Organiser un congrès du public, étape par étape

Un congrès du public se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, programme et intervenants doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un circuit clair pour recueillir les informations des participants, leurs besoins alimentaires et les contenus des présentations. La dernière semaine sert surtout à vérifier les réservations, tester la technique et finaliser les badges, programmes et panneaux. Le jour J, installez l’accueil et la salle avant l’arrivée des premiers participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Inviter les intervenants
4
Rassembler les informations des intervenants
5
Rassembler les présentations
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les programmes
2 personnes
14
Créer les panneaux de route et de salle
15
Envoyer le briefing des intervenants
16
Vérifier les réservations
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Tester les présentations des intervenants
2 personnes
20
Installer la technique
3 personnes
21
Installer les chaises
4 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
25
Préparer les brochures du programme
2 personnes
26
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
27
Installer la décoration
2 personnes
28
Aménager les points café
3 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Monter le buffet traiteur
3 personnes
32
Préparer les présentations
2 personnes
33
Effectuer la vérification du son
2 personnes
34
Vérifier l'éclairage
2 personnes
35
Effectuer le contrôle de la salle
2 personnes

Événement

36
Tenir le bureau d’inscription
4 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Distribuer les badges
3 personnes
39
Servir le café et le thé
3 personnes
40
Accompagner l'ouverture
2 personnes
41
Accueillir les intervenants
2 personnes
42
Animer les présentations
2 personnes
43
Gérer les micros
2 personnes
44
Animer les questions de la salle
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les points café
2 personnes
47
Servir les en-cas de pause
3 personnes
48
Retirer les déchets pendant la pause
2 personnes
49
Communiquer les changements de programme
50
Animer le débat
2 personnes
51
Servir le buffet
5 personnes
52
Servir les repas diététiques
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Collecter la vaisselle
3 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Encadrer le programme du soir
2 personnes
57
Recueillir les questions du public
2 personnes
58
Annoncer la fin
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Éteindre la technique
2 personnes
61
Ranger le matériel en lieu sûr
3 personnes
62
Stocker les restes au frais
2 personnes
63
Faire la vaisselle
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer la salle
4 personnes
68
Vérifier les toilettes
69
Rassembler les objets trouvés
70
Retourner les matériels de location
2 personnes
71
Ranger le matériel restant
2 personnes
72
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
73
Envoyer un message de remerciement aux intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 220
Tablesqté 24
Tables d’inscriptionqté 2
Tables des intervenantsqté 2
Tabouretsqté 6
Portantsqté 3
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Cliques de présentationqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Répéteurs WiFiqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 240
Verres à eauqté 240
Verres à vinqté 220
Assiettes de dînerqté 240
Assiettes à dessertqté 240
Couvertsqté 240
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Décoration

Nappesqté 24
Housses de chaiseqté 220
Toiles de fondqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 12
Porte-nomsqté 220
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et les horaires, puis écrivez le programme dans l’ordre exact des séquences. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux interventions pour les changements de salle ou de matériel.
Invitez les intervenants avant de publier le formulaire d’inscription. Demandez leur biographie, leur titre, leurs besoins techniques et leur présentation au plus tard 7 jours avant le congrès.
Fermez les inscriptions assez tôt pour contrôler la liste des participants et les besoins alimentaires. Préparez les badges nominatifs et imprimez les programmes au moins 2 jours avant l’événement.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur et le projecteur qui seront utilisés sur place. Vérifiez notamment les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones sans fil et le son avant l’ouverture des portes.
Installez l’accueil, les chaises, les tables et la signalétique avant de tester la technique une dernière fois. Prévoyez des panneaux visibles vers la salle, l’inscription et les espaces utiles : les participants les chercheront dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un congrès du public ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le congrès. Gardez ensuite plusieurs jours pour traiter les demandes et corriger la liste des participants.
Quand envoyer le briefing aux intervenants ?: Envoyez un premier briefing environ 2 semaines avant l’événement, avec les horaires, l’accès et le déroulement. Demandez les présentations définitives au plus tard 7 jours avant, puis confirmez les détails une dernière fois 2 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un congrès ?: Réservez au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, l’accueil, les badges et la signalétique. Ajoutez 30 à 45 minutes pour tester les présentations, les microphones, les haut-parleurs et les projecteurs.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Préparez les badges dès que les inscriptions sont stabilisées, généralement 2 jours avant le congrès. Imprimez les programmes et les brochures après la dernière vérification des horaires, afin d’éviter une réimpression de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.