Zo organiseer je een productlancering

Begin een productlancering niet met decoratie, maar met het doel: wil je vooral demonstreren, pers bereiken of verkooppartners spreken? Leg daarna de locatie, datum en gastenstroom vast, zodat catering, ontvangst en techniek daarop aansluiten. Werk vervolgens naar één testmoment toe waarop presentatie, productdemo, beamer en microfoons volledig worden gecontroleerd. In de laatste week draait alles om bevestigingen, dieetwensen, badges, persmappen en een duidelijke briefing voor sprekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Lanceringsdoelen vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Fotograaf reserveren
5
Uitnodiging ontwerpen
2 personen
6
Gastenlijst samenstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Herinnering versturen
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Naambadges voorbereiden
2 personen
13
Presentatie afronden
2 personen
14
Productdemo voorbereiden
2 personen
15
Demoproducten testen
2 personen
16
Presentatiescherm testen
2 personen
17
Promotiemateriaal drukken
18
Persmappen samenstellen
2 personen
19
Sprekersbriefing voorbereiden
20
Sprekersbriefing versturen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Producten veilig verpakken
2 personen
23
Locatie en toegang controleren
2 personen
24
Meubilair laten klaarzetten
3 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen opstellen
3 personen
27
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
28
Productdisplay inrichten
3 personen
29
Demohoeken inrichten
3 personen
30
Bewegwijzering ophangen
2 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Verlichting controleren
35
Catering klaarzetten
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Persmappen klaarleggen
2 personen
39
Naambadges klaarleggen
2 personen
40
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
41
Teambriefing geven
6 personen

Event

42
Registratiebalie bemannen
2 personen
43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
45
Productdemo begeleiden
3 personen
46
Presentatie verzorgen
2 personen
47
Vragen van gasten beantwoorden
3 personen
48
Pers te woord staan
2 personen
49
Foto's maken
50
Hapjes serveren
3 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Servies verzamelen
2 personen
53
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
54
Productdisplay aanvullen
55
Gastvragen registreren
56
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

57
Producten veilig inpakken
2 personen
58
Decoratie verwijderen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Foto's veilig opslaan
66
Persmateriaal nasturen
67
Bedankbericht versturen
68
Opvolgafspraken bevestigen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Presentatietafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Decoratie

Tafelkleeddenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Logo-backdrop
Productpostersaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Pennensetsaantal 10

Apparatuur

Beamer
Presentatiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbindersaantal 2
Powerbanksaantal 4
Demotoestellenaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Productstandaardsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Keukenhanddoekenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaaksprayaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Afvalzakkenaantal 50

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de productdemo als een zelfstandig onderdeel van het programma en test elk demoproduct vóór de locatieopbouw. Neem ook een alternatief scenario op voor een lege batterij, verbindingsprobleem of defect product.
Verstuur uitnodigingen zodra locatie en programma voldoende vaststaan en sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat de catering aantallen en menu’s kan aanpassen.
Maak uiterlijk 48 uur voor de lancering een definitieve gastenlijst. Gebruik die lijst voor naambadges, ontvangst en persmappen; losse aanmeldingen aan de balie kosten tijdens de start onnodig veel tijd.
Doe een technische doorloop op locatie voordat gasten arriveren. Controleer beamer, presentatiescherm, laptop, draadloze microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen op dezelfde plek waar ze tijdens het programma staan.
Stem de ruimte af op de route van de gasten: ontvangstbalie bij binnenkomst, product- en presentatietafels logisch zichtbaar en pijlborden naar de juiste zones. Laat meubilair en tafels vooraf klaarzetten en controleer de toegang voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een productlancering organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met doel, datum, locatie en gastenlijst. Reserveer catering, fotograaf en techniek zo vroeg mogelijk; gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, testen en briefings.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een productlancering?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 weken voor het evenement. Stuur 7 dagen vooraf een herinnering en maak daarna de definitieve gastenlijst, inclusief dieetwensen en perscontacten.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische test van een productlancering?: Plan minimaal 90 minuten voor een volledige technische doorloop op locatie. Test niet alleen de presentatie, maar ook de productdemo, microfoons, luidsprekers, stroompunten en kabels in de definitieve opstelling.
Wanneer bereid je naambadges en persmappen voor?: Maak naambadges en persmappen zodra de gastenlijst definitief is, meestal 48 uur voor de lancering. Leg ze gesorteerd klaar bij de ontvangstbalie en houd enkele lege badges en pennensets achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.