Cómo organizar una feria de productos sin perder el control
Una feria de productos se organiza en dos líneas: primero cierras expositores y visitantes, y después conviertes esa información en un plano, un registro y un montaje claros. Empieza publicando la fecha, el programa y el formulario de inscripción; no esperes a tener todos los detalles cerrados. Las preferencias dietéticas, la información de cada producto y las necesidades técnicas suelen llegar tarde, así que fija fechas límite. El día anterior, deja impresos los documentos y prepara bebidas, materiales y señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Publicar el formulario de inscripción
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
2 personas
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Confirmar expositores
2 personas
- 7
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 8
Preparar la lista de expositores
- 9
Preparar el registro de visitantes
2 personas
- 10
Diseñar etiquetas con nombres
- 11
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
- 12
Imprimir señales de ruta
- 13
Enviar carta a los expositores
- 14
Realizar el pedido de catering
- 15
Recoger material promocional
2 personas
- 16
Comprobar la información del producto
2 personas
- 17
Imprimir la lista de registro
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar los materiales
3 personas
- 21
Limpiar el recinto ferial
3 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 23
Montar las paredes del stand
4 personas
- 24
Colocar números de stand
2 personas
- 25
Recibir a los expositores
3 personas
- 26
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
- 27
Colocar los productos en los stands
6 personas
- 28
Probar el equipo de demostración
3 personas
- 29
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 30
Montar el punto de catering
3 personas
- 31
Preparar café y té
2 personas
- 32
Colgar los carteles de ruta
2 personas
- 33
Preparar el material de presentación
2 personas
- 34
Comprobar el pabellón de feria
2 personas
Evento
- 35
Atender la mesa de registro
3 personas
- 36
Recibir a los visitantes
3 personas
- 37
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
- 38
Apoyar a los expositores
2 personas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Servir aperitivos
3 personas
- 42
Mantener limpio el punto de catering
2 personas
- 43
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 44
Reponer existencias
2 personas
- 45
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 46
Guiar las demostraciones de productos
2 personas
- 47
Mantener libres los pasillos de los puestos
2 personas
- 48
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
- 49
Registrar a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 50
Recopilar productos de los stands
5 personas
- 51
Desmontar las paredes del stand
4 personas
- 52
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Clasificar residuos
3 personas
- 55
Limpiar el recinto ferial
4 personas
- 56
Limpiar el punto de catering
2 personas
- 57
Inventariar materiales
2 personas
- 58
Guardar los productos sobrantes
2 personas
- 59
Devolver el material prestado
2 personas
- 60
Archivar los datos de registro
- 61
Enviar mensaje de agradecimiento
- 62
Guardar material fotográfico y promocional
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Mostrador de registro
- Mesas altascant. 8
- Taburetescant. 16
- Paredes para standscant. 20
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 3
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cargadorescant. 8
- Pantallas de presentacióncant. 4
- Puntos de acceso móvilescant. 2
- Impresora de etiquetas
- Micrófonos de manocant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Carros de manocant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharonescant. 8
- Bandejas para servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Tijerascant. 4
- Cuencos de serviciocant. 12
Decoración
- Mantelescant. 24
- Carteles con número de standcant. 20
- Cartel de bienvenida
- Plantascant. 12
- Banderascant. 8
- Tableros de corchocant. 12
- Cartelescant. 24
- Decoración de mesacant. 24
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 30
Registro
- Portanombrescant. 150
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Pulserascant. 150
- Folletos informativoscant. 200
- Bloc de notascant. 100
- Bolsas de manocant. 150
Seguridad
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Canaletas para cablescant. 20
- Señales de advertenciacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha, el programa y el formulario de inscripción con al menos 4 semanas de antelación. Cierra las inscripciones de expositores entre 10 y 14 días antes para poder confirmar nombres y necesidades.
- Confirma cada expositor por escrito y recopila la información del producto antes de diseñar el plano. Reserva los últimos 7 días para corregir cambios, no para descubrir quién falta.
- Haz el plano de puestos después de confirmar la lista de expositores y asigna un número visible a cada mesa. Imprime también una lista de registro y etiquetas con nombres; preparar solo la versión digital ralentiza la entrada.
- Calcula el montaje hacia atrás desde la apertura: deja al menos 3 horas para limpiar el recinto, colocar mesas, sillas y paredes de los stands, conectar equipos y revisar las señales de ruta. Mantén carros de mano y walkie-talkies disponibles para mover material y coordinar al equipo.
- Encarga el catering cuando cierres las inscripciones y confirma las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Enfría las bebidas la víspera y comprueba que haya suficientes vasos, tazas, platos y cubiertos antes de que lleguen los expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de productos?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Publica la convocatoria al principio, confirma expositores 10-14 días antes y reserva la última semana para imprimir, comprar y resolver cambios.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los expositores?
- Cierra la inscripción entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, hacer el plano de puestos, asignar números y preparar el registro.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de productos?
- Calcula al menos 3 horas de montaje antes de abrir: una para limpiar y distribuir mesas y sillas, otra para montar los stands y otra para señalización, equipos y comprobaciones.
- ¿Cuándo hay que encargar el catering para una feria?
- Haz el pedido cuando cierres las inscripciones y confirma las preferencias dietéticas como mínimo 5 días antes. Revisa las cantidades y enfría las bebidas el día anterior.
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