Comment organiser une remise des prix, étape par étape
Une remise des prix réussie repose sur un déroulé précis, des résultats verrouillés et une technique testée avant l’arrivée des invités. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez dans l’ordre : jury, nominés, invitations, traiteur et supports de cérémonie. Les dernières heures servent surtout à vérifier les prix, les diplômes, les branchements et l’accueil. Ce plan vous aide à répartir les tâches sans découvrir un oubli le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Réserver le catering
- 4
Réserver le photographe
- 5
Confirmer les jurés
- 6
Rassembler les nominés
2 personnes
- 7
Enregistrer les gagnants et les catégories
3 personnes
- 8
Rédiger les invitations
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Envoyer un rappel aux invités
- 13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 14
Vérifier les prix
2 personnes
- 15
Vérifier les diplômes
2 personnes
- 16
Signature des certificats
2 personnes
- 17
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
- 18
Sélectionner la musique du programme
- 19
Briefing de l'animateur
2 personnes
- 20
Tester la technique
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
3 personnes
- 24
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 25
Vérifier l’espace
2 personnes
- 26
Installer les tables
4 personnes
- 27
Installer les chaises
3 personnes
- 28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 29
Mettre en place la table des prix
2 personnes
- 30
Installer la décoration
3 personnes
- 31
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 34
Tester la technique et le micro
2 personnes
- 35
Briefer les collaborateurs
3 personnes
Événement
- 36
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
- 37
Enregistrer les invités
2 personnes
- 38
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 39
Annoncer l'ouverture
- 40
Présenter les nominés
- 41
Remettre les prix
3 personnes
- 42
Photographier les gagnants
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Servir le buffet du dîner
4 personnes
- 46
Servir le dessert
3 personnes
- 47
Prononcer le discours de remerciement
- 48
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes
Suivi
- 49
Sécuriser les prix et les documents
2 personnes
- 50
Rassembler les déchets
3 personnes
- 51
Faire la vaisselle
3 personnes
- 52
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 53
Retirer la décoration
3 personnes
- 54
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 55
Inventorier le matériel
2 personnes
- 56
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 57
Archiver les photos et les documents
- 58
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables cocktailqté 6
- Tables de buffetqté 4
- Chaisesqté 70
- Portantsqté 2
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Verres à vinqté 80
- Verres à eauqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Assiettes de dînerqté 80
- Assiettes à dessertqté 70
- Couvertsqté 80
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pied de microphone
- Ordinateur portable
- Écran de présentation
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
- Thermosqté 4
Décoration
- Bâche de fond
- Chemins de tableqté 10
- Compositions floralesqté 6
- Arches de ballonsqté 2
- Panneaux de catégorieqté 10
- Porte-nomsqté 70
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Catering
- Diplômesqté 20
- Trophéesqté 20
- Enveloppes de prixqté 20
- Chemises de présentationqté 4
- Courses
Nettoyage
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez une durée pour l’accueil, les discours, chaque catégorie et les photos. Gardez une marge d’au moins 15 minutes pour les retards et les changements de scène.
- Verrouillez les résultats avant l’impression : faites confirmer les gagnants et les catégories par les jurés, puis prévoyez une dernière vérification des prix et des diplômes au plus tard la veille.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur plusieurs jours avant la cérémonie. Prévoyez aussi un espace clairement identifié pour les boissons, les encas et le café.
- Faites un test technique complet avant l’ouverture : micro sans fil, haut-parleurs, ordinateur, écran, rallonges et multiprises doivent fonctionner ensemble. Testez également les textes de présentation et la musique avec l’animateur.
- Ouvrez le lieu assez tôt pour vérifier l’espace, installer les tables, les chaises, les portants et les poubelles, puis refroidir les boissons. Gardez les certificats signés, les badges et les prix dans un même point de contrôle jusqu’à la remise.
Questions fréquentes
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une remise des prix ?
- Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la cérémonie. Prévoyez une relance 7 à 10 jours avant, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour une remise des prix ?
- Comptez généralement 90 minutes à 2 heures pour l’accueil, les présentations, la remise des prix et les photos. Ajoutez 15 minutes de marge au programme afin d’absorber les retards et les interventions plus longues.
- Quand confirmer les gagnants et imprimer les diplômes ?
- Faites confirmer les résultats par les jurés au moins 7 jours avant l’événement. Vérifiez ensuite les noms, les catégories et les signatures des certificats la veille, sans attendre l’ouverture du lieu.
- Combien de temps avant faut-il tester la technique ?
- Réalisez un premier test 3 à 5 jours avant pour corriger les branchements ou le matériel manquant. Refaites un test sur place au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités, avec l’animateur et les textes de présentation.
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