Cómo organizar un concierto en el paseo
Un concierto en el paseo combina música en directo, circulación de personas y montaje técnico en un espacio abierto. Empieza fijando la fecha y la ruta, y confirma los permisos antes de contratar artistas o reservar material. Después coordina el programa musical, las necesidades técnicas, los voluntarios y la información para vecinos y asistentes. El día del concierto, la inspección del lugar, las barreras, las carpas y el escenario deben estar resueltos antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Contratar artistas
2 personas
- 4
Preparar el programa musical
2 personas
- 5
Recopilar información de los artistas
- 6
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
- 7
Hacer reservas de material
- 8
Reclutar voluntarios
2 personas
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Informar a los vecinos
2 personas
- 13
Comprobar la ruta de tráfico
2 personas
- 14
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Confirmar la programación de los artistas
- 17
Confirmar la distribución de voluntarios
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Preparar el catering
3 personas
- 21
Recoger los materiales
2 personas
- 22
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 23
Colocar las barreras
3 personas
- 24
Montar las carpas
4 personas
- 25
Colocar las piezas del escenario
4 personas
- 26
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 27
Conectar los micrófonos
2 personas
- 28
Instalar la iluminación
3 personas
- 29
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 30
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 31
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 32
Montar el catering
3 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Colocar carteles del programa y de la ruta
2 personas
- 35
Comprobar los baños
2 personas
- 36
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 37
Recibir a los artistas
2 personas
- 38
Coordinar la prueba de sonido
3 personas
- 39
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 40
Repartir el programa
2 personas
- 41
Servir café y té
3 personas
- 42
Acompañar el primer bloque del concierto
2 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Rellenar las bebidas
3 personas
- 45
Recoger la basura
2 personas
- 46
Acompañar a los artistas durante los cambios
2 personas
- 47
Coordinar el segundo bloque del concierto
2 personas
- 48
Reponer el bufé
3 personas
- 49
Servir los aperitivos calientes
3 personas
- 50
Anunciar el programa del descanso
- 51
Ajustar la iluminación
2 personas
- 52
Acompañar el tercer bloque del concierto
2 personas
- 53
Servir el postre y el café
3 personas
- 54
Gestionar las preguntas del público
- 55
Coordinar la actuación final
2 personas
- 56
Preparar la última ronda de bebidas
2 personas
- 57
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 58
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 59
Recoger el catering
3 personas
- 60
Recoger y separar la basura
3 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 63
Retirar la decoración
2 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Limpiar los baños
2 personas
- 66
Devolver los materiales
2 personas
- 67
Devolver el equipo
2 personas
- 68
Guardar el stock restante
2 personas
- 69
Recoger objetos perdidos
- 70
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenario
- Mesascant. 10
- Sillas plegablescant. 120
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Faldones para mesascant. 8
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Sets de diosescant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 10
- Portátil para música
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles del programacant. 6
- Señales de rutacant. 8
- Pegatinas de flechascant. 24
- Decoración de mesacant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 12
- Jarrascant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cajas de hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Pinzas de cocinacant. 6
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Gel desinfectantecant. 4
Otros
- Vallas de separacióncant. 12
- Conoscant. 12
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 6
- Linternascant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Botiquín de primeros auxilios
- Paraguascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ruta y los permisos antes de enviar invitaciones. La ruta afecta al tráfico, a la posición del escenario y al tiempo necesario para colocar barreras y señalización.
- Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito con antelación. Reúne esa información en una sola lista: mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI, cables y alimentación eléctrica.
- Reserva el material antes de anunciar el programa definitivo. Además del equipo de sonido, comprueba que haya carpas, piezas de escenario, escalera, iluminación, mesas y sillas; los elementos voluminosos suelen ser los más difíciles de conseguir tarde.
- Asigna turnos de voluntarios con tareas concretas y una hora de llegada. Necesitarás personas para orientar al público, controlar la ruta, apoyar el montaje, atender el catering y desmontar, no solo para recibir a los asistentes.
- Haz una comprobación final el día anterior y otra al llegar al paseo. Confirma la previsión meteorológica, la compra, las bebidas frías, el catering, la programación y la distribución de voluntarios antes de abrir el espacio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el paseo?
- Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la ruta, comprobar permisos, contratar artistas y reservar material. Deja la última semana para confirmar horarios, voluntarios, compras y necesidades técnicas.
- ¿Qué permisos hacen falta para un concierto en la calle?
- Depende del municipio y de la ruta, pero debes comprobarlos antes de cerrar el programa. Hazlo como mínimo 6 semanas antes, porque también puede ser necesario coordinar el tráfico e informar a los vecinos.
- ¿Cuándo se monta el escenario y el equipo de sonido?
- Programa el montaje con varias horas de margen antes de la primera actuación. Las carpas, barreras y piezas del escenario deben colocarse antes de instalar mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos e iluminación, y después conviene reservar tiempo para una prueba de sonido.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto en el paseo?
- Calcula al menos un responsable por cada área: montaje, ruta y barreras, atención al público, catering y desmontaje. Para un evento pequeño, empieza con 5 personas y aumenta la cifra si la ruta es larga o hay varias actuaciones simultáneas.
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