Zo organiseer je een proefwandeling zonder verrassingen

Een proefwandeling staat of valt met een route die haalbaar is én proefstops die op tijd klaarstaan. Begin met de volgorde van de stops, leg daarna reserveringen en proefmenu’s vast en open pas dan de inschrijving. Verzamel dieetwensen vroeg, zodat alternatieven per stop apart kunnen worden verpakt. In de laatste week controleer je het weer, rond je de routebeschrijving af en stuur je deelnemers alle praktische informatie. Op de dag zelf zorgen een duidelijke start, routepijlen en een korte briefing voor rust.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en proefstops vastleggen
2 personen
2
Proeflocaties benaderen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
2 personen
9
Routebeschrijving afronden
10
Proefmenu per stop vastleggen
3 personen
11
Weersverwachting controleren
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
15
Koelproducten inkopen
2 personen
16
Proefgerechten voorbereiden
4 personen
17
Dieetalternatieven apart verpakken
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Startpunt opbouwen
3 personen
20
Proefstops inrichten
6 personen
21
Routepijlen plaatsen
3 personen
22
Gidsen en vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

23
Registratietafel bemannen
2 personen
24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Polsbandjes uitdelen
2 personen
26
Welkomstdrank serveren
2 personen
27
Wandelgroepen indelen
2 personen
28
Wandelgroepen begeleiden
6 personen
29
Proeverijen serveren
6 personen
30
Proefgerechten aanvullen
6 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Afval verzamelen
2 personen
33
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
4 personen
34
Eindproeverij serveren
4 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Proefstops afbreken
6 personen
38
Startpunt opruimen
3 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Locaties schoonmaken
4 personen
41
Routepijlen verwijderen
3 personen
42
Afval afvoeren
2 personen
43
Materialen drogen en opbergen
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Wijnglazenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafon

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Routepijlenaantal 30
Welkomstbord
Proefstopbordenaantal 6
Polsbandjesaantal 80
Naamstickersaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handgelhoudersaantal 6
Toiletemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route met realistische looptijden tussen de proefstops. Houd per stop minimaal 30 tot 45 minuten aan voor proeven, uitleg en het verzamelen van de groep; anders loopt de wandeling al bij de eerste locatie uit.
Benader proeflocaties voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg per stop het proefmenu, het verwachte aantal deelnemers en het tijdstip vast en bevestig reserveringen uiterlijk twee weken vooraf.
Vraag bij de aanmelding naar dieetwensen en sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor vertrek. Verwerk alternatieven per persoon en per proefstop, zodat ze niet tussen de gewone gerechten verdwijnen.
Stuur route, starttijd, verwachte wandelduur en kledingadvies uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld ook een telefoonnummer voor vertragingen en geef aan waar deelnemers zich bij aankomst registreren.
Maak op de dag zelf een aparte opbouwvolgorde: eerst registratie en welkomstbord, daarna proefstopborden en routepijlen. Zet gekoelde producten pas vlak voor gebruik klaar en instrueer gidsen en vrijwilligers minstens 30 minuten voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een proefwandeling?: Reken voor een proefwandeling met 3 tot 5 stops op ongeveer 3 uur. Plan per stop 30 tot 45 minuten en voeg tussen locaties 10 tot 20 minuten looptijd toe.
Wanneer moet ik de proeflocaties reserveren?: Leg de proeflocaties bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Bevestig een week voor de wandeling opnieuw het aantal deelnemers, het menu en de aankomsttijd.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een proefwandeling uitvragen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Geef elke locatie daarna per alternatief een aparte deelnemerslijst.
Wat stuur je deelnemers voor een proefwandeling?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de starttijd, het startpunt, de route, de verwachte eindtijd en informatie over wandelen en weer. Voeg een contactnummer toe voor deelnemers die onderweg vertraging oplopen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.