Organiser une compétition de pumptrack, étape par étape

Une compétition de pumptrack réussie repose d’abord sur un format compréhensible et un circuit disponible aux bonnes dates. Fixez les catégories, rédigez le règlement et vérifiez les autorisations, l’assurance et les secours avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, préparez les bénévoles, les listes de départ, les numéros et le matériel technique. Les oublis les plus fréquents concernent la gestion des données participants, les solutions météo et les pièces de rechange pour les vélos.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Définir les catégories de compétition
2 personnes
3
Rédiger le règlement
2 personnes
4
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
5
Réserver le lieu du concours
6
Vérifier les autorisations
7
Vérifier l’assurance
8
Définir les membres du jury
2 personnes
9
Assurer la présence des secours
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Publier la promotion en ligne
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Vérifier les données des participants
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
17
Établir les listes de départ
2 personnes
18
Commander les prix
19
Réserver le matériel de location
20
Établir la liste de courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Imprimer les dossards
23
Imprimer les informations des participants
24
Vérifier les prévisions météo
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Recharger les batteries
2 personnes
28
Inspecter le lieu
3 personnes
29
Balayer le pumptrack
4 personnes
30
Installer les barrières
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
34
Installer la table du jury
2 personnes
35
Aménager le point de restauration
3 personnes
36
Tester le son et le micro
2 personnes
37
Tester le chronométrage
3 personnes
38
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Inscrire les participants
4 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Vérifier les vélos et les casques
3 personnes
43
Encadrer l’entraînement libre
4 personnes
44
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
45
Animer les tours de qualification
6 personnes
46
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
49
Annoncer les finalistes
50
Encadrer les finales
6 personnes
51
Vérifier les résultats
3 personnes
52
Assurer la remise des prix
3 personnes
53
Photographier les gagnants
2 personnes
54
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

55
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
56
Rassembler les déchets
4 personnes
57
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
58
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
59
Nettoyer le lieu
4 personnes
60
Charger le matériel
4 personnes
61
Retourner les matériels de location
2 personnes
62
Publier les résultats en ligne
63
Remercier les participants
2 personnes
64
Signaler les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Table du jury
Portant à vêtements

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Micro sans fil
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 6
Batteries externesqté 4
Mégaphone

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 3
Jeux de clés Allenqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 12
Pompe à vélo avec manomètre
Chronomètreqté 4
Panneaux de comptageqté 4
Médaillesqté 12
Gobeletsqté 12
Blocs de podiumqté 3
Trousse de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Packs de froidqté 12
Gilets de sécuritéqté 15
Talkies-walkiesqté 8
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Papier d'impression A4qté 2
Balancesqté 2
Numéros de tableqté 20
Barrières de sécuritéqté 30
Balisage à rubanqté 4
Cônes de signalisationqté 30
Sacs de sableqté 20
Tapis de solqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4
Saladiersqté 6
Plateauxqté 6
Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannièresqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Définissez les catégories et le mode de classement avant toute promotion. Précisez notamment le nombre de passages, le départ, les éventuelles égalités et les critères utilisés par le jury.
Finalisez le règlement et le plan de sécurité avant d’envoyer les invitations. Gardez une version imprimée pour le jury, les bénévoles et le poste d’accueil le jour de la compétition.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant l’épreuve pour vérifier les données, recueillir les besoins alimentaires, attribuer les numéros et établir les listes de départ sans précipitation.
Prévoyez un poste de chronométrage alimenté et une solution de secours. Testez l’ordinateur, les tablettes, l’imprimante, les rallonges et les batteries avant l’arrivée des participants.
Contrôlez la météo 48 heures puis 24 heures avant l’événement. Préparez les tentes, les couvertures de survie, la trousse de premiers secours et les pièces vélo nécessaires avant le montage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de pumptrack ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le site, vérifier les autorisations et l’assurance, recruter les bénévoles, promouvoir l’épreuve et traiter les inscriptions.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de pumptrack ?: Une clôture 7 jours avant la compétition laisse le temps de vérifier les informations des participants, attribuer les numéros de départ et imprimer les documents. Pour un grand nombre d’inscrits, prévoyez plutôt 10 à 14 jours.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de pumptrack ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 bénévoles pour l’accueil, le contrôle des départs, la circulation, le classement, l’installation et le rangement. Ajoutez une personne dédiée aux annonces si le site est vaste.
Que faut-il prévoir en cas de panne ou de crevaison ?: Gardez au moins deux pompes, un manomètre, deux jeux de clés Allen, deux démonte-pneus et plusieurs chambres à air de rechange. Vérifiez aussi les vélos de réserve avant l’ouverture du site.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.