Zo organiseer je een publiekscongres

Begin met de datum, locatie en hoofdlijnen van het programma. Leg daarna de tijden en sprekers vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen starten. Verzamel dieetwensen en bezoekersgegevens direct via het aanmeldformulier; die informatie heb je later nodig voor catering en naamkaartjes. Plan de laatste week vooral voor controles: presentaties testen, techniek klaarzetten, bewegwijzering ophangen en de registratiebalie inrichten. Op de congresdag zelf werk je van zaalopstelling naar ontvangst en programma.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Sprekers uitnodigen
4
Sprekersgegevens verzamelen
5
Presentaties verzamelen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekerslijst controleren
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Programmafolders printen
2 personen
14
Route- en zaalbordjes maken
15
Sprekersbriefing versturen
16
Reserveringen controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Sprekerspresentaties testen
2 personen
20
Techniek klaarzetten
3 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Registratiebalie inrichten
2 personen
24
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
25
Programmafolders klaarleggen
2 personen
26
Routebordjes ophangen
2 personen
27
Decoratie ophangen
2 personen
28
Koffiepunten inrichten
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
32
Presentaties klaarzetten
2 personen
33
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
34
Verlichting controleren
2 personen
35
Zaalcontrole uitvoeren
2 personen

Event

36
Registratiebalie bemannen
4 personen
37
Bezoekers verwelkomen
3 personen
38
Naamkaartjes uitdelen
3 personen
39
Koffie en thee serveren
3 personen
40
Opening begeleiden
2 personen
41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Presentaties bedienen
2 personen
43
Microfoons beheren
2 personen
44
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
45
Dranken bijvullen
3 personen
46
Koffiepunten aanvullen
2 personen
47
Pauzehapjes serveren
3 personen
48
Afval tijdens pauze verwijderen
2 personen
49
Programmawijzigingen communiceren
50
Panelgesprek begeleiden
2 personen
51
Buffet uitserveren
5 personen
52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
53
Buffet aanvullen
3 personen
54
Servies inzamelen
3 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Avondprogramma begeleiden
2 personen
57
Publieksvragen verzamelen
2 personen
58
Einde aankondigen
59
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
62
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
63
Servies afwassen
4 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten controleren
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
72
Bezoekersmail versturen
73
Sprekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 220
Tafelsaantal 24
Registratietafelsaantal 2
Sprekerstafelsaantal 2
Krukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Presentatieklikkersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
WiFi-versterkersaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 6
LED-lichtsnoerenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 240
Waterglazenaantal 240
Wijnglazenaantal 220
Dinerbordenaantal 240
Dessertbordenaantal 240
Besteksetsaantal 240
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Koffiekannenaantal 8
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Serveerbladenaantal 16

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Stoelhoezenaantal 220
Achterwanddoekenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 220
Pijlbordjesaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 8 weken vooraf vast. Reserveer per spreker niet alleen spreektijd, maar ook tijd voor vragen, wissels en eventuele uitloop.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programma bekend zijn. Vraag meteen om naam, organisatie, dieetwensen en toestemming voor relevante communicatie.
Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op. Test elk bestand op de gebruikte laptop en projector en neem HDMI-kabels, adapters en een presentatieklikker mee.
Richt de registratiebalie minstens 60 minuten voor inloop in. Leg naamkaartjes alfabetisch klaar, zet programmafolders zichtbaar neer en hang route- en zaalbordjes bij elke belangrijke afslag.
Controleer de techniek en zaalopstelling de dag vóór het congres. Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel en projectie afzonderlijk en werk kabels weg met kabelgoten om struikelgevaar te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een publiekscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie en het programma vastleggen, sprekers uitnodigen, aanmeldingen openen en techniek of catering tijdig controleren.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een publiekscongres?: Verstuur de eerste uitnodiging zodra datum, locatie en programmaonderdelen vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Stuur ongeveer 7 dagen voor het congres een praktische herinnering met route, tijden en eventuele dieet- of bereikbaarheidsinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de registratie van een congres?: Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw en controle van de registratiebalie. Zorg dat naamkaartjes en bezoekerslijst uiterlijk 1 werkdag vooraf zijn gecontroleerd, zodat je bij binnenkomst alleen wijzigingen hoeft te verwerken.
Wanneer test je presentaties en congresapparatuur?: Verzamel presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf en test ze daarna op de congreslaptop en projector. Doe op de locatie nog een volledige technische test van microfoons, geluid, beeld en kabels; plan daarvoor minstens 60 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.