Zo organiseer je een promenadeconcert

Begin met de datum en route: een promenadeconcert vraagt meer voorbereiding dan een optreden op één vaste plek. Controleer daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en afspraken met omwonenden, en leg artiesten, programma en techniek vast. Werk vervolgens met één planning voor reserveringen, vrijwilligers, catering en communicatie. Plan de opbouw ruim voor het eerste optreden, zodat podiumdelen, partytenten, geluid en stroom getest zijn voordat het publiek arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Artiesten contracteren
2 personen
4
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
5
Artiesteninformatie verzamelen
6
Technische wensen vastleggen
2 personen
7
Reserveringen voor materiaal maken
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Omwonenden informeren
2 personen
13
Verkeersroute controleren
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Artiestenplanning bevestigen
17
Vrijwilligersindeling bevestigen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken gekoeld zetten
2 personen
20
Catering voorbereiden
3 personen
21
Materialen ophalen
2 personen
22
Locatie inspecteren
2 personen
23
Afzettingen plaatsen
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Podiumdelen plaatsen
4 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
27
Microfoons aansluiten
2 personen
28
Verlichting installeren
3 personen
29
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Buffet en bar inrichten
3 personen
32
Catering uitstallen
3 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Programma- en routeborden plaatsen
2 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Soundcheck begeleiden
3 personen
39
Bezoekers welkom heten
3 personen
40
Programma uitdelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Eerste concertblok begeleiden
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
3 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Artiesten begeleiden bij wissel
2 personen
47
Tweede concertblok begeleiden
2 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Warme hapjes uitserveren
3 personen
50
Pauzeprogramma aankondigen
51
Verlichting bijstellen
2 personen
52
Derde concertblok begeleiden
2 personen
53
Dessert en koffie serveren
3 personen
54
Publieksvragen begeleiden
55
Slotoptreden begeleiden
2 personen
56
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Meubilair afbreken
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen terugbrengen
2 personen
67
Apparatuur retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Tafelrokkenaantal 8

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Diosetsaantal 4
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Jackkabelsaantal 8
Stroomhaspelsaantal 6
Verdeelstekkersaantal 10
Laptop voor muziek
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Verlengkabelsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Programmabordenaantal 6
Routebordenaantal 8
Pijlenstickersaantal 24
Tafeldecoratieaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiegelaantal 4

Overig

Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 12
Kabelmattenaantal 12
Tie-wrapsaantal 200
Gaffer tapeaantal 6
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
EHBO-set
Paraplu'saantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en speelplekken eerst vast en koppel daar het programma aan. Noteer per locatie hoeveel ruimte nodig is voor podiumdelen, podiumtrap, publiek en doorgang; zo voorkom je dat materiaal later niet past.
Regel techniek per artiest, niet alleen per podium. Verzamel microfoon-, DI-box- en monitoreisen vooraf en reserveer mengpaneel, luidsprekers, subwoofers, microfoonstatieven en kabels pas nadat die gegevens compleet zijn.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk een week vooraf definitief. Wijs per routegedeelte iemand aan voor ontvangst, publieksstroom, catering en materiaal; houd daarnaast één contactpersoon beschikbaar voor artiesten en techniek.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst afzettingen en stroom, daarna podiumdelen en partytenten, vervolgens licht en geluid. Test alle microfoons en luidsprekers vóór de soundcheck en leg reservebatterijen en een laptop voor muziek klaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet dranken gekoeld, bereid catering en controleer programmaborden pas nadat de route en tijden definitief zijn, zodat je geen drukwerk of boodschappen hoeft te vervangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een promenadeconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en artiesten. Reserveer materiaal en werf vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor het concert; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en draaiboekcontrole.
Wanneer regel je een vergunning voor een promenadeconcert?: Controleer de vergunningsplicht direct nadat datum en route zijn vastgesteld, dus idealiter 10 tot 12 weken vooraf. Houd rekening met extra afstemming voor afzettingen, verkeersroute, geluid en gebruik van openbare ruimte.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een promenadeconcert?: Plan minimaal 4 uur opbouw op locatie als je podiumdelen, partytenten, stroom, licht en geluid gebruikt. Laat de technische test en soundcheck minstens 60 minuten vóór de ontvangst van het publiek plaatsvinden.
Wanneer bevestig je artiesten en vrijwilligers voor een promenadeconcert?: Bevestig artiestenplanning en technische wensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Bevestig de vrijwilligersindeling eveneens een week van tevoren en stuur de definitieve tijden, verzamelpunten en telefoonnummers uiterlijk 2 dagen voor het concert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.