Comment organiser un lancement de produit sans rien oublier

Un lancement de produit se prépare dans un ordre précis : fixer l’objectif, réserver le lieu et les prestataires, puis gérer les invitations et la démonstration. Commencez plusieurs semaines à l’avance pour avoir le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les supports de présentation. La dernière semaine sert surtout aux tests, au briefing des intervenants et à la confirmation des détails pratiques. Le jour J, l’accueil, la technique et la sécurité des produits doivent être vérifiés avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les objectifs de lancement
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver le catering
4
Réserver le photographe
5
Concevoir l’invitation
2 personnes
6
Établir la liste des invités
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer un rappel
11
Établir la liste définitive des invités
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Finaliser la présentation
2 personnes
14
Préparer la démonstration de produit
2 personnes
15
Tester les produits de démonstration
2 personnes
16
Tester l'écran de présentation
2 personnes
17
Imprimer le matériel promotionnel
18
Composer les dossiers de presse
2 personnes
19
Préparer le briefing des intervenants
20
Envoyer le briefing des intervenants
21
Faire les courses
2 personnes
22
Emballer les produits en toute sécurité
2 personnes
23
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
24
Faire installer le mobilier
3 personnes
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
28
Installer le présentoir produit
3 personnes
29
Aménager les espaces de démo
3 personnes
30
Installer la signalétique
2 personnes
31
Installer la décoration
2 personnes
32
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Vérifier l'éclairage
35
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
39
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
40
Effectuer le test technique final
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

42
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
45
Encadrer la démonstration produit
3 personnes
46
Assurer la présentation
2 personnes
47
Répondre aux questions des invités
3 personnes
48
Accueillir la presse
2 personnes
49
Prendre des photos
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
53
Animer le cocktail networking
3 personnes
54
Réapprovisionner l'étalage produit
55
Enregistrer les questions des invités
56
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

57
Emballer les produits en toute sécurité
2 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Sauvegarder les photos en toute sécurité
66
Renvoyer le matériel de presse
67
Envoyer un message de remerciement
68
Confirmer les rendez-vous de suivi

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables de présentationqté 4
Chaisesqté 80
Accueil
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Fond de scène avec logo
Affiches produitqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Sets de stylosqté 10

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de présentation
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 2
Batteries externesqté 4
Matériel de démonstrationqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Présentoirs de produitsqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Torchons de cuisineqté 12
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Spray de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Sacs poubelleqté 50

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’objectif et la liste des invités. Prévoyez une première liste au moins 6 semaines avant l’événement, puis envoyez un rappel 7 à 10 jours avant afin d’obtenir un effectif fiable.
Réservez rapidement le lieu, le traiteur et le photographe. Gardez une marge d’environ 10 % sur les places et le matériel d’accueil jusqu’à la clôture des inscriptions.
Ne laissez pas la démonstration au dernier jour. Testez chaque produit, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 48 heures avant.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste définitive des invités, idéalement 2 ou 3 jours avant. Regroupez aussi les dossiers de presse, les supports promotionnels et les stylos à l’accueil.
Faites un contrôle technique et d’accès le jour précédent. Vérifiez les rallonges, multiprises et serre-câbles, puis installez les tables de présentation, les tables cocktail et les panneaux indicateurs avant l’arrivée du premier invité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un lancement de produit ?: Prévoyez généralement 6 à 8 semaines pour un lancement avec lieu, traiteur, invitations et démonstration. Réservez les prestataires dès que la date et l’objectif sont fixés.
Quand envoyer les invitations pour un lancement de produit ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Faites partir un rappel 7 à 10 jours avant, puis arrêtez la liste définitive 2 ou 3 jours avant pour préparer les badges.
Quand tester la démonstration et le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test complet au moins 48 heures avant le lancement. Refaites une vérification sur place le jour précédent avec l’ordinateur, l’écran, le vidéoprojecteur, les microphones et les haut-parleurs.
Que faut-il prévoir à l’accueil d’un lancement de produit ?: Préparez les badges nominatifs, les porte-badges, les dossiers de presse et un set de stylos pour chaque poste d’accueil. Ajoutez les panneaux indicateurs et vérifiez l’accès au lieu au plus tard la veille.

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