Comment organiser une procession sans rien laisser au dernier moment

Une procession se prépare d’abord comme un déplacement encadré, puis comme un moment de rassemblement. Commence par définir l’itinéraire, le point de départ et l’église avant de demander les autorisations et la régulation de la circulation. Ensuite, constitue les équipes, informe les participants et règle le programme, la musique et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout aux vérifications : parcours, météo, matériel, éclairage et boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir une proposition d’itinéraire
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Réserver l’église et le point de départ
4
Demander une régulation de la circulation
5
Vérifier la couverture d'assurance
6
Réserver les officiants
7
Réserver les musiciens
8
Recruter des porteurs
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Annoncer l'itinéraire
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Finaliser le programme et les prières
2 personnes
15
Sélectionner la musique et les chants
2 personnes
16
Vérifier le permis d’itinéraire
17
Vérifier les prévisions météo
18
Confirmer le scénario météo
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel
2 personnes
21
Vérifier l'itinéraire
2 personnes
22
Marquer les intersections
2 personnes
23
Vérifier les bannières et les fanions
2 personnes
24
Vérifier les bougies et les lanternes
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Imprimer la liste des participants
28
Imprimer la répartition des bénévoles
29
Préparer l’espace de l’église
4 personnes
30
Installer la table d’accueil
2 personnes
31
Aménager le point de ravitaillement
3 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Tester le matériel sonore
2 personnes
34
Installer les instruments de musique
2 personnes
35
Installer la croix de procession
2 personnes
36
Installer les drapeaux et les bannières
4 personnes
37
Remplir et distribuer les bougies
3 personnes
38
Mettre en place les barrières du parcours
4 personnes
39
Briefer les agents de circulation
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
43
Former la procession
4 personnes
44
Animer la prière d’ouverture
2 personnes
45
Accompagner la procession
8 personnes
46
Occuper les points de circulation
6 personnes
47
Assurer la musique pendant le parcours
4 personnes
48
Accompagner les bougies et les lanternes
3 personnes
49
Raccueillir les participants
4 personnes
50
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Animer la célébration du soir
4 personnes
53
Éteindre les bougies en toute sécurité
3 personnes
54
Reconduire les participants
3 personnes

Suivi

55
Retirer les barrières
4 personnes
56
Ranger les bannières et les croix
3 personnes
57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Nettoyer l’espace de l’église
4 personnes
62
Vérifier les déchets sur le parcours
3 personnes
63
Compter et ranger le matériel
2 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table d’accueil
Tentes de réceptionqté 2
Buffet de boissons

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à café réutilisablesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Croix de procession
Bannièresqté 6
Bannières de processionqté 4
Bougeoirsqté 60
Lanternesqté 12
Nappesqté 8

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Lampes rechargeablesqté 8

Sécurité

Plots de circulationqté 12
Barrières de sécuritéqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 6
Boîtes de rangementqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Organisation

Brochures du programmeqté 100
Cartes d'itinéraireqté 20
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 20
Braceletsqté 100

Catering

Courses

Conseils

Dépose la proposition d’itinéraire et les demandes d’autorisation plusieurs semaines à l’avance : le permis, l’assurance et la circulation doivent être confirmés avant d’annoncer définitivement le parcours.
Réserve tôt les officiants, les musiciens, les porteurs et les bénévoles. Prévois au moins une personne responsable des équipes et un contact joignable pendant toute la procession.
Annonce l’itinéraire avec le lieu et l’heure de départ, puis traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser le programme et les prières. Cela évite les changements de dernière minute.
Effectue une reconnaissance complète du parcours quelques jours avant : intersections, points de regroupement, emplacement des bannières et zones où les talkies-walkies ou les mégaphones seront nécessaires.
Prépare deux scénarios météo et décide au plus tard la veille lequel appliquer. Vérifie alors les tentes, les lanternes, les lampes rechargeables, les trousses de premiers secours et les boissons à refroidir.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une procession ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver l’église et le point de départ, de recruter les équipes et d’annoncer l’itinéraire.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une procession ?: Déposez la demande dès que l’itinéraire est suffisamment précis, au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Vérifiez ensuite le permis d’itinéraire quelques jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une procession ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole référent par groupe de 10 à 15 participants, puis ajoutez des personnes pour les intersections, l’accueil et le ravitaillement. Le nombre exact dépend de la longueur du parcours et du dispositif de circulation demandé.
Que faire en cas de pluie le jour de la procession ?: Décidez d’un scénario météo au plus tard la veille et communiquez-le à toutes les équipes. Prévoyez un parcours ou un point de repli, des tentes, des éclairages rechargeables et une protection adaptée pour le matériel sonore et les documents.

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