Organiser un salon professionnel sans perdre le fil

Un salon professionnel se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date et le programme, avant d’ouvrir les inscriptions et d’envoyer les invitations. En parallèle, confirme les exposants, recueille les besoins alimentaires et dessine le plan des stands. La dernière phase doit être réservée à l’installation, aux tests du matériel et à l’accueil : c’est là que les oublis de signalétique, de branchements ou d’étiquettes se remarquent le plus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2 personnes
2
Publier le formulaire d'inscription
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les exposants
2 personnes
7
Préparer le plan du stand
2 personnes
8
Établir la liste des exposants
9
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
10
Créer les étiquettes nominatives
11
Imprimer les étiquettes nominatives
2 personnes
12
Imprimer les panneaux d’itinéraire
13
Envoyer la lettre aux exposants
14
Passer la commande traiteur
15
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
16
Vérifier les informations produit
2 personnes
17
Imprimer la liste d'inscription
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer le matériel
3 personnes
21
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
22
Installer les tables et les chaises
5 personnes
23
Monter les cloisons de stand
4 personnes
24
Placer les numéros des stands
2 personnes
25
Accueillir les exposants
3 personnes
26
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
27
Placer les produits sur les stands
6 personnes
28
Tester le matériel de démonstration
3 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Aménager le point de restauration
3 personnes
31
Préparer le café et le thé
2 personnes
32
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
33
Préparer le matériel de présentation
2 personnes
34
Vérifier le salon d’exposition
2 personnes

Événement

35
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
38
Aider les exposants
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Maintenir le point traiteur propre
2 personnes
43
Vider les poubelles
2 personnes
44
Réanimer les stocks
2 personnes
45
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
46
Animer les démonstrations de produits
2 personnes
47
Veiller à dégager les allées du stand
2 personnes
48
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
49
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

50
Rassembler les produits des stands
5 personnes
51
Démonter les parois du stand
4 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Trier les déchets
3 personnes
55
Nettoyer l’espace du salon
4 personnes
56
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
57
Inventorier le matériel
2 personnes
58
Stocker les produits restants
2 personnes
59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
60
Archiver les données d'inscription
61
Envoyer un message de remerciement
62
Archiver les photos et les supports promotionnels

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 8
Tabouretsqté 16
Panneaux de standqté 20
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeursqté 8
Écrans de présentationqté 4
Points d'accès mobilesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Microphones mainqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Diablesqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 4
Saladiers de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 24
Panneaux numérotés des standsqté 20
Panneau d’accueil
Plantesqté 12
Drapeauxqté 8
Panneaux d’affichageqté 12
Affichesqté 24
Décoration de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2
Chiffons microfibresqté 30

Inscription

Porte-nomsqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 150
Brochures d’informationqté 200
Blocs-notesqté 100
Sacs de transportqté 150

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Panneaux d'avertissementqté 6

Catering

Courses

Conseils

Publie la date, le programme et le formulaire d’inscription suffisamment tôt pour laisser plusieurs semaines aux visiteurs et aux exposants. Prévois aussi une date de clôture des inscriptions afin de pouvoir imprimer la liste et les étiquettes nominatives à temps.
Ne finalise pas le plan des stands avant d’avoir confirmé les exposants. Numérote chaque emplacement et vérifie que les tables, cloisons, écrans et prises correspondent bien à la configuration prévue.
Regroupe les besoins alimentaires dès les premières inscriptions, puis transmets le total au traiteur avant la commande. Une modification reçue la veille est difficile à intégrer, surtout pour les régimes particuliers.
Teste les ordinateurs portables, tablettes, écrans, microphones et points d’accès mobiles au moins 24 heures avant l’ouverture. Compte aussi les rallonges, multiprises et chargeurs : ils manquent souvent quand plusieurs stands s’installent en même temps.
Prépare l’accueil avant le montage final : comptoir d’inscription, liste imprimée, étiquettes, panneaux d’itinéraire et badges doivent être réunis au même endroit. Refroidis les boissons et installe les machines à café avant l’arrivée des exposants, pas pendant leur accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon professionnel ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Ce délai permet de publier le programme, traiter les inscriptions, confirmer les besoins techniques et commander la restauration sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon professionnel ?: Confirme idéalement les exposants 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu peux alors établir la liste définitive, préparer le plan des stands, attribuer les numéros et envoyer la lettre pratique aux exposants.
Quand imprimer les badges et la liste des inscrits ?: Imprime-les 1 à 2 jours avant l’ouverture, après une dernière vérification des inscriptions. Garde une solution pour ajouter les visiteurs sur place, car des changements de nom ou des inscriptions tardives sont fréquents.
Que vérifier la veille d’un salon professionnel ?: Vérifie les branchements, les écrans, les microphones, le Wi-Fi mobile, la signalétique et le matériel d’accueil la veille. Termine aussi le nettoyage, le refroidissement des boissons et la préparation des tables afin de réserver le matin à l’installation et aux imprévus.

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