Een prijsuitreiking organiseren zonder last-minute stress

Begin met de uitslag en het programma, niet met de decoratie. Leg eerst datum, locatie, categorieën, juryleden en winnaars vast; daarna volgen uitnodigingen, catering en techniek. Reserveer tijd voor het controleren en ondertekenen van oorkondes en voor het schrijven van presentatieteksten. Test microfoon, luidsprekers, laptop en presentatiescherm vóór de gasten binnenkomen. Zo voorkom je dat een ontbrekende naam, lege batterij of niet-gekoelde drank de ceremonie onderbreekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Fotograaf reserveren
5
Juryleden bevestigen
6
Genomineerden verzamelen
2 personen
7
Winnaars en categorieën vastleggen
3 personen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Herinnering aan gasten sturen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Prijzen controleren
2 personen
15
Oorkondes controleren
2 personen
16
Oorkondes ondertekenen
2 personen
17
Presentatieteksten schrijven
2 personen
18
Muziek voor programma selecteren
19
Presentator instrueren
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Ruimte controleren
2 personen
26
Tafels opstellen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Prijstafel inrichten
2 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
33
Garderobe inrichten
2 personen
34
Techniek en microfoon testen
2 personen
35
Briefing medewerkers geven
3 personen

Event

36
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
37
Gasten registreren
2 personen
38
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
39
Opening aankondigen
40
Genomineerden introduceren
41
Prijzen uitreiken
3 personen
42
Winnaars fotograferen
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dinerbuffet serveren
4 personen
46
Dessert serveren
3 personen
47
Bedankwoord uitspreken
48
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

49
Prijzen en documenten veiligstellen
2 personen
50
Afval verzamelen
3 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
53
Decoratie verwijderen
3 personen
54
Ruimte schoonmaken
3 personen
55
Materialen inventariseren
2 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Foto's en documenten archiveren
58
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 70
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 80
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 70
Besteksetsaantal 80
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Laptop
Presentatiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Achtergronddoek
Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2
Categoriabordenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 70

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Catering

Oorkondesaantal 20
Trofeeënaantal 20
Prijzenveloppenaantal 20
Presentatiemappenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Tips

Werk met een vast draaiboek per minuut. Plan naast de uitreiking ook ontvangst, hapjes, drankjes, foto’s en eventuele wissels van presentator; een programma van 90 minuten loopt snel 10 tot 15 minuten uit.
Sluit de genomineerdenlijst minstens 2 weken voor de ceremonie. Controleer daarna namen, categorieën en winnaars nogmaals op de oorkondes en laat ze uiterlijk enkele dagen vooraf ondertekenen.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen in één lijst. Vraag dieetwensen direct uit en stuur 3 tot 5 dagen voor de prijsuitreiking een herinnering met aanvangstijd en route.
Test de techniek op locatie minimaal 1 uur voor aanvang. Controleer draadloze microfoon, microfoonstandaard, luidsprekers, laptop, presentatiescherm, verlengkabels en stekkerdozen; houd presentatieteksten ook offline beschikbaar.
Plan de opbouw met aparte zones voor ontvangst, garderobe, catering en podium. Zet stoelen en cocktailtafels klaar, koel dranken vooraf en plaats afvalbakken waar gasten ze zonder zoeken kunnen vinden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een prijsuitreiking?: Reken voor een compacte prijsuitreiking op 60 tot 90 minuten, exclusief ontvangst en napraten. Plan ongeveer 5 minuten per categorie en houd 10 minuten reserve voor applaus, foto’s of een technische onderbreking.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een prijsuitreiking versturen?: Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en programma bekend zijn. Sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor het evenement en stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering.
Wanneer controleer je de prijzen en oorkondes?: Controleer prijzen, namen, categorieën en oorkondes minstens 1 week vooraf. Laat de oorkondes uiterlijk 2 tot 3 dagen voor de uitreiking ondertekenen, zodat er nog tijd is voor correcties of een ontbrekend exemplaar.
Hoe vroeg moet je de techniek testen voor een prijsuitreiking?: Doe de volledige test minimaal 1 uur voor de ontvangst van de gasten. Test niet alleen geluid en beeld, maar ook de presentatiebestanden, batterijen, aansluitingen en de plek waar de presentator staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.