Een processie organiseren: zo pak je het aan
Begin een processie niet met versiering of uitnodigingen, maar met de route en het vertrekpunt. Daarna regel je vergunningen, verkeersbegeleiding, verzekering en de mensen die voorgaan, dragen, muziek maken en deelnemers begeleiden. Werk vervolgens het programma uit en stem communicatie, catering en materialen daarop af. De laatste controle gebeurt op de route zelf: kruispunten, geluidsbereik, verlichting en een alternatief bij slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Routevoorstel opstellen
2 personen
- 2
Vergunning aanvragen
- 3
Kerk en vertrekpunt reserveren
- 4
Verkeersbegeleiding aanvragen
- 5
Verzekeringsdekking controleren
- 6
Voorgangers vastleggen
- 7
Muzikanten vastleggen
- 8
Dragers werven
2 personen
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Route bekendmaken
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Programma en gebeden afronden
2 personen
- 15
Muziek en liederen selecteren
2 personen
- 16
Routevergunning controleren
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Weerscenario bevestigen
2 personen
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Materialen ophalen
2 personen
- 21
Route nalopen
2 personen
- 22
Kruispunten markeren
2 personen
- 23
Banners en vaandels controleren
2 personen
- 24
Kaarsen en lantaarns controleren
2 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 27
Deelnemerslijst printen
- 28
Vrijwilligersindeling printen
- 29
Kerkruimte klaarmaken
4 personen
- 30
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
- 31
Verfrissingspunt inrichten
3 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 34
Muziekinstrumenten klaarzetten
2 personen
- 35
Processiekruis plaatsen
2 personen
- 36
Vaandels en banners plaatsen
4 personen
- 37
Kaarsen vullen en uitdelen
3 personen
- 38
Routeafzettingen plaatsen
4 personen
- 39
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
- 40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 41
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 42
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
- 43
Processie opstellen
4 personen
- 44
Openingsgebed begeleiden
2 personen
- 45
Processie begeleiden
8 personen
- 46
Verkeerspunten bemannen
6 personen
- 47
Muziek tijdens route verzorgen
4 personen
- 48
Kaarsen en lantaarns begeleiden
3 personen
- 49
Deelnemers terugontvangen
4 personen
- 50
Dranken en hapjes serveren
4 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Avondviering begeleiden
4 personen
- 53
Kaarsen veilig doven
3 personen
- 54
Deelnemers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
- 55
Afzettingen verwijderen
4 personen
- 56
Vaandels en kruisen opbergen
3 personen
- 57
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 58
Servies afwassen
3 personen
- 59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 60
Afval verzamelen
3 personen
- 61
Kerkruimte schoonmaken
4 personen
- 62
Route nalopen op afval
3 personen
- 63
Materialen tellen en opslaan
2 personen
- 64
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 66
Vergunningstukken archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Ontvangsttafel
- Partytentenaantal 2
- Drankenbuffet
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
Decoratie
- Processiekruis
- Vaandelsaantal 6
- Processiebannersaantal 4
- Kaarsenhoudersaantal 60
- Lantaarnsaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
Apparatuur
- Draagbare geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Megafonenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Walkietalkiesaantal 8
Verlichting
- Oplaadbare lampenaantal 8
Veiligheid
- Verkeerspionnenaantal 12
- Afzethekkenaantal 8
- Reflecterende hesjesaantal 12
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- IJsblokbakkenaantal 6
- Opbergboxenaantal 12
- Serveerbladenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
Organisatie
- Programmaboekjesaantal 100
- Routekaartenaantal 20
- Clipboardsaantal 8
- Balpennenaantal 20
- Polsbandjesaantal 100
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route eerst voorlopig vast en controleer daarna de vergunningseisen. Loop de route vóór de dag zelf helemaal na en markeer kruispunten waar verkeersbegeleiders of afzethekken nodig zijn.
- Plan de bezetting ruim: leg voorgangers en muzikanten vast, werf dragers en wijs vrijwilligers aan voor ontvangst, routebegeleiding en catering. Geef iedereen uiterlijk een week vooraf een duidelijke taak en verzamel telefoonnummers.
- Rond programma, gebeden, liederen en muziek af voordat je de route bekendmaakt. Zo kunnen deelnemers zich voorbereiden en weet de geluidsploeg welke microfoons, megafonen en geluidsinstallatie nodig zijn.
- Controleer kaarsen, lantaarns, vaandels, banners en het processiekruis niet pas op de dag zelf. Laad lampen en portofoons op, test de geluidsinstallatie en leg verlengkabels, stekkerdozen en zaklampen klaar.
- Maak een weerscenario met een beslismoment, bijvoorbeeld 24 uur vooraf. Regel bescherming voor ontvangst en catering, controleer koelboxen en thermoskannen en spreek af wie deelnemers informeert als de route moet worden aangepast.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een processie organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, kerk, vertrekpunt en vergunning. Leg muzikanten, voorgangers en verkeersbegeleiding daarna zo snel mogelijk vast; voor grotere routes kan extra voorbereiding nodig zijn.
- Wanneer vraag je een vergunning voor een processie aan?
- Vraag de vergunning aan zodra de voorlopige route en datum bekend zijn, idealiter minimaal 8 weken vooraf. Controleer daarna kort voor de processie opnieuw of de routevergunning en verkeersafspraken ongewijzigd zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een processie?
- Maak minimaal één vrijwilliger per belangrijk kruispunt vrij en voeg een ontvangst-, catering- en coördinatieteam toe. Tel daar dragers en eventuele vervangers bij op; geef iedereen uiterlijk 7 dagen vooraf een taak en contactnummer.
- Wanneer controleer je de route van een processie?
- Loop de volledige route één keer tijdens de voorbereiding en nogmaals op de dag zelf. Doe de laatste ronde enkele uren voor vertrek, zodat je obstakels, markeringen, afzettingen en het bereik van de geluidsinstallatie kunt aanpassen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!