen, inbussleutelsets, bandenlichters en reservebinnenbanden bij een vaste reparatieplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een pumptrackwedstrijd organiseren?: Begin minstens 8 weken vooraf met het format, de locatie en de veiligheidsafspraken. Regel vergunningen, verzekering, jury en EHBO uiterlijk 6 weken voor de wedstrijddag, omdat wijzigingen daarna lastig op te vangen zijn.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een pumptrackwedstrijd?: Plan minimaal 2 juryleden: één voor de tijdwaarneming en één voor de registratie of controle. Bij meerdere categorieën of gelijktijdige runs heb je per gelijktijdige baan of meetpunt extra bezetting nodig.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een pumptrackwedstrijd?: Sluit de inschrijving 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Gebruik die periode om deelnemersgegevens te controleren, startnummers toe te wijzen en de startlijsten af te drukken.
Wat moet je op de wedstrijddag klaarzetten?: Zet minstens 2 uur voor de eerste start de registratie, jurytafel, geluidsinstallatie en EHBO-post klaar. Leg ook startnummerbanden, stopwatch, telborden, reparatiemateriaal, medailles en podiumblokken op vaste plekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.