Zo organiseer je een productbeurs zonder last-minute chaos

Begin met het programma, de datum en het aanmeldformulier voordat je exposanten en bezoekers uitnodigt. Daarna verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en leg je de standindeling vast. In de laatste week controleer je productinformatie, druk je registratie- en routeborden af en stuur je exposanten een duidelijke brief. Op de beursdag draait alles om een logische opbouw: eerst de beursvloer, daarna registratie, catering en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma publiceren
2 personen
2
Aanmeldformulier publiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Exposanten bevestigen
2 personen
7
Standindeling maken
2 personen
8
Exposantenlijst opstellen
9
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
10
Naamlabels ontwerpen
11
Naamlabels afdrukken
2 personen
12
Routeborden afdrukken
13
Exposantenbrief versturen
14
Cateringbestelling plaatsen
15
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
16
Productinformatie controleren
2 personen
17
Registratielijst afdrukken
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Materialen klaarzetten
3 personen
21
Beursvloer schoonmaken
3 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
23
Standwanden opbouwen
4 personen
24
Standnummers plaatsen
2 personen
25
Exposanten ontvangen
3 personen
26
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
27
Producten op stands plaatsen
6 personen
28
Demoapparatuur testen
3 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Cateringpunt inrichten
3 personen
31
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
32
Routeborden ophangen
2 personen
33
Presentatiemateriaal klaarleggen
2 personen
34
Beursvloer controleren
2 personen

Event

35
Registratiebalie bemannen
3 personen
36
Bezoekers ontvangen
3 personen
37
Naamlabels uitdelen
2 personen
38
Exposanten ondersteunen
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Cateringpunt schoonhouden
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Voorraad aanvullen
2 personen
45
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
46
Productdemonstraties begeleiden
2 personen
47
Standgangen vrijhouden
2 personen
48
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
49
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

50
Producten van stands verzamelen
5 personen
51
Standwanden afbreken
4 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Afval sorteren
3 personen
55
Beursvloer schoonmaken
4 personen
56
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
57
Materialen inventariseren
2 personen
58
Overgebleven producten opslaan
2 personen
59
Geleende materialen retourneren
2 personen
60
Registratiegegevens archiveren
61
Bedankbericht versturen
62
Foto- en promomateriaal opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Statafelsaantal 8
Krukkenaantal 16
Standwandenaantal 20
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Opladersaantal 8
Presentatieschermenaantal 4
Mobiele hotspotsaantal 2
Labelprinter
Handmicrofoonsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Steekwagensaantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerplateausaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Scharenaantal 4
Serveerkommenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Standnummerbordenaantal 20
Welkomstbord
Plantenaantal 12
Vlaggenaantal 8
Prikbordenaantal 12
Postersaantal 24
Tafeldecoratieaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Microvezeldoekenaantal 30

Registratie

Naamkaartjeshoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Informatiefoldersaantal 200
Notitieblokkenaantal 100
Draagtassenaantal 150

Veiligheid

Antislipmattenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Waarschuwingsbordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer datum, programma en aanmeldformulier minimaal 6 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken, exposanten te bevestigen en dieetwensen te verzamelen.
Maak de standindeling zodra de eerste exposanten definitief zijn en sluit die uiterlijk 10 dagen vooraf. Zet standnummers op de plattegrond én zichtbaar op de vloer, zodat opbouw en bezoekersregistratie niet door elkaar lopen.
Stuur exposanten uiterlijk 7 dagen vooraf een brief met aankomsttijd, standnummer, opbouwinstructies en wat zij zelf moeten meenemen. Vermeld ook waar zij kunnen lossen en wie zij bij aankomst aanspreken.
Controleer productinformatie en promotiemateriaal uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Druk registratielijsten, naamlabels en routeborden niet pas op de ochtend zelf; houd een extra set naamlabels en enkele blanco labels achter de hand.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels, stoelen, standwanden en elektra, daarna standnummers, registratiebalie en catering. Zet dranken pas in de laatste 1 à 2 uur koud en reserveer minstens 60 minuten voor ontvangst van exposanten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een productbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf als er meerdere exposanten en een aanmeldprocedure zijn. Publiceer datum en programma uiterlijk 6 weken voor de beurs, zodat je nog tijd hebt voor bevestigingen en de standindeling.
Wanneer maak je de standindeling van een productbeurs?: Maak een eerste indeling zodra exposanten zijn bevestigd en leg de definitieve versie uiterlijk 10 dagen vooraf vast. Laat daarna nog 3 werkdagen voor wijzigingen, standnummers en routeborden.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een productbeurs?: Reken op minstens 3 uur voor tafels, stoelen, standwanden, elektra en bewegwijzering bij een kleine beurs. Plan daarnaast 60 minuten buffer voordat exposanten arriveren, zodat problemen met kabels of ontbrekende materialen niet tijdens de ontvangst ontstaan.
Wanneer druk je naamlabels en registratielijsten af?: Druk de definitieve naamlabels en registratielijst 1 werkdag vooraf af, nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt. Maak extra blanco labels en neem een labelprinter mee voor wijzigingen op de beursdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.